律师事务所的数字资产如何实现从0到1？

随着数字经济时代的到来，越来越多的律师在讨论数字化转型，但对如何实现数字化转型却鲜为人知，业界缺乏成功的实践经验。笔者结合15年的律所主任管理经验和持续三年对法律行业数字化的追踪研究、实践探索，总结一些经验和思考分享给同行。

一、律师数字资产的定义

维基百科对数字资产（digital asset）的定义是指企业或个人拥有或控制的，以电子数据形式存在的，在日常活动中持有以备出售或处于生产过程中的非货币性资产，是经过二进制编码的任何被授权使用的文本或媒体资源，包括文本内容、图片和多媒体。

1995年，比尔·盖茨在他的书《未来之路》（The Road Ahead）中提出：未来的一切：图书、音乐、电影、照片等等，都将“数字化” (go digital)。

1996年，美国学者尼葛洛庞蒂在他的书《数字化生存》中提出：人类将会生存于一个虚拟的、数字化的空间中，在这个空间中人们应用数字技术从事信息传播、交流、学习、工作等活动。

律师事所务的数字资产按不同维度划分成不同的类型，按数据来源可分为内部数据和外部数据。内部数据是指律所运营管理过程中产生的数据，内部数据主要包括：

1、客户数据 。包括客户名单、联系方式 、服务记录、收费记录、客户合同等；
2、业务数据。包括归档案卷、在办案卷、法律文书等；
3、律师数据。包括律师简历、证照、个人文档等；
4、运营数据。包括事务所财务、人事、行政等数据。

外部数据则主要包括两类：

一类是数据公司提供的数据。比如案例法规数据、企业和个人 信用数据、法院公开的案件流程信息和法官信息等；

另一类是法律知识数据。比如期刊、著作、实务文章等跟律师业务相关的数据。

无论律所的规模大小、成立时间长短，每个律所都有数字资产，这些数字以图片、音频、视频、文档等形式存在，包括律师从成立到运营过程中的各类活动照片、培训的音频视频、合伙人会议纪要、律所管理制度、合同台账、财务账册、利冲实批、盖章记录、律师档案、文书范本等等，这些就是律师数字资产的最原始的数据。数据是数字经济时代最重要的资产，堪称是数字时代“石油”，未来的商业竞争，数据将是非常重要的竞争要素。在传统竞争模式下，律师事务所之间的竞争主要是人才的竞争，律师是主要的甚至唯一的竞争力， 但在数字时代，律所之间的竞争，除了律师之间的竞争，还有律所数字化能力的竞争，数字化能力是建立数字资产管理的基础之上的，而数据是数字资产管理的原材料，因此，将律师事务所沉睡的数据进行挖掘、管理是律师数字资产管理的主要任务。

二、律师数字资产管理面临的挑战

尽管律师每天都在与各类数据打交道，每天在生产各种各样的数据，但律师事务所却没有对这些数字资产进行管理，律师的数字资产存在严重的闲置、浪费。律师事务所的资产管理将面临严峻的挑战：

一是管理体制的挑战。中国律师的管理体制大同小异，除了少数规模化的律所和精品化的专业所采取一体化的管理体系外，大多数律所都是个体户联盟的管理体制。在这种体制中，每个律师就像独立经营的个体工商户，只不过他们都挂靠在某一律所品牌之下，律所类似于专业市场的集散中心。律所对律师的管理仅限于必要的业务审批、证照管理。律所却对律师及其工作成果不享有支配权，更不享有所有权。律师由于缺乏一体化的中央管理体制，每个律师形成了一个个数据孤岛，数字资产也只能存储在律师个人电脑中的沉睡资产，难以发挥价值。

二是人才结构的挑战。律师事务所人才结构单一，除了少量的行政后勤、人事财务等支持人员，律师事务所的人才都是法律专业人才，这些人才甚至来自于同一个学校，律师事务所人才结构呈现单一性、等级化和同质化的状态，面对复杂多变的经济形式，尤其是数字经济对各行各业的全面重塑，律师事务所这种人才结构难以应对社会和经济变革带来的种种挑战。也正是因为如此，欧美的主流律师事务所均采取了多样化的人才策略。事务所除了律师之外，还有大量技术、市场、客户、人力资源等专业人才，也有专业的管理人才。中国律师事务所之所以面对数字化的变革反应迟钝，其人才结构是主要的制约因素。

