机电安装资料员基础知识（代号档案）

来源：机电天下微信公众号（id：mepbbs）机电工程资料员注意事项：

为提高机电工程资料管理水平，真正做到机电工程资料规范化、标准化，且真实、准确、及时和完整，按照国家规范、标准和有关规定。

一、机电施工资料的分类

机电施工资料分为下面几类：施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工记录、施工试验记录、施工验收资料、质量评定资料。

二、机电工程施工资料编制的要求、通病及指南

编制时要注意以下几种通用要求

致），并贯穿始终。竣工资料涉及业、监理、设计、施工单位的名称应前后保持一致，且竣工备案表中所填单位名称必须与各单位行政章名称相吻合。（准备备案表的样表）
机电开工报告（如有）、工程概况、单位工程施工组织设计或施工方案审批记录、机电竣工验收记录（如分部工程验收）等，凡是涉及到建筑工程面积的地方，必须与规划许可证中面积保持一致。（一一举例详细说明：有的审批表中的面积，施工方案中的工程概况中的面积、或是同一方案中不同部位涉及的面积都不一样，搞不清楚哪个面积是准确的，这样给提供利用带来很多不便。）
工程开工报告、施工组织设计审批记录、图纸会审、分部（子分部）工程质量验收记录、单位工程观感评定、质量资料核查表、安全功能表及单位工程竣工验收记录等资料一定要盖相关单位的行政公章。
所有资料尽量使用原件，确实没有原件的：如材质证明书等，要在复印件上加盖资料出具单位的公章并注明原件存放单位；设计变更、工程联系函等由甲方发出的资料要提前跟甲方商量最少要准备一份原件。资料的分数根据合同要求确定（一般要求四份：档案馆、业主、监理、施工方各一份）。
工程技术资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
工程技术资料的内容必须真实、准确、完整与工程实际相符合，不能出现工序混乱的现象（如试压在隐蔽之前等）。工程技术资料应保证字迹、图样清晰，签字盖章手续完备。照片档案要单独成册，工程照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，每张照片要附详细、准确的文字说明。
各资料的签字人员前后必须一致，也就是说项目经理、质检员、各专业施工员等不要经常变动，且各人员都有相应的岗位证书，如有变动，需附书面调动/任免函。
同一类资料的签署意见（含评审意见）必须一致，不能随意表达、五花八门。（举例说明：要么都真符合要求、要么都填合格等。）
资料的版式要统一。

①施工组织设计、的有关规定执行。

②其他资料表格版式：纸张采用A4、左上边距设为2.5cm、上边距设为2.0cm、右/下边距设为1.5cm。

创优工程的施工执行标准名称及编号为：中国建筑工程总公司的建筑工程施工工艺标准。
资料收集必须完整、齐全，不能短章缺页；资料的填写要完整不能缺项，没有的项用“/”注明。

重点介绍以下几种资料的填写要求及注意事项

施工日志

施工日志是工程施工过程的重要资料，项目施工员从工程开工起至工程竣工止，负责逐日记载，并保证内容真实、详细、连续和完整。（按栋号、按专业记录）

详细记录当日生产情况，当日技术质量安全情况（技术质量安全活动、技术质量安全、检查评定验收问题等）。
记录公司及上级领导来项目检查的情况及有关指示。
记录当日工程变更情况，隐蔽记录，材料进场及取样送检情况（详细记录进场批量、试验报告编号、试件制作组数、部位），技术交底等以利于追溯。
施工日志与相关技术资料（隐蔽验收记录，取样送检，图纸会审，洽商、变更，技术交底）、工程质量验收检验批的记录等要交圈吻合。
施工日志填写时不能有空白，有就填内容，没有就填无，机电安装没有的项就画“/”。
施工组织设计（或施工方案）审批记录
施工组织设计（或施工方案）的编制要把本工程所涉及到的施工、设计规范、标准图集等编制进去，且一定要注意是否为有效版本。
施工组织设计（或施工方案）的编制要有针对性，要根据本项目的实际情况制定相应的施工工艺等。
施工组织设计（或施工方案）的审批手续要完善齐全。
当施工进度或者施工工艺因变更发生大的变化时，施工组织设计（或施工方案）中的进度计划及施工工艺要及时作相应的调整。
技术交底
一般情况下，需进行的机电施工技术交底包括：施工组织设计交底、分部工程施工技术交底、主要分项工程施工技术交底、专题施工方案技术交底、特殊环境下（包括冬、雨季）施工措施技术交底、设计变更的施工技术交底、综合作业图（地下室、管道井、设置转换层等交叉作业比较多、工艺复杂的地方）施工技术交底。
技术交底的签字手续必须齐全，否则不能生效。
分项工程技术交底是各级交底的关键：

