刚从学校毕业的女孩安迪一不小心成了时尚行业女魔头总裁秘书。第一天上班，居然连高跟鞋都没有准备；第一次接电话，居然问对方“戈巴纳怎么拼”；第一次参加试装会，她因为没有区分出两条腰带的差别让老板发火。
这是好莱坞经典大片《穿普拉达的女王》里的桥段。著名影星安妮·海瑟薇塑造的小秘书安迪以清新脱俗、独立耐磨的形象，一直让大家记忆犹新。
惊慌失措、迷茫无助的样子正是现实工作中初入职场小白秘书的缩影。
而国内曾经一度很火的电视剧《精英律师》中，律师罗槟的秘书栗娜小姐姐，却是一位知性干练、妩媚温柔，处事老道的精英秘书。
怎么才能快速地从无助职场小白，走向成熟老练、游刃有余的“栗娜姐”呢？今天有一本书，可以给大家提供教科书一样的答案，它就是《老秘书工作笔记》。
本书的作者张小文，专业研究秘书职业，独创“秘书胜任力模型”，创作累计约26万字秘书职业的书稿。她的秘书技能系列课程受到学员和用户的高赞，在该领域服务阿里巴巴、联想、宝洁、联合利华、科大讯飞、小鹏汽车等客户。
这本书分四大篇章，通过入门、初级、进阶到效率提升四个方面的介绍，加上真实鲜活的职场案例，全方位讲述了一位白纸一样的秘书如何走向优秀职场精英的路径，内容丰满，实操性强。对于职场小白而言，可谓一本成长手册。
我们一起来分享一下本书中的那些能让秘书超越领导期待的工作成果是如何干出来的？
01把控细节，让事务性工作也能为公司创造价值
英国民间流传一首歌谣：“少了一枚铁钉，掉了一只马掌。掉了一只马掌，失去一匹战马。失去一匹战马，败了一场战役。败了一场战役，毁了一个王朝。”
讲的是英国国王理查三世与亨利伯爵决战时，就因为马掌上少了根钉，致使他在率军冲锋陷阵时，他的坐骑突然掉了一只马掌，而坠马战败而亡。临时死，国王仰天长叹：“上帝，我的国家就毁在了这匹马上!”
这是细节决定成败的典型案例。细节更加决定了秘书工作的成败。
企业为公司管理层配备秘书，就是想让管理者从琐碎、繁杂的事务性工作中解放出来，让他们把全部的时间和精力投放到企业管理、人才培养和战略决策上。
秘书的事务性工作涉及领导的方方面面，小到接到电话、收发邮件，大到商务接待、组织会议等。
优秀的秘书，不仅能帮领导节省最宝贵的时间，更能协助领导创造最大的工作价值。但无论如何把控工作细节是做好秘书工作的第一步。
秘书小米被领导批评了，因为她在接大领导电话时，语气很不客气。
直属领导给她讲了一个故事，说，之前我做秘书的时候，有一次接电话，对方刚一开口，我就判断出对方是一位姓王的客户，于是我马上直接打招呼：喔，王总，你好，有什么指示。对方非常开心，说没接触过两次，竟然还记得他，十分惊喜。
后来，正好有事需要找这位王先生处理，因为上次的接电话给他留下了极好的印象，我的事情办得很顺利。
直属领导告诉秘书小米，无论是普通同事，还是公司高层，亦或客户，都应该热情对待。还语重心长地对小米说：做秘书是个细活儿，秘书的三大工作是办事、办会、办文，无一不需要和别人沟通。你说过的每一句话，发出去的每一条消息，层层叠叠地构建起了你的职业形象。
你是严谨的、细致的，还是莽撞的、粗心的，都藏着你发出去的每一条消息、你说的每一句话里。
回到办公室里，秘书小米在自己的工作日记上写下今天的收获：笑容满面地接每一个电话。
《老秘书工作笔记》中从日常接待、接打电话、信息处理，到财务管理、商务礼仪、会议组织、公文写作等各个方面详细给大家讲解了细节决定成败的道理。
做好以上工作的细节处理，将是一位小白秘书进阶到合格秘书的必经之路。
而一位合格秘书想要更优秀则需要让自己更高效。
02 用心工作，成为公司人人都需要的哆来A梦
科幻喜剧漫画《哆来A梦》创造的卡通形象机器猫哆来A梦，受主人的托付回到20世纪，借助从四维口袋里拿出来的各种未来道具，来帮助小主人翁化解身边的种种困难问题。
哆来A梦后来成为可以解决各种困难小能手的代名词。
如何才能成为公司里的不可或缺、人人都需要的能干小秘书呢？
作者给我们介绍了三个要素，只要能做到这3点，就能成为公司小伙伴离不开的小能手。