三是业务模式的挑战。与金融服务、医疗服务等专业服务不同，传统律师业务模式中，律师既是业务员，也是服务员，客户对个人能力的信赖大于对组织能力的信赖。相对于律所品牌建设，律师更注重个人品牌建设和个人资源的维护。律师往往将客户资源、知识经验作为个人资源进行维护，律师之间的合作也往往局限于个案合作，有些律所也在试图搭建内部市场，为律师之间的业务合作搭建平台，但目前鲜有成功案例。只有极少数的律所做到将客户资源、知识资源与律师个体进行分离，而形成了属于律师事务所的公共资源。这些公共资源既包括客户，也包括知识，律师事务所依托公共资源为律师赋能。但既便在这样的律所，也普遍存在律师和律师事务所两层皮的状态。律师的这种业务发展模式限制了律师事务所数字资产的规模化形成，使得律所难以实施的数字资产管理。

三、从0到1构建律师资产管理体系

律师事务所的数字资产管理将一个漫长而浩大的工程，越早启动数字化资产管理越好， 数字化资产将成为数字经济时代律师事务所的核心资产，也将成为律师事务所参与市场竞争的利器。律师事务所要从以下几方面入手:

1、 制定数字资产管理制度

大多数律所都建立了档案管理制度，但数字资产管理与传统的档案管理有着根本的不同。传统的档案管理，主要目的是为了落实行业规范管理要求，对需要强制归档的业务档案进行归档。律所传统的档案管理存在以下问题：

（1）档案不完整。目前律所的档案管理一般只涉及诉讼类案件结案案卷的归档，而对非诉讼业务档案缺乏统一的管理。

（2）档案缺乏集中管理。虽然律所有档案管理制度，但执行不到位，在律师师行业的松散管理文化体制下，律师的业务档案往往独自保管。

（3）档案电子化成程度低。律所的信息化基础薄弱，而档案的电子化需要投入大量的人力和物力，需要技术的介入。

（4）档案利用制度不完备。当前律所的档案管理主要是基于“强制规范”驱动，而不是基于档案的“价值管理”驱动，故律师的档案利用制度是缺失的。档案成为了沉睡资产，没有发挥可利用的知识价值。数字资产管理则要彻底转变档案管理的传统做法，借助数字技术，对律师的业务档案进行价值管理，让律师的业务档案不仅能实现规范化的管理，还能实现知识的价值。

数字资产管理制度包括数据采集、数据权限、数据使用、数据安全等整制度体系。律师资产管理面临三大难题：

一是工作平台问题。律师工作独立、文档分散，律所缺乏将所有律师连接在一起的工作平台；

二是激励机制问题。律师缺乏向律所上传其业务文档的动力；律师的工作文档是律师非常重要的智慧资产，是律师的经验结晶，现行的律所管理制度的律师智慧资产的利用缺乏激励机制。

三是安全保障问题。律师的业务档案多数涉及客户保密信息，数据安全和数据保密是数字资产管理的核心支柱。律师事务所的数字资产管理制度需为解决这三大难题提供制度保障。

2、搭建数字技术平台

过去三十年，技术的飞速发展推动了律师办公方式的转变，个人电脑的普及、互联网的发展和通讯工具的变革，使得律师从传统的纸笔办公时代转到了无纸化办公时代，从线下办公转变线上为主、线下和线上相结合的状态。办公方式的转变，为律师事务所的数字化管理奠定了良好的基础。然而，纷繁复杂的技术工具，渐渐改变了律师的工作方式，但对律师的工作效率提升却帮助不大，部分工具甚至成为了律师的负担，主要原因有两方面：

一是不同工具兼容性差。律师使用的各类工具相互独立、互不兼容，比如利冲审查、协同办室、邮件管理、即时通讯、数据查询、文档管理等都有不同的工具，各类工具之间缺乏互联互通性，律师需要在不同工具平台进行切换，这不仅不利于律师工作数据的集中收集管理，也不利于提高律师的工作效率；

二是多数工具与律师工作场景不匹配。虽然可供律师使用的工具越来越多，但大多数工具都是通用型办公工具， 与律师的实际工作场景的匹配性差。比如传统的项目协同工具无法满足律师案件管理的需要、常规的客户管理系统也无法满足律师对客户管理的需求、习惯于独立作业的律师很难从协同办公工具中体验上协同带来的价值。要改变目前目前律师使用工具的这些困境，需要重构律师事务所的技术平台，而数字化技术为律师所事务所重构技术平台提供了很好的契机。

数字技术与传统技术的区别之中最为显著的一点就是数字技术更加智能化。传统技术也就是传统信息技术，包括计算机技术、互联网技术；数字技术是在传统信息技术和新一代信息技术基础上发展起来的，是人工智能、大数据、区块链、云计算、物联网等技术的总称。数字技术的发展为各行各业的数字资产管理提供了基础条件，其中大数据技术提高了数据采集、数据清洗、数据挖掘和数据应用的能力，人工智能技术通过构建机器学习、深度学习算法模型从海量数据中自动学习知识，让工具变得更加智能。云计算技术则大幅度降低了企业的数据存储、迁移、调用的成本，并且大幅度地提高数据使用的效率。区块链技术对数据安全、数据权利认证、数据加密、数据资产交互提了强有力技术保障。随着数字技术的发展和广泛使用，传统信息技术的数据孤岛、工具不兼容、信息化成本高等问题将得到根本解决。

