八个步骤,建立开放空间,打造高绩效系统

八个步骤,建立开放空间,打造高绩效系统

首页角色扮演开放空间更新时间:2024-04-30

先做出理想预期,然后如期收获完美绩效,这种按“计划”产出“结果”的状态,是很多企业管理者梦寐以求的期望。

然而,真实的世界却永远无法支持这样的理想状态。疫情与战争对世界大格局的改变,技术创新对行业规则的颠覆,不同世代价值观的巨大差异,人才流动与更迭的驱动力变化,所有的一切,都让“控制”变得越来越不可能。

那么,在只有变化本身是唯一确定因素的大背景下,如何才能获得高绩效的成果呢?

在《乘浪者:高绩效组织的领导力》一书中,被誉为“开放空间技术之父”的哈里森·欧文向我们展示了这样一群人:

他们总是与变化的时代同频共振,他们总能不断抓住机会,他们的绩效水平一直很高,他们的项目往往能够在极短的时间内完成,而且卓越程度令人难以置信。

哈里森·欧文将这群人命名为“乘浪者”。作为组织管理与变革的资深国际专家,哈里森·欧文认为,在数字化时代大背景下,领导者要首先成为乘浪者,才能拥有真正高绩效的组织,创造高绩效的成果。

《乘浪者:高绩效组织的领导力》这本书中,哈里森·欧文总结全球数十万次开放空间活动的经验,总结出了驾驭组织的新领导力,接下来,我们就一起来看看,这究竟是一种怎样的领导力,如何才能拥有这样的领导力。

一、每一个人都有机会成为乘浪者

“乘浪者”的形象来自冲浪世界。设想这样一个画面:

海面上波涛汹涌,海底搅动、海风吹袭、潮汐等各种复杂力量交融,使得海水无序而随机地涌动,冲浪者站在冲浪板上,乘着波浪,正疾驰而下。穿过波浪的那一刻,我们看到的是冲浪者与波浪、冲浪板浑然一体,激起的巨大浪花被远远甩在身后。

我们所说的“乘浪者”,正是这样的一群人:他们拥有顺应潮流的能力,当其他人看不到任何可能性、甚至只能看到灾难的时候,他们却总是保持着好奇心,并不断地抓住机会,披波斩浪,逆风而行。在他们身上,有着以下几方面的特点:

1、乘浪者从来不是一个人,也不把自己置身于等级制度的顶端,而是与同伴们围坐在一个圈子里。他们对事业的热情和责任激励并团结着其他人,各种积极力量与资源被融合为一体。

2、乘浪者看重计划的重要性,但更清楚计划只是一张地图,而不是真正的领土。在他们看来,地图是必须要有的,但决不能被置于优先地位。

3、乘浪者明白逻辑的好处,但更知道总有不合逻辑的事情会发生,看似反常的现象往往张蕴藏着巨大的力量。

4、乘浪者工作非常努力,会对有热情的事业上投入惊人的时间和精力,但他们有时也会暂时放手,将任务清单和目标搁置一边。

5、乘浪者以获得卓越绩效为终极目标,他们是“高绩效系统”的打造者,在任何时候都会胜过竞争对手。

在我们身边其实不乏这样的乘浪者,他们的秘密就在于:他们深刻认识到这个世界的自组织性质,并敏锐地意识到自身力量的局限性。他们深知,任何试图控制波浪的行为,都只会带来灾难性的打击,因为这个世界从来不是封闭而可控的。

二、摆脱封闭系统骗局

为了打造一个高绩效的管理系统,企业管理者投入巨大精力去防止出现不受控制的变量,每当遇到意想不到的问题,所采取的应对方案则往往是采取更严格的控制措施。这是一种古老而备受推崇的“问题/解决方案”模式。

必须承认,当变量已知并可控的情况下,如果没有其他因素影响,这一模式是非常有效的。对于企业管理者来说,只要能有效封闭系统,摆脱偶然性和不确定性带来的困扰,就可以通过这样的模式来实现组织的高绩效。

