我来告诉你九段秘书的做法

所谓的九段秘书，指的是领导安排次日开会，在这件事中的，什么是任务？什么是结果？假如你是秘书，你会做到第几段？

第一段秘书：发通知。

通过电子邮件或者公司入口小黑板发会议通知，然后准备相关的会议用品，并参加会议。

可想而知，发邮件，可能有的中层管理人员休息，没上网，没收到。写在公司入口小黑板上的会议通知，也同样可能有人没看见，然后迟到，或者不参加次日的会议。次日的会议肯定会有一小部分人缺席。

第二段秘书：抓落实。

发完电子邮件后，再打一个电话与参会人员确认，确保每个人被及时通知到。

邮件发了，电话也打了。但是还有一个问题，有人可能没接电话。虽然她打了电话，对方没接，也就相当于没有通知到。次日的会议，依然还是会有人缺席。

第三段秘书：重检查。

发通知，落实到人后，第二天会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即报告给领导，保证领导在会前知悉缺席情况。也给领导确定缺席人员是否必须参会留下思考时间。

仔细回忆一下，你平常的工作是不是这样*？如果是，说明你就是三段秘书的资质。

第四段秘书：勤准备

发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影仪，电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有某项会议，需要占用会议室。

四段秘书做了检查，准备，并确认了设备是否正常。

第五段秘书：细准备

发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供参考和做发言的准备。

六段秘书：做记录

发通知，落实到人，会前通知，测试设备，提供相关会议资料，在会议过程中详细做好会议记录，在得到允许的前提条件下，做录音备份。

七段秘书：发记录

会后整理好会议记录给领导，然后请示领导是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书：定责任

将会议确定的各项任务，一对一落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报给领导。

九段秘书：做流程

把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何下一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

出生时，我们靠着关爱，学习，培养，训练，一步一步的茁壮成长，没有想法，没有烦恼，做到几段你就有多大成就。