律师事务所要实现有效的数字资产管理，在传统信息化系统的基础之上建构数字化技术平台是非常必要的，具体来说，律师的数字化技术平台要集中实现以下功能：

（1）协同办公。协同办公主要实现立案审批、盖章开票、任务协作等，主要解决律师与律师之间，律师与律师之间的协作问题，目前大部分协同工具能实现这些功能。

（2）数据查询。律师工作中需要查询大量的数据，包括案例、法规、法律论文、工商信息、法院公告信息等等，这些信息一般都是由第三方数据平台提供，律师需要从不同的数据服务公司获取这些信息，也有个别工具软件整合了第三方的数据，将其嵌入协同办公系统。

（3）客户管理。客户的重要性对律师是不言而喻的，但律师的客户管理做得都很一般，各类软件供应商也未能开发适合律师的客户管理工具，故将客户管理纳入律师的数字化管理平台显得尤为重要，客户管理包括账单管理、服务日志、客户维护等各个板块，通过客户管理工具，让律师不仅对客户的价值能够精准管理，也有利于让无形服务有形化，提升客户体验；

（4）案件管理。全国三千多家法院都已建立的智慧法院系统，司法系统越来越多的工作在线上完成，这对律师的案件管理的提出了更高的要求。案件管理系统的专业性非常强，目前没有市场上并没有看到专业的律师案件管理系统， 故律师的案件管理系统的构建需要长时间的努力。

（5）知识管理。律师是典型的知识服务商，知识管理是技术赋能律师的最重要的任务，也是律所实施数字资产管理的主要目的，但如何实施知识管理一直是行业的痛点，目前尚无行业通行的解决方案，这是律所的数字化管理平台需重点突破的地方。

律所的数字技术平台以上功能并非独立存在，而是密切相关的，律所传统的办公工具，已经基本解决了律所协同办公和数据查询的部分功能，但尚未解决案件管理、客户管理和知识管理等核心功能，律师并没有真正体验到数字技术的价值。律所要实现数字资产管理和数字化转型，需要彻底改变基于传统信息技术构建的信息化系统，将旧系统改造成基于人工智能、大数据、云计算、区块链等新一代信息技术驱动的数字技术平台。

3、建立数据合规管理体系。

数据合规已经引起各界的重视，也有律师开始为客户提供数据合规服务，但律师自身的数据合规却没有引起律师事务所的重视。律师基于职业属性，律师的大部分数据都涉及保密信息，律师事务所数据不仅是包括律所运营产生的数据，比如行政、财务和人事数据等等，也包括律师服务客户过程中产生的数据，比如客提供证据、交易文件和涉及个人隐私的数据。律师的数据合规管理既是律所运营管理之必须，也是其服务的客户之要求。

律所的数据合规管理需包括以下三大方面的内容：

（1）权属界定。律师事务所的数据来源主要分成三部分：律所、律师和客户。律师事务所需针对不同的权利来源对对数据的权属进行界定，对来源客户的数据需遵循严格与客户的约定和执业规范的约束。对属于律师个人的数据则需要建立律师数据权利的认定和使用机制，而律所层面则需加强律所数据生产和运营能力，构建律所强大的数据湖，律师事务所需建立清新的数据权利界定规则，并根据不同的权利来源进行分类管理。

（2）安全保障。数据安全包括数据存储、数据隐私、数字备份、数据迁移、数据脱敏、数据加密等一系列机制的组合，旨在防止数据泄漏、数据丢失、数据滥用等行为发生，律所应建立一套完整的数据安全标准和技术保障体系。数据安全技术随着数字技术的发展而发展，律所的数字技术平台要确保采取最先进的安全技术以保障数据安全，避免安全引发的事故。

（3）使用规范。数字资产管理的最终目的为了更好利用数据资产，律师事务所数据使用率低下，原因是多方面，主观上律师不愿意分享数据，客观上律所缺乏数据利用的机制保障。这套机制包括权限管理、利益分配、技术保障等。为促进律所的数字资产的使用，律所需要针对律师个人的资产建立激励机制，比如为律师建立个人数字资产账户，对其的数字资产进行积分管理，并针对该等积分设定相应的权益。此外，对数字资产的使用建立规范标准，确保数据的使用是经授权且是合规的。

数字化转型是一个长期且系统的过程，不可能一蹴而就，数据是数字化转型的基础，数字化转型应该从数字资产管理开始。而数字资产管理包括数字资产的界定、搜集、整理、清洗、分配和流通等，数字资管理既需要变革制度体系，也需要升级技术系统。