《搞定》：影响千万人的 GTD 时间管理法（侍之道复仇）

今天要给你介绍的，是美国著名时间管理大师戴维·艾伦的《搞定》（英文名：Get things done）。

目前在市面上，流行着很多时间管理的方法。章鱼也为大家介绍了不少的好方法。如果要说最多人使用的时间管理系统，那就不得不提到著名的 GTD 系统。这本《搞定》，就为我们详细地介绍了影响了全球上千万人的 GTD 时间管理系统。

所谓 GTD，就是 Get things done 的缩写，是目前最全面、最系统、最广泛使用的时间管理方法。

如今的工作节奏越来越快，不论你是一家公司的高管，还是一线的普通职员，每个人都有数不清的事务要处理，你常常会发现，你会经常陷入到两种模式中：

第一种模式，就是你会感觉你的时间像流沙，永远是碎片的，因为你陷入到无数细小的任务中。

第二种模式，你希望努力保留一些大块的时间，给那些重要的事情，可是你会被太多事打断，让你非常苦恼。

其实，我们还有第三种模式，也就是戴维艾伦在《搞定》中所推崇的，「心静如水」的模式。

一片湖水，如果你投下去一个石子，会相应有变化，会有涟漪，但是很快就又恢复平静。

在戴维艾伦看来，时间管理的高手，应该像是水一样。

我们会接纳周边的变化，但是又不会因此而把自己的时间变成碎片，拥有专注于自己最重要的事情。这才是最佳的工作状态。

那么，我们如何达到这样的境界呢？

GTD系统，总共分成了5个大步骤，让我们逐步达到这样心静如水的境界。下面，我就为你一一介绍这5大步骤。

第一步，收集

回想一下，在工作中，你什么时候是最慌乱的时候？往往是你的大脑中塞满了无数待办事项的时候。

如果你想要认真完成一项工作，可是却有一个人在你耳边，不断提醒你，你明天还要向领导汇报，后天还要和客户见面，周末是女朋友的生日，你要记得买花买礼物，快到月底了，你记得还信用卡和交房租……

你想，这样的话，你怎么可能心静如水地工作呢，只能是心乱如麻了。

而我们很多时候，就是这样，那个烦人的声音不是别人，正是我们的大脑，因为我们把太多的待办事项，都塞在大脑里。

所以，想要心静如水，专注于当下，第一步，就是要清空我们的大脑。

但是那些事情也很重要啊，所以清空大脑，不是要把那些事情都忘掉，而是另外找到一个「仓库」，把那些想法从大脑中搬出去。

这个另外的仓库，我们叫「收集箱」，Inbox。

收集箱的形式有很多种，可以是电脑中的一个文件夹，也可以是你书桌的一个抽屉，还可以用印象笔记、滴答清单等软件作为你的收集箱，当然，最简单的，就是一张白纸。

你要做的，就是把所有你想到的事情，全部写到纸上。只注重数量，宁滥勿缺，把你所有的想法都记录下来。有可能你冒出的第一个想法是「解决全球变暖」，下一个想法却是「去超市买几包方便面」，没有关系，老老实实地记录就可以。

当你把大脑中所有的角落都搜刮了一遍，所有的想法都已经记录了下来，现在你会感觉大脑空空如也，无牵无挂，而你的纸上，怕是已经满满当当。

这时，你就为下一步行动做好了准备。

第二步，清空收集箱

你的大脑已经平静了，可是你的收集箱里却塞满了各种各样要做的事情和奇奇怪怪的想法。他们不能永远待在收集箱里。我们要做的，就是为收集箱里的每一件事，都分配一个合理的归宿。

清空工具栏，你要遵循三个原则：

第一，按照顺序处理；
第二，一次只想一件事；
第三，永远不要把事务放回收集箱。

这样做，避免了我们的拖延症和畏难情绪，不会专门挑简单容易的来处理。

那么，我们要如何处理收集箱中的内容呢？

最关键的问题，是一直要问自己：

「下一步行动是什么？」

一般来说，你会在收集箱中发现一些无法付诸行动的事情。一般可以分成三类，垃圾、待酝酿的事务还有就是参考资料。

最典型的垃圾，是一些过时的信息和资料，我的建议是，不必纠结，果断扔掉。我们处在信息过载的时代，尽量为自己减负，才是生存之道。

什么是待酝酿的事务呢？比如你的同学邀请你参加婚礼，但是时间是两个月后，你现在还无法确定能否出席。

比如你想要去澳洲旅游，可是你不知道自己能不能跟老板请假。

这些事情，目前还无法转化为行动，你可以专门再找一张纸，把这些记录下来，这张纸叫做「未来清单」。

参考资料比较好理解，我的建议，是使用印象笔记一类的笔记软件，把这些资料收集归类起来。

除去这三类事务，其他的，都可以转化为行动。

那么，你在处理收集箱的每一项时，永远问自己，下一步行动是什么？

你需要把事务转化为独立、清晰的任务。

我们举几个典型的例子,来帮你找一下感觉。

比如你可能记录了一条，叫「收拾房间」。你会想到，自己的房间里最乱的是衣服，你要把衣服都整理到衣柜里，可是你的衣柜里有好几件自己根本不会再穿的衣服，占了很多的空间，那么你的下一步行动就转化为「扔掉那些不再穿的衣服」。