然而,现实生活中却几乎没有什么事情是非常确定的。我们做好的计划之所以常常会落空,就是因为系统内部或邻近环境随时有可能发生变化,而这些看起来微小的变化,则很可能会对系统产生巨大影响,这就是我们身边的“蝴蝶效应”。

所以说,所谓的封闭系统就是一个骗局。

美国心理学家、哲学家肯·威尔伯有一句著名的话:“每个内在都有其外在,反之亦然”,他据此提出,当思考一个系统及其组成个体时,应该使用“四象限模型”,指引我们关注表面之外的一切。

“四象限模型”大大增加了系统思考的难度,因为情感、文化、意识形态等难以量化的因素,构成了系统分析的真正问题,而它们又往往对系统功能起着重要作用。事物的普遍联系性,加上变化的快速复杂性,会为实现高绩效设置多重障碍。

在这种情况下,如果把创造高绩效系统的希望,寄托于自身“发现问题并解决它”的能力,就很容易陷入古希腊神话中的西西弗斯困境:当把“组织功能障碍的石头”推向山顶以寻求解决方案时,它往往会以更大的力量返回,并伴随一系列全新的不可预见的问题。

那么,如何解决这样的困境呢?从一些反常现象中,哈里森·欧文发现了解决问题的根本力量。

三、在反常现象中发现开放空间的力量

1995年,一支由建筑师、设计师、公共关系人员和安全专家等组成的23人优秀团队,正在为1996年亚特兰大奥运会地球村项目努力工作着。他们用10个月时间设计的造价2亿美元的展馆,很快就可以动工了。

然而这时,公司突然通知他们,由于奥委会对他们的设计印象非常深刻,所以邀请他们把这座建筑从原计划的地球村边缘位置搬到正中心。

对于任何组织来说,这都是一个绝佳机会,因此没有人会拒绝这样的邀请。但是,对于23人团队来说,这却是一个巨大的难题。

因为,从地球村边缘移至中心区,每天游客会从5 000人提至75 000人,这意味所以建筑设计必须重来。可是,离场馆启用只有不到7个月时间了,要完成新的设计,还要完成建造施工,这简单太天方夜谭了,要知道,之前仅设计方案就用了整整10个月。

所以,当设计团队被邀请到一个会议室,准备用两天时间来研究如何解决问题时,在那间没有领导、只有23个参与者和一圈椅子的会议室里,他们的焦虑变成了纯粹的愤怒,这种愤怒几乎无法平息。

然而,在接下来两天的时间里,这间会议室里发生了超出所有人想象的事情。

在刚开始的一个小时内,小组成员已经确定了他们面临的所有问题和机会;一个半小时后,他们已经分别参与到不同的小组中,去解决各自面对的问题了。

接下来,所有人看似无序地从一个小组转移到另一个小组。小组在不断*,对话在持续进行,一个个问题引发一场场高效的头脑风暴,辛苦工作的人们时不时激烈争论,可又时不时爆发出笑声。在会议室外的局外人看来,这个现场绝对可以说是一片混乱。

第二天下午5点左右,会议室里突然安静了,所有活动停止了,一个新的设计被创造出来了!面对一个新的设计图纸,负责展馆的公司高管简单无法相信,他控制不住地喃喃自语着:“这是魔法,这是魔法。”毫无疑问,在这两天时间里,这23个人的活动已经构成了一个高绩效系统,在没有议程、没有领导、没有分工培训的情况下,他们仅用一个半小时,就从愤怒、混乱的状态快速进入积极高效的讨论中,两天时间完成了之前10个月才能完成的工作,生产效率提高150倍。

类似的高绩效系统其实并不少见,只是它们常常不被注意到。因为,它们很少出现在我们期望的地方,也不会在我们希望它们出现时出现,更不会在我们计划它们到来时出现,而是常常是以某种奇怪的反常现象,出现在企业结构及运行过程中。

