当代秘书业务能力分析（秘书联盟2）

摘要：秘书在一个企业中的地位举足轻重，秘书工作的优秀与否直接影响着领导工作的进度与结果，有了秘书对工作的有效协助，领导与企业才能更顺利地从事经营、管理与发展。而现代社会高度的竞争压力和高速的工作节奏更是对秘书人员提出了更高的工作要求，当代秘书人员不仅需要具备专业知识储备和写作能力，更要能够灵活应对具有极强实践性与挑战性的公关工作。当代秘书需要不断提高自己的办事能力和综合素质，成为一个"多能手"，才能适应时代的发展，更好地胜任自己的工作。本文通过对当代秘书工作者的工作现状分析和秘书工作相关书目中的事例分析，浅谈当代秘书的业务能力。

关键词：秘书业务能力素质

一、秘书工作及秘书史简介

"秘书"，指密切跟随领导，协助领导联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。在我国，秘书一职历史悠久，秘书发展史十分漫长。根据古籍记载，早在原始社会后期我国就已经设有担负着类似今天秘书工作任务的官职，如尧舜时期曾设"百揆"一职，其职责为统领各官属，协助部落联盟首长处理日常事务，就相当于秘书长的工作。随后，夏王朝设置辅臣之官与史官；商朝设立朝廷秘书机构太史察、将史官工作进行分工并出现了简单的文书；周朝设置中央及地方政府秘书机构且秘书职业已逐渐形成了职业个性；秦、汉时期延续两种秘书机构并形成一系列文书工作制度；唐朝设政事堂、翰林院，宋朝设枢密院、翰林学士院与信访机构，且唐宋时期又独创了一些秘书工作制度；元代增设中书省并增加秘书工作制度；明代设内阁文书房及皇宫内秘书机构、增加票拟制度并规范公文字体；清代增设军机处、南书房、奏事处等中央秘书机构，设省、府、县三级地方秘书机构，规定公文书写格式并限定字数。进入现代社会后，秘书职位经历了从官职向社会职业的转变，辛亥时期出现承政厅以及政府文秘；国民政府时期明文规定秘书职责，从中央到地方建立健全秘书工作；新中国成立后建立适合社会主义的秘书工作组织制度；到了当代，已经分化出公务秘书与私人秘书两个不同的工作体系。

从秘书史中可以看出，在秘书一职不断发展演变的过程中，其工作制度不断完善、工作要求不断提高，同时，其地位与重要性也在不断提升，逐渐成为领导乃至国家统治者的左膀右臂，辅助管理着小至企业、大至整个国家的大小事务。自然，占据如此重要地位的秘书工作者们，也需要具备更高的办事能力。

二、当代秘书应具备的业务能力

2.1综合分析能力

综合分析能力是全部秘书工作能力的基础，面对一项复杂的工作任务，秘书需要能够对其进行综合分析，通过调查、汇总信息并对其进行归纳、分析、判断和推理等一系列操作来解决问题。

综合分析能力的形成需要秘书勤于思考并认真学习掌握管理科学、思维科学、系统论、逻辑学等相关领域知识，且需要一定的实践经验。

2.2专业工作能力

专业工作能力指秘书需要掌握其所在工作部门担负的业务职能范围内的各项工作。作为秘书行业的工作者，首先应当具备秘书学与文书学等专业知识，其次，不同部门的秘书应当能够胜任自己所在部门的工作任务。譬如，负责接待客户的秘书需要有一定的敏感性和记忆力，了解客户的习惯、熟悉客户的喜好，在进行接待工作时不出差错。

2.3语言表达与写作能力

在秘书日常的上传下达、接待访客或是洽谈工作中都需要说话，而语言表达的能力不仅与办事的成功率有着直接的联系，更是处理好各种关系的基本条件。良好的语言表达能力要求秘书口齿清晰、态度谦和、措辞得当、表达准确。在《秘书工作案例》[footnoteRef:1]一书中提到一则事例，一香港大客商到某公司商谈投资合作事宜，原本公司已提前做好各方面的安排和准备，结果客商拜访的当天，负责接待的总经理秘书由于紧张，表达不当，在为客商引路时说道"总经理叫你过去"，言辞透露一种居高临下的对客商命令的态度，令客商十分不悦，当天的商谈也因此不了了之，可见正确表达的重要性。 [1: 孙荣等，《秘书工作案例》，复旦大学出版社，2005年，第27页]

公文写作能力则是秘书不可或缺的必备技能，工作中秘书常常需要帮助领导撰写一些公文报告，而良好的公文写作能力则可以使领导如虎添翼。这一能力看似只是简单的写作，却需要秘书具有丰厚的知识积累和高超的逻辑思维能力，需要秘书在实践工作中多写、多练，日积月累方能练就扎实的写作功底。