①分项工程技术交底是将设计图纸、施工组织设计（或施工方案）变化为施工操作，并贯彻到操作工人的书面交底。必须具有可操作性，必须明确每个操作步骤及每个步骤应达到的质量标准，使得在对操作工人的工作进行评价时有充分的依据，操作工人也有章可循。

②检查技术交底是否按施工组织设计（或施工方案）的编制要求和时间编制了。

③交底内容可按以下几个方面来写：A、工程概况（具*底对象的描述）；B、施工准备（技术准备、材料要求、主要机具、作业条件、施工组织部署）；C、施工工艺；D、质量要求；E、成品保护措施中；F、安全注意事项；G、环保措施。

④交底记录中的质量标准及执行规范规程应将施工质量验收规范（或建筑施工工艺标准）及代号填写上。

图纸会审记录、工程变更单、设计变更通知单、主要会议记录
图纸会审记录：由勘察、设计、质量监督站、监理和施工单位的项目相关负责人签认（盖章），形成正式图纸会审记录。该记录及附件（纪要）应打印、且文字规范，签字手续齐全。
工程变更单（施工单位提出的）：建设、监理、施工单位三方代表要签认并盖公章。
工程变更单（建设单位挂出的）：建设、监理代表要签认并盖公章。
工程签证/索赔：
工程签证/索赔资料应及时有效、签字、盖章手续齐全，且应确认是否得到了合同约定的有权限的监理方、建设方的签字或签章认可。
工程签证报送时限有合同约定的按合同约定执行，没约定的及时办理。
项目资料员必须适时记录、收集、归档与归口管理，严禁事后补记或随意废弃。
项目部建立工程签证/索赔管理台帐，且台帐必须有同步的电子文档一份。
工程签证/索赔单原件不能随意借阅，要借阅最好用复印件，以免遗失。
工程签证/索赔单最好准备一式四份，且按每份一定要编顺序号。索赔单报送时必须要求签收人在索赔单上签收且注明签收日期，不收以收发的开工发放。
预检记录及交接检查记录：

隐蔽工程检查记录

（1）有些技术员和资料员不是很清楚哪些项目要求做隐蔽记录以及须检查的内容，这里重点说明一下。

建筑电气工程、智能建筑工程主要隐蔽验收的项目及检查的内容：

①埋于结构内的各种线缆导管：检查导管的品种、规格、位置、弯扁度、弯曲半径、连接、跨接地线、防腐、管盒固定、管口处理、敷设方式、保护层、需焊接部位的焊接质量等。

②利用结构钢筋做的避雷引下线：检查轴线位置、钢筋数量、规格、搭接长度、焊接质量，与接地极、避雷网、均压环等连接点的焊接情况等。

③等电位及均压环暗敷：检查使用材料的品种、规格、安装位置、连接方法、连接质量、保护层厚度等。

④接地装置敷设：检查接地极的位置、间距、数量、材质、埋深、接地极的连接方法、连接质量、防腐情况等。

⑤金属门窗、墙幕与避雷引下线的连接：检查连接材料的品种、规格、连接位置和数量、连接方法和质量等。

⑥不进人吊顶内的线缆导管：检查导管的品种、规格、位置、弯扁度、弯曲半径、连接、跨接地线、防腐、管盒固定、管口处理、需焊接部位的焊接质量、固定方法、固定间距等。

⑦不进人吊顶内的线槽：检查材料品种、规格、位置、连接、接地、防腐、固定方法、固定间距及与其他管线的位置关系等。

⑧直埋电缆：检查电缆的品种、规格、埋设方法、埋深、弯曲半径、标桩埋设情况等。

⑨不进人的电缆沟敷设电缆：检查电缆的品种、规格、弯曲半径、固定方法、固定间距、标识情况等。

给排水及采暖工程、通风与空调工程主要隐蔽验收的项目及检查的内容：

①设备基础，大型管道的支吊架的预埋件的隐蔽检查要反映出预埋件的埋设，制作加工的依据（图纸编号，大样图编号等）制作的质量，外观及防腐处理等（设备基础须附简图，图中应标识：螺栓大小、数量、埋设深度、距基础边的距离，垫铁的位置、数量、块数，灌浆的标号等）。

