“侦察”
访问的下个步骤是由王室的一小部分人执行“侦察”任务。领导这个团队的是女王的三位私人秘书、三位高级顾问之一，至少是某一位在当年每一天每个地方都露面的人。有些人可能是从公务员、外交部或企业中抽调的。有些则是从皇宫新闻办公室内部提拔上来的。这份工作需要同时具备外交官、宪法律师、公共关系主管、慈善工作者和军队教官的技能，再加上一点男仆的觉悟。“你别以为自己是个大人物。你也是个保姆。”前首席私人秘书迈克尔·阿德恩爵士解释说，带着私人秘书典型的谦逊，“这一刻你可能在给首相写信，下一刻，你可能就在帮一个小男孩拿电脑。”这位私人秘书可能会试图为女王去曼彻斯特的“走出办公室日”找到公民价值观、公益事业和年轻人之间的结合点，同时也在除英国政府之外的15个不同政府之间周旋。私人秘书是女王和所有领地之间的直接联系通道。如果一个政府做了一些女王非常不赞成的事情，比如2003年托尼·布莱尔试图废除大法官的职位，那么私人秘书将与他或她在政府中的对接人联系，解决麻烦。这一切都会尽可能谨慎地进行。私人秘书在所有事情中的最终作用是充当一种不引人注目的润滑剂。
在每次“侦察”之前，私人秘书都会收到东道国政府的行程建议。如果是对外的国事访问，英国大使或高级专员会密切参与。如果是对领地的访问，那么事情就简单多了。皇宫可以通过女王的代表——总督——直接与东道主政府接触。那里通常会有女王幕僚熟识的人。威廉·比尔·赫塞尔廷爵士先是澳大利亚的公务员，后来才加入皇宫，成为女王的首席私人秘书。他回忆起斐济首都苏瓦等地截然不同的气氛说，“我已经开始觉得斐济是我的家了。”他解释说，从长期任职的总理拉图·马拉到市长和《斐济时报》的编辑，每个人都已经成了我的老朋友。
无论去哪里，女王和公爵都会在行程的早期阶段仔细查看行程表，并给出适当的建议。例如，1979年女王和菲利普亲王计划访问非洲时，赞比亚政府非常热衷于在整个行程中加入一个“狩猎日”。作为负责那次旅行的私人秘书，比尔·赫塞尔廷受命把女王想要有一个真正的“休息日”的意思传达出去。“我说，女王陛下和殿下都不想出去狩猎，但都愿意在舒适的环境中度过一天的宁静时光，而不必受到主人好意而精心的照料。”他说。
随着岁月的流逝，女王渐渐上了点年纪，赫塞尔廷会努力在日程安排上多留一些空白，尽管他发现她并不喜欢这样做。他解释说，后来我经常试着让行程轻松一点。“但女王和公爵都更喜欢在访问时全力以赴，不管行程有多长时间，等到结束后，再回到温莎、桑德林汉姆或巴尔莫勒尔度几天假，放松一下，恢复一下，而不是在长途行程中断断续续地休息。我们经常会在长途旅行中安排出一两天，没有任何预约或活动，但我想两位大人都认为赶紧工作然后回家更好。”
除了私人秘书，“侦察”团队里还会有一名警官和一名新闻官，他们需要从自己的角度规划行程的每一步。女王的侍从官也经常被邀请参加。他通常是某位有前途的年轻官员，从女王的三个服务人员中轮换挑选。在整个访问期间，他都将穿着制服陪在女王身边，当她的眼睛、耳朵和——更常见的是——双手，接受并登记礼物，检查时间安排，在人群中为女王开道。乔克·斯莱特爵士在1968年至1971年间就是女王的侍从官。他回忆说，在女王1969年前往挪威之前，他被派去检查日程安排。她将乘坐皇家游艇前往那里，在设得兰群岛停留，在那里参观当地产品的展会。斯莱特仔细地检查了每一个细节，询问了爱丁堡公爵将获赠一双射击长袜的安排。他甚至被介绍给一位还在编织礼物的老妇人，她着急地想知道自己应该在什么时候献出礼物。斯莱特向她保证，他会在适当的时候冲她眨眨眼，还写了个备忘录。到了那一天，他真的这么做了。“我还没来得及拦住她，”他回忆道，“她就冲到菲利普亲王跟前，大声说：‘这是你的袜子！’”
如果女王要宴请（通常都会），那么侦察团队里还会有王室御用的高级人员，比方说女王的大厨，去检查烹饪设施、陶器、供水乃至一切。焦急...
某个英联邦国家驻另一个英联邦国家的大使，被称为高级专员。