2.4运用现代化办公手段的能力

随着科技的不断进步，各企业、部门中都已用上各种先进的现代化办公设备，作为当代的秘书工作者，要通过不断的学习来跟上时代的潮流，熟练掌握对各种现代化、自动化办公设备的应用。

2.5调控情绪的能力

作为秘书工作者免不了要跟形形色色的人们打交道，在遇到一些不讲道理的访客或客户而感到气愤时，需要能控制自己的情绪，始终保持礼貌、诚恳地待人。而遇到一些尴尬的场合时，秘书需要能够起到一定的调节作用，恰当利用一些幽默的情绪来缓和气氛。

三、以上业务能力需要秘书具备的自身素质

3.1政治素质

作为秘书，尤其是公务秘书，要坚持正确的政治方向并应当熟悉党和国家的方针政策，无论是在公文的撰写还是日常的工作中都不应背离国家的政治方向。

3.2职业道德素质

在秘书这一复杂的职业中，职业道德素质有许多方面。

3.2.1待人要尊重、平等

秘书需要面对并接待各种各样的人，可无论是遇到腰缠万贯的大客商还是穿着朴素的"普通"访客，都应该统一标准，以礼相待，而不是以貌取人。

中篇小说《秘书长》[footnoteRef:2]中提到一个案例，来到下级单位视察的领导们便衣、步行前往视察单位，负责接待的秘书却以貌取人，认为领导理应是打扮贵气、坐车前来视察工作，而眼前衣着普通、走路走得满身臭汗的来访者绝对不可能是领导而对来访者十分怠慢，先是忙着看报纸，不理睬他们，随后自顾自与家人打起电话，且语言粗鲁、态度傲慢，最后视察的结果自然是很不好，这位以貌取人的秘书也受到了应有的惩罚。 [2: 杨少衡，《秘书长》，2003年第6期《人民文学》]

3.2.2注重道德修养

作为秘书工作者自然需要具备一定的学识，然而道德比学识更加重要，学识也许可以通过学习与锻炼慢慢积累，道德则是一个人由内而外的修养的体现。

杂志《秘书之友》[footnoteRef:3]中曾有一个十分著名的国际上的案例，苏联在准备发射第一艘载人航天器时需要挑选一位"飞天第一人"，于是组织一批宇航员参观飞船，其他的宇航员们都穿着鞋子走进了座舱，而加加林则脱掉鞋子，穿着袜子进入了飞船，这一礼貌的细节令他最终脱颖而出，成为第一位进入太空的著名人物，可见道德素养的重要性。 [3: 兰州大学杂志，《秘书之友》，2007年第3期]

3.2.3忠于职守，保守机密

作为整天在领导身边工作并时常需要处理一些机密文件的秘书工作者，往往会了解到一些公司高层的机密，如公司运营状况或是公司发展战略等等，而秘书虽然掌握了这些情况，却需要严守而不能外泄，否则秘密泄露有可能被竞争对手利用从而为公司带来十分严重的损失。

3.2.4保持清正廉洁

秘书是领导与下级员工之间的"中间人"，难免会遇到来找领导帮忙的下级人员，有些秘书利用这样的机会作威作福，打着领导的旗号向下级人员索要"好处"，这是极其不正确的行为，秘书人员需要具有清正廉洁的素质。

《秘书工作案例与分析》[footnoteRef:4]一书中就记载了一则案例，乡党委何秘书的家庭比较困难，为了让家人生活好一点就想到借着*的名义，去村里向村民们索要土特产，结果在乡里的会议上遭村民举报，事情败露，何秘书也因此受到处分并作多次检查，名誉也受到损害。 [4: 杨锋，《秘书工作案例与分析》，暨南大学出版社，2010年]

3.3知识素质

要有高超的业务能力首先需要有丰富的理论知识储备作为基础，秘书需要具备的知识素质要求秘书横向来看知识面要足够宽广，从专业知识到社会生活知识面面俱到，纵向来看则要有知识的层次和体系，对每方面的知识都掌握得深而透，并保持不间断的学习来不断丰富自己的知识系统。

3.4心理素质

除了以上这些智力因素素质之外，秘书人员还需要具备良好的心理素质，由于工作的复杂性，秘书有时可能会遇到来自上级领导的压力或是来自一些不太友善的客户的刁难，面对这些工作上的不顺利，秘书应该保持强大的心理和坚强的意志力，通过意志的自觉性、果断性和自制性来避免自己心理脆弱从而做出一些过激的行为，始终保持以积极的心态来面对工作中的各种挑战。

结论

综上，随着社会的不断发展，在当今新的社会形势之下，当代秘书正面临着新的挑战和新的能力要求。对此，当代秘书工作者们想要更好地胜任自己的工作，除了需要不断扩充自己的知识储备与不断实践锻炼自己的办事能力，还应该努力加强自身的政治素质、职业道德素质与心理素质，从而辅助提升自己的业务能力，争取把自己的工作做得出类拔萃，实现自身的价值，也为社会作出自己的贡献。