②给排水及采暖工程主要隐蔽验收的项目及检查的内容：

直埋于地下或结构中，暗敷于沟槽、管井、不进人吊顶内的给水、排水、雨水、采暖、消防管道和相关设备，以及有防水要求的套管：检查管材、管件、阀门、设备的材质与型号、安装位置、标高、坡度；防水套管的定位及尺寸；管道连接方法及质量；附件使用，支架固定，以及是否已按设计要求及施工规范规定完成强度、严密性、冲洗等试验。
有绝热、防腐要求的给水、排水、采暖、消防、喷淋管道和相关设备：检查绝热方式、绝热材料的材质与规格、绝热管道与支吊架之间的防结露措施、防腐处理材料及做法等。
埋地的采暖、热水管道（在保温层、保护层完成后，所在部位进行回填之前）：检查安装位置、标高、坡度；支架做法；保温层、保护层设置等。

③通风空调工程主要隐蔽验收的项目及检查的内容：

敷设于竖井、不进人吊顶内的风道（包括各类附件、部件、设备等）：检查风道的标高、材质、接头、接口严密性，附件、部件安装位置，支、吊托架安装、固定，活动部件是否灵活可靠、方向正确，风道分支、变径处理是否合理，是否符合要求，是否已按设计要求及施工规范规定完成风管的漏光、漏风检测、空调水管道的强度、严密性、冲洗等试验。
有绝热、防腐要求的风管、空调水管道及设备：检查绝热形式与做法、绝热材料的材质与规格、防腐处理材料及做法。绝热管道与支吊架间应垫以绝热衬垫或防腐处理的木衬垫，基厚度应与绝热层厚度相同，表面平整，衬垫接合面的空隙应填实。

隐蔽工程检查验收记录的常见问题
隐蔽检查验收的依据不详细或不清楚，未注明相应的设计图纸编号、设计变更编号或施工洽商编号，从而无法确认该部分的工程是否确实实现了设计所规定的内容。
隐蔽的位置不详，不知道具体隐蔽部位是在墙壁内、吊顶内还是楼板内。
应检查的内容没有详细记录，无法确认被隐蔽的工程的实际质量。

如：防雷系统的引下线隐蔽检查应逐层进行，一层都不能遗漏，并应画出平面简图以确认引下线的数量、位置确实无误，应检查并记录引下线的焊接质量。从第一道均压环开始，以上每层外墙上的金属门窗、栏杆等与防雷引下线的连接点的质量、数量均应进行隐蔽检查，并附图标明位置。

预埋件的隐蔽检查没有认真记录，很多应该进行隐蔽检查验收的没有进行隐蔽检查验收，有些即便是有记录但同样内容不详细，没有反映出预埋件的埋设、制作加工的依据（图纸编号、大样图编号）、制作的质量、外观及防腐处理等，如设备基础、大型管道的支吊架、大型灯具的吊架等。
未注明隐蔽前应进行的各项试验及测试情况（试验或测试的日期、报告的编号等），如管道的压力试验、灌水试验，电气的绝缘电阻测试等。
隐蔽工程检查验收记录没有按分项工程进行，而是按层进行，将不同分项工程的内容都记录在同一张表格上，整理和查阅都极为不便。

隐蔽工程检查验收记录应在“层”的前提下最少应按分项工程进行检查和记录，并分别整理装订。

给排水及采暖工程的试验记录有：给水（采暖）管道强度及严密性试验记录、给水管道通水试验记录、给水管道消毒、冲洗记录、排水管道灌水试验记录、排水管道通球试验记录、排水管道通水试验记录、卫生器具满水试验记录消火栓试射记录、阀门的强度及严密性试验记录、水箱满水试验记录、设备单机试运转记录等。我主要讲一下平时应注意的几个试验。
给水、采暖系统管道压力试验的问题

根据《给排水与采暖工程施工工艺标准》《建筑给水排水及采暖工程施工质量验收规范》等有关规范的要求，各种系统的管道在安装后均应进行压力试验，以检验系统管道的组装质量。目前在资料中经常出现的问题是：

①在试验报告的表格上填写的所试验的管道系统编号不清楚、所试验的管道的起、止点不清楚，最终无法确认该项试验是否全面完成了。

②在试验报告中没有注明设计工作压力，无从验证试验压力是否正确。

③没有注明试验压力的稳压时间，或对稳压时间的理解错误。

稳定时间应为达到试验压力后所持续的时间，但有的记录是从试验开始加压记录时间，而没有记录达到试验压力后的持续时间。试验的时间都应与规范要求的时间相同。

④对压力降的记录描述不确切，不是记录具体降低了零点零几个兆帕，而是笼统地记录为“不大于0.05Mpa”。“不大于0.05Mpa”是规范的要求，试验的结果应是具体的数值。

