开始一项学习或者工作,却总是干扰不断,导致效率极其低下?想要改变却无从下手?不用焦虑了。弗朗西斯科·西里洛在他的《番茄工作法:有效地使用每一点时间和脑力》一书中,为我们提供了一种简单且有效的时间管理工具:番茄工作法。可以帮助我们轻松地提高自己的时间管理能力,从而顺利的达成自己的工作目标。
接下来就让我们一起走进《番茄工作法》,了解一下番茄工作法。
一、番茄工作法源自于作者在1987年一次无意的发现,完成于1992年。1987年9月的一个下午,作者在一个度假屋里纠结于自己的社会学书本的第一章内容,因为几周后就要考试相关的内容。可是望着眼前的任务,作者却怎么也静不下心来学习。无奈之下,作者给自己提了一个简单的小要求,那就是:静心学习一小会儿,哪怕只是2分钟。
于是作者拿了一个番茄型形的厨房定时器,设置为2分钟,并上紧了发条。
神奇的是,作者在那2分钟里,内心出奇的平静。几经尝试,这个简单的方法帮助作者重新获得了内心的掌控力,顺利通过了那次考试。得益于那个番茄型的定时器,因此作者把这个方法称为“番茄工作法”。
随后的多年里,作者不断地思考、使用、完善番茄工作法,到1992年的时候,番茄工作法真正诞生;不过,作者对番茄工作法的思考与完善从没有停止。
二、保证“番茄工作法”的仪式感,是发挥其效果的保证。为什么我们的工作过程总是那么的不顺利,导致我们的效率低下?就是因为我们的大脑频繁的在各种任务之间来回切换。
加州大学洛杉矶分校塞梅尔研究所神经学家在《大脑革命》中提到:
与电脑程序的多任务切换不同,我们人脑的注意力切换需要更长的时间来关闭和启动。每次注意力的切换,我们大脑的额叶处理中心需要激活不同的神经回路。
这样,在大脑频繁的切换当中,我们的精力就被额外的消耗,导致工作效率降低。
密歇根大学心理学家大卫·梅耶发现,与单任务处理过程相比,大脑的多任务切换过程使效率降低高达50%。
那么,如果我们能够避免自己注意力的频繁切换,在一定程度上我们就能够让自己更投入,提高自己的工作效率。
刚好,番茄工作法能够避免我们注意力的频繁切换。
番茄工作法的准则:“番茄时间”不可分割、不可中断。即在一个番茄时间里我们只做一件事。正好避免了我们注意力的频繁切换。
因此,保证番茄工作法的仪式感,按准则完成一个完整的“番茄时间”,才能够发挥番茄工作法的效果。
三、简单的三步,让你正确的使用番茄工作法。制定每日工作计划。
所需工具:一个定时器;一张“今日待办任务”的表格。
表格抬头:时间、地点。内容:今日待办任务。具体内容如图:
1、将定时器设定成25分钟,开始第一项任务。
在这25分钟之内代表纯粹的工作,不可打断这个“番茄时间”,也不能分割。当定时器响起时,在这项任务的后面画一个“×”,代表自己完成了一个“番茄时间”,然后休息3-5分钟。如果中途被打断,则这个番茄时间作废,从新开始。
如此循环,4个番茄时间为一组。完成每一组后,可以休息15-30分钟。当一项工作完成后,就划掉它。如果完成一项工作后,当前的番茄时间还有剩余,则用剩下的时间进行复盘,直到定时器响起。
2、如果在一个番茄时间内遇到干扰,尽量往后推。
当内在干扰出现的时候,在当前任务的后边画一个撇号;当外在干扰出现时,在当前任务的后边画一个“-”。代表自己觉察到了它,并且接受了它。然后根据紧急情况分类:
紧急需处理的,把它记到“今日待办,紧急”一栏,接着继续当前的番茄时间。等当前番茄时间结束后,再进行处理。
不是很紧急的,把它记到活动清单上,标明最后完成日期,继续当前番茄时间。对于此类不是很紧急的,尽量往后推,不要让它影响当前甚至今天的工作。
可当今天工作完成后,简单计划一下什么时候处理,或者当成明天的待办事项来对待。如果一段时间后,感觉某项任务不重要了,也可以把它从活动清单上划掉。
非常紧急的,不得不马上处理的,则当前番茄时间作废。
就一个原则:保证番茄时间的完整性、专注于当前的工作,培养自己的专注力。
3、每天工作结束后,分析每天的记录数据,不断优化调整。
分析自己在每项工作上所耗费的总的番茄时间;出现的干扰类型、次数及处理方式。
思考哪些任务更加重要,哪些不重要可以推迟或者删除,及时调整第二天的计划;哪些工作可以优化流程,减少番茄时间;哪些可以合并到一个番茄时间内完成。
然后预测第二天的工作完成流程与时间。在不断地记录总结、分析、预测中优化自己对工作节奏的把握,提升自己的专注力。
结语:番茄工作法的原则是不可分割、不可中断。利用充满仪式感的时间流,尽量屏蔽各种干扰,保证我们专注于当前的工作。通过不断地实践、反馈、调整,逐步培养我们的专注能力,改善自己的工作状态。
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