那么,这样的高绩效系统有没有规律可循呢?答案是肯定的,因为上述案例的神奇一刻,就是开放空间技术的应用效果。

四、建立开放空间的八个步骤

对于那些不熟悉开放空间技术的人来说,会认为它很简单。在表面上看来,只需要邀请一群对复杂议题有共同关注的人,大家围坐成一圈,创建一个公告栏,开放集市,然后开放空间就可以开始运行了。

其实不然。建立一个真正的开放空间,需要以下八个步骤:

1、开始之前做好功课

首先,要问自己真正关心的是什么,以此弄清目标的本质;其次,要梳理过程中需要什么,除了资金、物质等必要资源外,最重要的是人员。

2、发出邀请

应该邀请的人,是所有关心此事的人。要注意任何邀请都有风险,也许会有被邀请的人不来,没关系,这可以确保来的人确实是因关心而来;也许会有不受欢迎的人出现,没关系,这可能会让团队被激发出意想不到的能量。

3、来到圆圈

圆圈可能是真实的用椅子围成的圆圈,也可能指一个思想的圆圈,总之它是一个圆圈。在圆圈中,所有同事都在视线范围内,有限连接点最多,沟通潜力最大,而自由、开放、快速的沟通是自组织系统的命脉。

4、欢迎热情、负责和真正的领导

热情是创造力的源泉,关心才会真正自愿承担责任。只要邀请热情和责任,真正的领导就会大量出现,每个人都是领导者,领导职能随时可能从一个人传递到另一个人。

5、牢记“四大原则”

原则一:来的人就是对的人。关心是关键因素,只要他们愿意来,就是对的人。

原则二:发生什么就是当时只能发生的事。有意识地关注当下,每一点发现都会有所帮助。

原则三:无论何时开始都是适当的时间。公布的时间表和实际会有区别,没关系,创新和创造力不会根据时间表而来。

原则四:结束的时候就结束了。该结束就结束,不要浪费时间。

6、遵守“双脚法则”

任何时候,如果你既没有学习,也没有贡献,那就应该用双脚去到一个更有成效的地方。这会让我们将注意力集中在真正关心和有意义的事情上。

7、保持“悲伤疗法”

当自组织系统结束,要通过“悲伤疗法”结束一个周期,开始新的旅程,而引导“悲伤疗法”的过程是“乘浪者”的一个重要工作。

自组织中的“悲伤疗法”会经历六个阶段:震惊和愤怒、否认、回忆、绝望、开放空间、愿景,然后重获新生,回到起点,重新从邀请开始。

8、使系统正式化

在有边界的情况下,正式系统确实非常有用;而且对于客户和新人来说,也确实需要一张地图。所以,将成熟的自组织系统正式化是一个必要环节。

不过,在企业正式化(制作地图)过程中,要注意维持系统功能所必需的正式结构和程序越少越好,同时要考虑自组织力量发挥作用时涉及的结构和程序。

五、驾驭自组织,做真正的乘浪者

自主管理、自组织是宇宙万物运行的基本法则,也是高绩效组织的底层逻辑,更是优秀企业领导者应该善借的自然智慧和原始力量,而开放空间技术就是自组织力量发挥作用的一个有效载体。

现在,我们可以沿着“乘浪者”的成长步骤到达海边,开始第一次乘浪了。不过,不要试图第一次就去乘“冠军级别的浪”,可以先从小事做起,比如在员工会议上使用开放空间技术,比如通过邀请而不是分派来组建团队。

当我们可以有效利用自组织的基本力量,实现单靠自己的力量和智慧永远无法实现的目标时,我们就成为一个真正的“乘浪者”,在我们打造的高绩效系统中,一项不可能的任务可以在难以置信的时间内完成,而参与其中的人们,都非常享受他们所做的事情。

那个时刻,真正的“乘浪者”,可以挑战巨浪了!

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