第一点，凡事用心，努力成为领导最值得信赖的助手
例如，你跟领导承诺下午3点时间交稿，那么是4点交稿比较好，还是2点交稿比较好呢？不言而喻，2点交稿，你在领导心目中的分值会高很多。
合抱之木，生于毫末；九层之后，起于累土。信任的积累，从每一次兑现承诺开始。
用心还体现在主动汇报和观察总结两方面。
无论是日常事务性工作，还是遇到制定计划、把控进度以及做出决策，都需要及时与领导主动沟通。
任何工作等着领导安排，领导安排之后还没有下文，或者需要他不停地催促，这样的秘书是迟早会被换掉的。
主动汇报，让领导觉得他的秘书对于工作的态度是积极的、是能把握进度，也是知道问题出在哪里的，是懂得总结复盘的好员工。
最后要做好的是观察总结。中国有句古话是：察其言，观其行。说的是看一个人不仅要看他说了什么，更重要的是看他做了些什么。这样才能总结出合作规律，更于自己更好地展开工作。
第二点，强化沟通力成为上传下达、推动协同作业的高手
将领导的工作指令精准无误地传达到各层级管理者，并促使跨部门之间协同工作，是秘书工作最常见的工作。
秘书在试图按照领导指令推动工作时，会发现上行下未必效，令行禁未必止。与自己一个人干活相比，与另一部门协同难度是2，与两个部门协同的难度是4，与三个部门协作的难度是8。
秘书的沟通能力直接影响了信息的流转速度和效率。
本书直接给了落地方案。
在上传下达时，要保持公正的心态，做好不被接受的心理准备，告诉自己先控制好情绪，把事情的条理梳理清晰；同时为了沟通更精准，还需要提前熟悉各部门的常用专业术说不清，避免出现“鸡同鸭讲”的情况，而影响传达的效果。
在具体协调时，首先需要具备换位思考心态，提前充分考虑到部门不配合的原因和预案；在沟通时，先共情，把情绪调整得很嗨、很愉悦时，再提出要求。
同时书里还明确列出来与高管沟通的六点注意事项：
1、在协调工作之前，与领导明确区分事情的优先级，以利于确保最重要的事情优先完成；
2、重点关注里程碑事件，有张有驰，给别人以空间，让协作有弹性；
3、清晰地划分责任，有利于让协同的部门或团队更加清晰自己的方向；
4、建立信息共享平台，信息公开透明，利于资源及时有效利用，同时减少了沟通时信息的衰减，最大限度地避免了信息的错误理解；
5、创造正向、积极、感恩的沟通文化，避免抱怨、推诿、不负责任的内讧事件发生；
6、注意表达方式，表达力求精准，坚决而温暖，多表扬少批评，不贴负面标签，不搞威胁与“以权压榨”。
协调工作是件高难度的工作，如果能“按图索骥”，一步步地按照书里的提示做好，相信合作起来如同巧克力一样顺滑。
03、善用工具，超越领导对秘书工作的期待
绝大多数的领导会认为秘书的工作并非是创造性工作，如果可以提前做好计划，过程中做好控制和预案，结束后做好分析与总结，这样的秘书会超越领导的期待。
善于办公工具，是秘书创造性工作的“利器”。
工欲善其事，必先利其器。根据使用效率，本书将常用工具分为六大类，并针对每一类介绍了几种非常好用的工具。
这六大类分别是办公软件、转换工具、压缩工具、笔记工具、协同工具以及检索工具。
比如说图表秀。是秘书在做各类报表分析时必备的软件工具，通过组合运用，提供重要数据，为领导做决策提供依据。
比如甘特图。是秘书做项目进度监控、公司重大活动时必备分工图表。
通过六大类软件的熟悉运用，能够帮助秘书高效、准确地完成领导交办的各项工作任务，同时还提供了高含金量的数据分析总结。
同时用心地用好这些工具，不断超待期待，优秀秘书的工作目标。
04、写到最后
因篇幅有限，《老秘书工作笔记》这本书就给大家做一个粗略的介绍。本书的作者十分贴心，不仅集结了12个常用清单，72个常用模板，还给我们设计了无数个真实的工作场景。所以这本书也有”秘书参考答案“的标签。
这本书的价值不仅在于为秘书提供了很多参考答案，更体现了秘书的工作精神，也就是明确了秘书工作的原则和立场。
如果说，工作是一场修行，那么，也请做秘书工作的小伙伴，理当把秘书工作当成一场人生的修行。