⑤暗装给水支管未分户做试压记录，一看就是假资料。

生活给水管道的冲洗及消毒记录问题

《建筑给水排水及采暖工程施工质量验收规范》GB50242-2002第4.2.3条（强制性条文）规定“生活给水系统管道在交付使用前必须冲洗和消毒，并经有关部门取样检验，符合国家《生活饮用水标准》方可使用”。所以，对于生活给水管道，在交付使用前必须进行冲洗及消毒，并应做好相应记录。相应的生活给水用水箱亦必须进行冲洗和消毒，并应经有关系部门对水质进行检验后方可投入使用。但是目前很多工程仅对管道、水箱进行了冲洗，并未进行消毒，也未经有关部门的检查验收便已投入使用。

灌水试验记录的问题

开式水箱、雨水管道、暗装或直埋地下的排水管道应有灌水试验记录。目前资料中存在的问题是：

①隐蔽的管道没有进行灌水试验就被隐蔽了，雨水立管也未按规定进行灌水试验。

②对于从建筑物室内引向室外第一个窨进的这段管道应属于室内管道，并应按室内管道工程进行相应的试验的规定不清楚，所以在这段管道埋设时很多工程均未做灌水试验。

③灌水试验的资料很假，一看就是假资料。比如：一个系统的排水主干管和支管，一次就可以灌完。这肯定是假，应分层做。

排水管道的通球试验记录的问题

排水管道在安装后应进行通球试验，以确保排水系统的确畅通。所以通球试验所用的球的直径不宜太小，以不小于管道内径的3/4为宜。

通风空调工程的重点试验记录有：管道强度、严密性试验记录、管道冲洗记录、冷凝水管道灌水记录、风管制作、安装记录、风管漏光（风）检测记录、设备安装记录、设备调试记录（排烟风机、正压风机、防火阀）、设备试运行记录、系统调试记录、系统试运行记录、风机盘管试压记录、现场组装除尘器、空调机漏风检测记录、各房间室内风景、温度测量记录、管网风量平衡记录、制冷系统气密性试验记录等。
管道强度、严密性试验记录、管道冲洗记录、冷凝水管道灌水记录可以参照给排水的记录。
通风空调风管的漏光试验中，填的均为“无漏光现象”，太假。
风量平衡试验中把各风口的出风量之和作为总风量，不对/不妥，应该在总风管上开风量测定孔进行测量。
防火阀无手动试验记录。
风机盘管安装前未进行试验。
系统调试记录是应付了事，没有定清参与调试的设备及调试的过程。
建筑电气工程的重点试验记录有：电气系统测试记录（绝缘电阻、接地电阻）、普通电气设备安装动态检查记录、电气照明试运行记录、照明全负荷通电试运行记录、低压电气设备耐压试验记录、双电源切换试验记录、应急照明灯转换检查记录、漏电开关模拟试验记录、大型灯具吊环的力试验记录、设备单机试车记录、交流电动机检查、试运转记录、避雷带支架拉力测试记录、综合布线测试记录、光纤损耗测试记录、视频系统末端测试记录等。
建筑物防雷及电气保护接地电阻测试记录的问题

建筑物防雷接地及电气系统的保护接地是保障建筑物及人身安全的重要措施，是电气安装工程的重要组成部分之一。近些年由于建筑防雷不可靠而遭受雷击的事故各地均有发生，已经造成了较大的人员伤亡和财产损失，所以我们必须高度重视建筑物防雷接地。在工程资料中存在或反映的主要问题是：

①接地电阻的测试时间掌握不好。第一次测试接地电阻的时间应在按设计要求完成了接地体的施工之后，就应该尽快进行测试。比如：目前常采用的是利用桩基础的桩身钢筋作接地体，或者利用钢筋混凝土基础的底板钢筋作接地体。所以当设计要求利用桩来作接地体时，当基础底板的钢筋或基础梁的钢筋已经施工完毕并已经与各个桩的钢筋进行了可靠的焊接后即可以进行第一次接地电阻的测试；当设计采用基础底板钢筋作接地极时，应在基础底板施工完毕并回填后就应进行第一次接地电阻的测试。

②测试记录应附简图的没有附图：

接地电阻的测试记录应附建筑物基础的平面简图，并在图中标注出测试点的位置及测试的方法。

③对接地电阻的要求没有真正理解，表达方式不对。

一般的测试记录的表格中都有“设计值”一栏。这一栏必须填写，而且应该填写准确，因为接地电阻的阻值根据接地的用途不同其设计值的大小并不相同。另外，接地电阻的设计阻值是一个“电阻的上限值”，是一个电阻值的范围，所以必须将“≤”或“≯”符号填写清楚，不能仅填写一个数值，否则接地电阻就变成了一具体的、必须达到的数值，没有达到的都不符合要求了。目前有些工程的技术人员对此没有注意或者是没有正确理解，将“≤”或“≯”符号漏填，造成了表达的错误。