再比如，你可能记录了一条，叫「参加会议」，那你会想到，你必须和同事小王商量，会议汇报用的PPT是否已经定稿，那你的下一步行动，就转化为「给小王打电话，确认PPT」。

再比如，你可能记录了一条，你上个月和朋友一起去三亚旅游，你想写一篇游记，可能你想到，你们拍了很多好看的照片，不过大部分都存在朋友的相机里，那你的下一步行动就转化为「等待朋友给你发旅行的照片」。

一旦确定了下一步行动，这时，你有三种选择：

第一，如果行动可以在两分钟内完成，比如扔掉旧衣服，那么不要犹豫，马上去做。
第二，如果自己不是完成任务的最佳人选，那么你可以委派他人来做。
第三，对于一些复杂的任务，把任务放在你的组织系统中，在接下来有时间时再来做。

好的，以上就是 GTD 法的第二步，清空收集箱。这一步的关键，就是问自己「下一步行动是什么」。对于无法转化为行动的事情，按照垃圾/酝酿/参考资料的原则分类，对于可以转化为行动的事物，按照马上去做、委托他人去做、接下来再行动来分类。

第三步，组织整理

这一部的关键，是建立清单，将收集箱的事务分门别类。

在第二步时，我们已经消除了一批事务，垃圾我们果断扔掉，两分钟以内的行动我们马上执行，此外，我们也建立两种清单，一种是参考资料，一种是记录待酝酿事务的「未来清单」。

而在此之外，我们还要准备三种清单：

下一步行动清单
等待清单
日程表

下一步行动清单，是最核心的清单，里边记录的是你所有接下来需要完成的行动，这样，你在每次开始工作的时候，直接从下一步行动中找到最重要的事情，开始完成就可以了。

如果你的下一步行动清单非常丰富，那么你还可以把它分成多个子清单，最简单的方式，就是按照情境来划分。

比如，把所有联系别人的事情，全部列入「电话清单」中，这样，不论何时何地，在家中还是路上，当你有一些碎片时间的时候，你就可以拿出电话清单，利用点滴时间，完成这些任务。

除此之外，你还可以罗列比如电脑清单、办公室清单、超市清单，等等不同场景。

等待清单，是那些需要他人完成的任务，但是他们的结果，会影响你的下一步行动，所以你要进行记录和跟踪。等待清单往往和下一步行动清单放在一起，才能取得最佳效用。比如你根据电话清单，给小王打电话，要下周会议的PPT，接下来就转入了等待清单，而当你接到PPT之后，你就要找时间来看，并提出修改意见，那么这时又进入到「下一步行动」清单。

这样，等待清单和下一步行动清单联动起来，才会让你的工作更高效。

日程表，记录的就是固定时间要完成的任务，比如会议、比如培训、比如和客户约好见面。这里，有一个时间管理的误区，很多人会把每天安排的满满当当，把自己的任务也写入日程表中，而实际上，除了一些必须在固定时间完成的事务外，你的其他任务，可以记录在「下一步行动」清单中，这样，就保证了每天时间的灵活性。

日程表和等待清单，也可以联动起来，你可以为等待清单的事务，都设定一个截止日期，比如你和小王商量好，要在周五之前，拿到PPT，你就可以把这个日期记录在日程表中，到了周五，如果还没有收到小王的PPT，你再去和他沟通。

这样，就把被动的等待，变成了主动的控制。

以上就是GTD法第三步，组织整理的内容，你建立了五类清单：下一步行动清单、等待清单、日程表、未来清单、参考资料。把你收集箱中的任务，分门别类纳入这五类清单中，你的工作就变得更加清晰有序了。

第四步，定期回顾

如果仅仅是建立清单，却不及时回顾和更新，那么清单往往就变成了摆设，所以定期回顾，才能真正让清单变成行动，让行动改变你。

多长时间回顾一次呢？一般分成两种，每天一次的轻型回顾，和每周一次的重型回顾。

每天一次的回顾，建议在每天一上班来进行，基本上用 5 分钟的时间就好。

为了达到心如止水的工作境界，我们把大脑中的事务通过 GTD 法交给了清单，如果用电脑来比喻，我们的大脑，就像是 CPU，只处理当前的任务，而清单就像是硬盘，储存更多的信息，而每天回顾的过程，就是把硬盘数据交给CPU的过程。

你只需要两件事：
第一，看一眼你的日程表，确定你今天有哪些必须参加的活动。
第二，看你的下一步行动清单，确定你在日程之外，可以完成哪些任务。

为什么要先看日程表呢，因为日程表上记录的都是雷打不动、必须完成的，如果你今天要参加3个会，一天时间都被占用了，那你也就没法去完成下一步行动清单里的大任务了。