引言
因为读书有感而笔记,因为分享也是学习而传播——利己、利他而利众,以小我的自律而唤起大我的自省,就是一种独有的幸福。
正文
相信很多人在职场中都会遇到这样的问题:每天第一个到单位,最后一个离开单位,忙得团团转,领导布置的任务有时候加班加点才能完成;同样的工作,有的人却干起来非常轻松,下班之前就能搞定。
到底是什么原因导致工作效率相差这么大呢?
实际上是因为我们的整理方式出现了问题。
佐藤可士和(是日本当今广告业界与设计业界的风云人物):他的作品包罗万象,涉及广告平面设计、产品设计、空间设计等方面;创新的观点以及整体的创意也深获各界高度评价,被誉为“能够带动销售的设计魔术师”——《佐藤可士和的超整理术》这本书,就是他的大作。
本文将从如何进行空间整理、如何进行信息整理和如何进行思考整理这三部分内容出发,和大家分享一下我们如何从随身物品、办公环境开始,养成空间整理的习惯,形成敏锐的思考,从而促使思绪清晰、提高判断能力,大幅提升工作效率与精致度。
【一】如何进行空间整理?
相信很多人都有这样的体验:办公环境清爽整洁,文件收纳整齐的时候,查阅资料会非常容易,工作效率就会提升;相反,办公桌上的东西乱成一团,堆得几乎看不见桌面的时候,不仅找东西浪费时间,而且也会妨碍工作,影响工作效率。
只有保持工作环境清爽,才能提升工作效率。
那么,怎样才能保持工作环境清爽呢?
答案很简单:进行空间整理。
第一步,固定物品的摆放位置;
1、我们要决定什么东西放在什么固定的地方——当同一种类的东西太多,要占用其他空间的时候,就要重新审视、整理,保持东西总量合理。
以办公桌为例:办公桌面上除了放置电脑、固定电话和一些手头上要用的资料之外,其他的东西都要放进抽屉里。
第一层的抽屉可以放置计算器、胶水、签字笔等办公用品;
第二层可以放置最新项目的资料等等。
2、当摆放位置放不下,要占用其他地方的时候,我们就要重新整理——比如:把完结的项目资料及时归档,把一些没有用的资料销毁,保证东西不超出固定位置。
第二步,给物品设定优先排序;
在生活中,有很多东西是我们不需要的,但是抱着有备无患的想法,我们总是装一袋子东西出门,但其实有时候带着反而是累赘——我们要把所有的东西一字排开,给每一样东西设定优先排序,排在后面的东西可以舍弃。
以公文包为例:包里放了钱包、钥匙、手机、雨伞、相机、文件等东西。把这些东西一字排开,进行排序。
进出家门和单位需要钥匙,不然没办法回家和工作,所以钥匙排在第一位;联络工作不可避免要用到手机,所以手机排在第二位;现在出行都可以进行手机支付,所以钱包没有必要带,放在最后一位。
雨伞、相机、文件这三样东西不是必须的,可以根据当天的天气状况和工作安排再决定是不是要带——所以我们发现钥匙、手机是必须的,钱包是可以舍弃的,其他的物品根据实际需求决定是否携带。
这样一来,公文包里的东西就少了很多,可以轻装出行。
【二】如何进行信息整理?
相信很多人都有这样的经历:上班路上看到了很多广告,但是回忆的时候,几乎都没有什么印象;即便记得是哪位明星代言,也不记得是什么广告,或者记得商品,但忘了商品卖点等等。
这是为什么呢?
因为广告公司想要传递的信息太多,没有对其中的信息进行整理,挑选出最为重要的信息吸引顾客,所以顾客一点都不关注。
同样的,工作也是如此。
只有整理出最为有用的信息,才能提升工作效率,满足领导与客户的需求。
那么,怎样对信息进行整理呢?
第一步,导入观点;
如果把我们每天接收的信息比作一个庞大的数据库,那么通过不同的角度导入一种观点就像输入不同的关键词一样,找出我们需要的数据就可以对信息进行特定的运用。
像网易云音乐一样,可以依照名称、歌手、专辑、自定义等不同的观点排序;每次切换观点,排序也跟着变化,播放者可以根据自己的喜好选择歌曲顺序。
第二步,探索本质;
对于信息的整理,有时候我们会主观臆断。
其实想要探索问题的本质,我们需要退一步观察,才能发现过去忽略的真实与重要的关键。
就像一直以来,大家认为画框里的画才是美术作品,画布上的内容才值得关注;但是,当退一步观察整体的时候,有人提出“画布留白、画框外侧难道不可以是作品的一部分吗?”——于是现代美术应运而生,颠覆了大家的原有认识,给我们带来了不一样的美。
要想准确地整理信息,就要洞察事物的本质,退后一步。
【三】如何进行思考整理?
很多时候,一件事情,我们脑子里想的是这样,表达出来的却是相反的意思,往往导致他人误解。
那么,怎么才能清楚准确地向他人传达自己的想法呢?
首先,这需要我们进行思考整理;
思考整理:就是通过整理自己的思绪,提升精确度(其中重点就是将思绪信息化,然后参照信息整理的步骤操作);
接着,当我们想要把思绪信息化,要先做到“无意识的意识化”;
“无意识的意识化”:就是发掘埋藏在内心深处的重要想法,通过提出假设和疑问,并把这种想法变成信息。
以DoCoMo手机为例,佐藤可士和设计的初衷是想要手机具备纯净的气质;可是怎么样才能把这个想法变成具象的东西体现在手机上呢?
佐藤可士和再一想,直线是自然界没有的形状,只存在人的脑海中,是非常纯粹的,将手机外形设计成方形,刚好可以把这款手机的设计理念体现出来,让大家都看到。
果然,这款手机设计出来以后,外形受到了大家的一致好评。
结语
在很多人眼里,想象中的幸福生活就是有钱有闲——从传统意义上讲,幸福生活的本质是生活能给你带来幸福感,井然有序、杂而不乱的生活空间是首当其冲的;这就需要我们学会打理自己的生活。
打理生活包含三个层次:一是通过固定物品的摆放位置,和给物品设定优先排序两个步骤进行空间整理;二是通过导入观点和探索本质两个步骤进行信息整理;三是通过思考整理来清楚准确地向他人传达自己的想法(其中重点就是要将思绪信息化,发掘埋藏在内心深处的重要想法,通过提出假设和疑问,把这种想法变成信息)。
只有学会了空间、信息、思考的整理方式,我们就可以更好地理清思路,提升工作效率,在职场上走得更长远,也能在生活中找到有品质的幸福感,步入自己的星光大道。
你之所以觉得时间一年比一年过得快,是因为时间对你一年比一年重要——人的一生总是要面对茶米油盐,尝尽人间烟火,我们唯有收起那浮躁的内心,延迟满足内心的梦想,自省自律地追求个人的自由,在自信中度过满足而充实的一生,时光纵使转瞬即逝,也必将光芒万丈。
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