④未对测试所用仪表的名称、型号、编号等准确性等进行描述。

照明、插座系统通电试运行记录的问题

照明及插座系统应进行逐层，逐个回路的通电检查试运行，并做好记录。照明的通电检查内容应包括各回路的断路器（熔断器）、漏电保护器有无异常动作；照明器具、导线等有无异常温升；器具接线是否正确（插座左零右火、螺口灯头相线接芯、开关控制相线、开关方向是否一致、各种触点的接触是否良好）；配电箱回路标识是否齐全、正确；保护接地系统是否接线正确安全可靠；各回路全负荷运行的电流是否符合设计要求；末端晓电压值是否符合要求等等。但目前能够较详细、完整地进行检查、记录的工程并不多见。

①试运行记录中没有标注配电箱编号或配电箱所在位置（楼层）。

②试运行应逐个配电箱、逐个回路进行通电检查，但很多记录均看不出通电的顺序，特别是检查的情况。

③通电试运行应对配电箱回路标识与实际控制回路是否相符、灯具开关及灯头的接线是否正确（开关是否控制相线、相线是否接在灯头的中心触点）、漏电保护器是否动作准确、各回路的工作电流和电压是否正常等等，在大部分项目的记录中均无法确认。

消防（水）工程的重点试验记录有：试压记录、冲洗记录、闭式喷头试验记录、阀门的强度及严密性试验记录、水箱满水试验记录、设备安装记录、设备单机试运转记录、消防设施线路绝缘电阻测试记录、系统接地装置安装测试记录、系统调试（自动喷水灭火系统：水源测试、消防水泵调试、稳压泵调试、报警阀组调试、排水装置调试、联动试验。气体灭火系统：模拟启动试验、模拟喷气试验、模拟切换操作试验。泡沫灭火系统：动力源和备用动力源切换装置、消防泵试验、泡沫比例混合器（装置）调试、泡沫产生装置的调试、泡沫灭火系统的调试）等。
喷漆管道压力试验及管网冲洗的问题

这个问题不仅是资料的问题，更主要是试验操作的问题。

①《自动喷水灭火系统施工及验收规范》GB50264—96规定管道压力试验及管网冲洗应编制方案并获得批准。但目前大多数项目均未严格执行规范的规定，从而可以看出管网的压力试验和冲洗没有得到足够重视。自动喷水灭火系统的管道压力试验和冲洗非常重要，特别是冲洗。管网的冲洗关系到该系统在发生火灾后是否能够正常工作的关键之一。

②从一些工程的喷淋管道压力试验及管网冲洗记录中，反映出上述工作存在着问题。按照《自动喷水灭火系统施工及验收规范》GB50261—96第6.1.3.4条、第6.1.6条、第6.1.7条、第6.1.9条、第6.2.4条等的规定，总体讲，喷淋管道压力试验及管网冲洗工作应分三步进行；管网分段进行强度试验、管网分段进行冲洗、系统进行严密性试验。但是，从一些工程的资料上看，在实际的操作中并未按规范的要求进行，而是像对一般给水管道进行压力试验那样，强度、严密性试验一次连续进行，然后再进行冲洗。这里的问题是冲洗是否能保证彻底！系统的严密性是否有保证？从工程的实际情况看，在一些工程中已经反映出问题。由于系统没有进行严密性试验，吊顶封板后喷淋管道出现渗漏，吊顶返工。

电梯工程的重点试验记录有：电梯主要功能检查试验记录表、电梯电气安全装置检查试验记录、电梯整机功能检验记录、电梯层门安全装置检查试验记录表、电梯负荷运行试验记录表、自动扶梯、自动人行道运行试验记录等。
给排水、采暖、通用空调、消防与电气、弱电的通用问题
阀门的强度及严密性试验的问题

根据各自的规范规定，给水系统、水暖系统及空调水系统、消防系统中使用的阀门在安装前应进行强度及严密性试验，合格后才能使用。试验的数量为相同规格、相同种类、相同牌号的阀门每批抽查10%，并不小于1只，在主干管上起切断作用的闭路阀门应逐个进行试验，实验持续时间在规范中均有明确规定。资料方面存在的问题是：

①很多工程均未进行此项试验，阀门的质量在安装前未进行检查的批量不足，不符合规范的要求。

②检验记录上没有注明试验的阀门数量、代表批量，不知道该批阀门是抽检还是全数检查。

③阀门试验的压力不符合要求。有关规范规定阀门试验应以阀门的“公称压力”为基准，强度试验为阀门公称压力的XX倍、严密性试验为阀门公称压力的XX倍。但我们有些项目在进行阀门试验时误以“系统工作压力”为基准进行强度试验和严密性试验。阀门试验是对进场阀门质量的复验，与系统工作压力无关。

