实物档案的管理

实物档案，指机关企事业单位在日常工作与活动中形成的具有保存价值实物形式的档案。主要有：①荣誉类：奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章；②字画、印章类；③捐赠类：各种捐赠物品、礼品、纪念品及对国内外友好交往的实物；④工艺品类；⑤有关建筑物或产品；⑥反映工作成绩的其他实物。实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性、保存性和艺术观赏性。

标签内容包括：全宗名称、档号、实物名称、责任者、实物的时间等信息，标签贴在实物档案背面的右上角或底座等, 以不影响对实物的观瞻为宜。

档 号：全宗号-档案门类（SW）·年度-保管期限代码-件号

全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

档案门类：档案门类由“实物”2位汉语拼音首字母“SW”标识。

保管期限：用代码Y、D30、D10表示。

件 号：归档实物每一年度同一保管期限按照载体形式结合时间先后顺序排列，从“1”拉通编制的顺序号。

例如：1348-SW·2020-Y-1

1、实物档案（奖旗）的存放方法（如右图）
（1）去掉竹杆（或木棒）；
（2）将奖旗折叠成A4规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕；

（3）将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上；
（4）将折叠好的奖旗装入档案盒中；
（5）在档案盒脊填盒内所装实物档案的全宗号、门类、保管期限、件号等项。

实物档案不需数字化，但要拍照形成数码照片，放入数码照片档案对应年度相应保管期限最后一号接号整理。照片档案的“参见号”填这件实物档案的档号。