归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。编目是归档文件整理的必备环节之一，什么是编目呢？
编目是档案工作的专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）是这么定义“编目”的，编目是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
什么是“著录”和“条目”呢？
著录是对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。条目是反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。现在的“著录”和“条目”一般是通过计算机软件来操作和应用的，简言之，著录就是按照设定好的项目录入文字信息，条目就是按照规则排列著录项而形成报表，或生成电子报表，或打印出来。
· 归档文件编目的基本要求
1.归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录；
2.编目应准确、详细，便于检索；
3.归档文件应逐件编目；
4.编目字段应符合著录规则要求；
5.归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册，目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。
· 归档文件编目需要哪些字段
档案著录的过程中，常见的著录项有全宗号、档案门类代码、归档年度、保管期限、件号、文件编号、题名、责任者、文件形成时间、密级、页数等，除此之外还要采集各种元数据。编目，不是将所有的著录项都打印出来，而是有选择地形成数据报表，是有规则，有标准的。
《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规定，归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
①序号：填写归档文件顺序号。
②档号：档号的结构宜为，全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。
③文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。
④责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
⑤题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。
⑥日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。
⑦密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。
⑧页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
⑨备注：注释文件需说明的情况。
· 归档文件编目的编目样式
1.归档文件目录的样式
归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。
2.归档文件封面的样式
归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
3.盒内目录
除装订成册的归档文件目录外，每一盒的归档文件都需要制作一份盒内目录，放置于本盒归档文件的最上方。
盒内目录样式和归档文件目录样式相同，区别是一个用于本盒档案的检索管理使用，一个用于汇总检索管理使用。
归档文件整理就是将归档文件以“件”为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程。编目是归档文件整理的必备环节之一，什么是编目呢？
编目是档案工作的专业术语，《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）是这么定义“编目”的，编目是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
来源：兰台驿站 编辑：小游（转载仅供分享，侵删）
投稿邮箱：1423796914@qq.com
加小编微信入群交流