设备安装及调试记录的问题

①设备安装记录不完整，空调机组特别是风机盘管、防火阀等没有安装记录。

②大型离心式风机的安装调试记录的检查、调试内容记录不够详细。如设备的整平、盘车、润滑油的加注等往往都没有进行记录或说明。

③设备试运行中的性能数据不真实、不完整。如轴承的温升、设备的转速等明显不是实际测量的结果，有的就是将设备铭牌上的数据抄下来应付。设备试运行记录中有关电气性能的数据不准确，有的干脆就是随便填的，所有的同型号的设备的电气性能的数据都是一样的。这在实际中是不可能的。设备的电气性能的数据应由电气安装专业的人员进行测试。所以，设备试运行时应有电气安装人员参加。

④三相电机的试运转电流只有一个数字。三相电机应分别测量各相电流，并应对启动、空载、满负荷等工况分别测量和记录。

⑤设备或系统的调试记录的内容不够详细，特别是防火阀。防火阀是通风空调工程中与建筑防火关系最为密切的部件，应作为施式检查的重点之一，所以在对防火阀进行调试时应核查阀的型号、方向，特别是阀的动作是否灵活。

⑥设备应100%做单机试运转记录，且一机一表（不能共表）。

⑦总的说来设备的资料包括：开箱检查记录、基础验收记录、放线精平记录、安装记录、单机试运转记录等。

消防监测报警系统的调试记录不够详细，探测器（感烟、感温）是否均灵敏、可靠无法确认。
消防系统联动调试的问题

设有消防联动功能的建筑物已很普遍，但由于消防系统涉及了电气、给水、通风空调、电梯、装饰和智能化等多个分部或分项工程，一般都是由多个施工单位完成，所以整个系统是否可以准确联动就必须进行认真的调试和检验，并且应是施工中非常重要的环节。但目前能够认真对待此项环节的项目并不多。应该说，负责智能化施工的单位应负责对系统联运进行调试，并确保系统的正常动作。

施工物资资料

通用要求
各材料设备生产厂家必须具有相应的资质，项目资料员应及时收集其资质证书。
工程中所使用的主要材料、成品、半成品、配件、器具和设备必须有中文质量合格证明文件，规格、型号及性能检测报告。
材料的合格证必须齐全有效，要在合格证上注明此批材料的使用部位；确实没有原件的必须加盖经销商的公章并注明原件存放单位；钢材的合格证没有原件的要附钢材质量证明抄件，抄件上要记录相对应的复印件的完整内容，并注明此批进场材料的规格、型号、进场批量、进场日期、材料员、使用部位及原件存放单位等。
材料设备进场时应与监理共同进行检查验收，验收合格后填写“建筑安装材料、设备及配件产品进场验收记录”，并报监理工程师核查确认（在“旁站监督人”栏签名），参加验收的项目专业工程师在“施工单位验收人”栏签名。
消防设备、设施应有当地消防部门的检测报告或准用证书；有防火、耐火、阻燃要求的材料应有当地消防部门的材料氧指数的合格检测报告。
进口材料、设备等要有报关单、商检报告及完整的中文资料。
所用的测量仪器（接地电阻测试仪、水准仪、经纬仪、压力表等）要有计量检测所出具的检测报告。
凡使用了新材料、新产品、新工艺、新技术的应附有关证明，要有产品质量标准，使用说明和工艺要求等，使用前应按其质量标准进行检验。
甲供的材料及设备要及时找甲方索要合格证及相关的质量证明文件。
项目资料员在施工过程中要注意收集各种材料设备的合格证及相关质量证明文件，并按专业分类粘贴，粘贴时要注意版式，留出装订边（合格证收集过程要项目材料员及施工员密切配合）。贴好后的材料合格证、质量证明及检测报告应报现场监理签字盖章（一式几份）。
凡是按验收规范需要取样送检的材料必须严格按照规范的要求进行取样和送检，并经现场监理签字盖章。检测报告的原件要保存好。
建筑电气工程、智能建筑工程的要求
低压成套配电柜、动力、照明配电箱（盘、柜）应有出厂合格证、生产许可证、试验记录、“CCC”认证标志（即“中国国家认证认可监督管理委员会”认证，认证标志为“中国强制认证[CCC]”）和认证证书复印件及试验记录，并在认证有效期内，实行安全认证制度的产品应有安全认证标志。电表等计量表还应有计量检定证书。
电力变压器、柴油发电机组、高压成套配电柜、蓄电池柜、不间断电源柜、控制柜（屏、台）应有出厂合格证、生产许可证、随机技术文件和试验记录，实行安全认证制度的产品应有安全认证标志。
电动机、电加热器、电动执行机构和低压开关设备应有出厂合格证、生产许可证、“CCC”认证标志和认证证书复印件，随机技术文件，实行安全认证制度的产品应有安全认证标志。
照明灯具、开关、插座、风扇及附件应有出厂合格证、“CCC”认证标志和认证证书复印件，新型气体放电灯具有出厂技术文件。防爆产品有防爆标志和防爆合格证，实行安全认证制度的产品应有安全认证标志。
电线、电缆应有出厂合格证、生产许可证、“CCC”认证标志和认证证书复印件，按批查验合格证，合格证上应有生产许可证编号，按GB5023.1—5023.7标准生产的产品有安全认证标志。
导管、电缆桥架和线槽应有出厂合格证，按批检查。
型钢和电焊条应有出厂合格证和材质证明书；有异议时，按批抽样送有资质的试验室检测。
镀锌制品（支架、横担、接地极、防雷接地用型钢等）和外线金具应有出厂合格证和镀锌质量证明书。
封闭母线、插接母线应有出厂合格证、安装技术文件、“CCC”认证标志和认证证书复印件。
裸母线、裸导线、电缆头部件及接线端子、钢制灯柱、混凝土电杆和其他混凝土制品应有出厂合格证。
给排水及采暖
各灯管材应有产品质量证明文件。
阀门、调压装置、消防设备、卫生洁具、给水设备、中水设备、排水设备、采暖设备、散热器、锅炉及附属设备、各类开（闭）式水箱（罐）、分（集）水器、安全阀、水位计、减压阀、热交换器、补偿器、疏水器、除污器、过滤器、游泳池水系统设备等应有产品合格证及相关检验报告。
对于国家有规定的特定设备及材料，如消防、卫生、压力容器等，应附有相应资质检验单位提供的检验报告。如安全阀、减压阀的调试报告、锅炉（承压设备）焊缝无损探伤检测报告、给水管道材料卫生检验报告、卫生器具环保检测报告、水表和热量表计量检定证书等。
绝热材料应有产品质量合格证和材质检验报告。
主要设备、器具应有安装使用说明书。
通风与空调：
制冷机组、空调机组、风机、水泵、冰蓄冷设备、热交换设备、冷却塔、除尘设备、风机盘管、诱导器、水处理设备、加热器、空气幕、空气净化设备、蒸汽调压设备、热泵机组、去（加）湿机（器）、装配式洁净室、变风量末端装置、过滤器、消声器、软接头、风口、风阀、风罩等，以及防爆超压排气活门、自动排气活门等与人防有关的物资，应有产品合格证和其他质量合格证明。
阀门、疏水器、水箱、分（集）水器、减震器、储冷罐、集气罐、仪表、绝热材料等应有出厂合格证、质量合格证明及检验报告。
压力表、温度计、温度计、流量计、水位计等应有产品合格证和检测报告。
各灯板材、管材等应有质量证明文件。
主要设备应有安装使用说明书。
设备开箱检查记录

设备在进场时都应进行相应的检查验收工作，但对于一些主要的材料和设备尚应作“设备开箱检查记录”，如水泵、电力变压器、柴油发电机组、高压成套配电柜、蓄电池柜、不间断电源柜、控制柜（屏、台）、动力与照明配电箱（盘、柜）、大型电动设备、空调机组及附件、电梯等。这项工作应对所检查的材料、设备的名称、规格、型号、数量、外观质量、附件的情况、随机文件等逐一进行检查验收，应有业主或监理人员在场并签字盖章，且应一设备一张。

目前有很多项目没有对应进行检查的设备进行检查或没有填写“设备开箱检查记录”，原因是有些设备进场时没有“箱子”，仅简单的塑料袋或没有包装，所以就不填写“设备开箱检查记录”或不进行相应的检查工作。

子单位工程、分部、分项、检验批的划分
竣工图

竣工图必须是蓝图或打印图（不能用复印图纸）；图章要用档案馆规定的统一规格的竣工图章；设计变更必须在竣工图上进行修改（所有涉及到变更的都必须修改），并注明修改人、修改日期、修改依据（即设计变更单或工程技术联系单）编号等；若修改量超过原图幅20%以上时，须重新绘制竣工图（图框的内容填施工单位的）；竣工图的签字手续要齐全。

机电工程资料的组卷与归档

资料的组卷

建设项目按单位（子单位）工程、专业组卷。总包负责监督、指导分包按专业规定要求组卷并验收。竣工图按专业、图号顺序排列。
卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定，一般顺序为：封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。
卷内同类资料按日期顺序排序，不同资料之间的排列顺序应按卷内目录的顺序排列。
案卷页号的编写
编写页号以独立卷为单位。在案卷内文件材料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号。
每卷从1（阿拉伯数字）开始用铅笔依次逐张标注页号。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
页号编写位置：单面书写的文字材料页号编在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。图纸折叠后无论何种形式，一律编写在右下角。
案卷封面的编制
案卷封面包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级（以上由移交单位填写）；工程档案案卷封面还应包括档案代号、档号、缩微号等（由城建档案馆填写）。
案卷题名：填写拟定的工程名称各专业资料名称。
编制单位：该工程的施工单位。
编制日期：填写卷内文件材料形成的起止日期。
保管期限：由建设单位按照本单位的保管期限规定填写。
密级：由建设单位按照本单位的保密规定填写。
卷内目录的编制
填写的目录应与案卷内容相符，排列在内封面之后，原文件目录及设计图纸目录不能代替卷内目录。
顺序号：按卷内文件排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注。
文件材料题名：即表格和图纸名称，无标题或无相应表格的文件应根据内容拟定标题。
文件编号：资料编号或图纸编号。
责任者：文件编制单位。若多个文件资料填写施工单位名称。
编制日期：资料的形成时间（若同一种文字材料有多份，则填写这份材料的起止日期，汇总表为汇总日期，竣工图为编制日期）。
页次：填写每份文件材料在本案卷的起头页次（最后一栏填写起止页次）。
备注：填写需要说明的问题。
卷内备考表的编制
案卷审核备考表分为上下两栏，上栏由立卷单位填写，下栏由接收单位填写。
上栏部分要标明本案卷已编号的文件材料的总张数：指文字、图纸、照片等的张数；

审核说明：填写立卷时文件材料的完整和质量情况，以及应归档而缺少的文件材料的名称和原因；

立卷人：由责任立卷人签名；

审核人：由案卷审查人签名；

年有日：按立卷、审核时间分别填写。

案卷规格、图纸折叠与案卷装订：
案卷规格：卷内资料、封面、目录、备考表及图纸统一采用A4幅（297*210mm）尺寸，大于这个尺寸的要按要求折叠成A4纸大小，小于A4幅面的文件要用A4白纸（297*210mm）衬托。
案卷装具：案卷采用统一规格尺寸的装具。属于工程档案的文字、图纸材料一律采用城建档案馆监制的硬壳卷夹或卷盒。案卷软（内）卷皮尺寸为297（高）*210（宽）毫米。
图纸折叠方法：

①图纸折叠前要按裁图线裁剪整齐，其图纸幅面均需符合上述需求；

②图面折向内，成手风琴风箱式；

③折叠后幅面尺寸应以4号纸基本尺寸（297mm*210mm）为准；

④图标及竣工图章露在外面。

案卷的装订：

①方案材料必须装订成册，图纸材料可以装订成册，也可以散装在卷盒内存放。

②装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。

③案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm，上下两孔分别距中孔80mm。

④装订时，须将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。图纸散装在卷盒内时，需将案卷封面、目录、备考表三件棉线在左上角装订在一起。

资料的归档

工程技术资料由建设单位进行验收，属于向城建档案馆报送工程档案的工程项目还应会同城建档案馆共同验收。由城建档案馆出具初验合格证。
国家、市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收会，必须有城建档案馆参加验收。
工程竣工验收后45天内将完整、准确、符合归档要求的竣工档案报送建设单位。与建设单位移交建筑工程竣工档案资料，应有双方的验收手续，并有文字性移交证明材料。
建筑工程技术竣工资料移交城建档案馆时，应遵守当地城建档案的有关规定。若推迟报送日期，必须在规定报送时间内向城建档案馆申请延期报送并申明延期报送原因，经同意后办理延期报送手续。
公司的资料验收和归档程序和要求详见技术手册的要求。

机电工程竣工档案主要验收备案文件

见样表C-1（本表内容按照湖南省质监站新要求编排）

对分包单位的工程技术资料的管理

与分包单位签订分包合同时，应明确工程技术资料份数、及递交总包单位时限的要求并有经济保证措施。
分包单位进场开工前，项目技术负责人（或资料员）应对分包单位进行工程技术资料的交底，明确资料使用表格、资料报验程序、对资料的质量要求、竣工资料整理及递交总包单位时限等要求。
项目资料员在分包单位完工后，及时办理分包单位工程技术资料移交手续。

国家优质工程对工程档案资料的要求及复查重点如下：