秘书工作研究 | 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

摘要：文秘工作的质量和水平在很大程度上影响着办公的效率与质量。本文从提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则、专业素养以及重要策略3个方面进行了探讨。

关键词：办公室文秘；工作质量与水平；策略

在很多企业、机构中，办公室处在中心地位，其承担的工作不仅种类多，而且数量非常大。办公室工作不但要严格遵守上级的命令与要求，还应当对下层工作人员的情况进行全面的了解。在政府、企业内部承担着事物处理的工作人员，还要具备良好的沟通能力与调节能力。就文秘工作人员来说，他们应当确保工作的质量与水平，才能促进所在企业单位的稳定运行与发展。

（一）重要性。在企业中，办公室是管理、行政工作的主要场所，承担着各种行政管理工作，工作量非常大，不断要向上级汇报各项工作的开展情况，还要向下级明确、及时地传达上级的命令与任务，要做好每一个细节的工作。此外，办公室不但要协调好企业中各项工作、工作人员之间的关系，对外还要做好沟通交流与经济交易等工作。所以，文秘工作人员工作的质量、水平与企业内部管理工作密切相关，企业应当高度重视文秘工作质量、水平的提高。

（二）原则。在企业、政府中，文秘是十分重要的工作，文秘工作人员应当严格遵守所在单位规定的工作原则，通常的原则有：1.严格执行上级的命令，保持上下级间良好的沟通，协调好上下级之间的关系，促进企业的有序运营。2.努力提高自身的专业能力与职业素养，根据实际情况对办公室工作进行有效的安排，进而提升办公的质量与效率。3.严格遵守职业道德规范，面对复杂、繁重的办公室工作，应当时刻保持认真、耐心的态度，根据单位内部规定的办事制度开展工作。

（一）严格遵守公司的制度。身为一名办公室文秘人员，其最基本的职业道德就是应当严格遵守公司内部的相关制度。尽管文秘工作非常繁重，但是一定不能迟到、早退。文秘工作人员应当尽量提前到办公室，为自己当天的工作做好规划，提高对工作的把握，如果是匆忙赶到办公室，而领导已经完成了任务的布置，这样就会使得自己工作时手忙脚乱，进而导致工作中发生失误，进而影响了办公室整体的办公效率与质量。此外，文秘还应当充分利用琐碎的时间，对手中的文件资料进行整理。

（二）做到以大局为重。身为一名文秘工作人员，应当时刻以大局为重，以公司利益为中心开展工作，凡事应当站在公司大局角度上进行考虑，不但要承受巨大的工作压力，还要能够忍受委屈，用于面对挫折，一定不能假公济私。

（三）提高办事效能。效能是评估办公的最终标准，倘若一名办公室文秘一天中做了大量的工作，但是却没有办好，就可以说没有办事效能。效能注重的是质量。

1.办公时应当时刻保持着积极性与热情。文秘具有较高的工作激情，可以促进工作的有效开展，做事不用心，质量自然会降低。例如文秘人员接到帮助领导撰写发言稿的任务，如果文秘人员具有较高的文字功底，自然可以快速完成；但是，如果没有相应经验，很有可能使得发言稿不符合演讲时的要求或者情境。所以，应当注重写作质量，不要盲目下笔，提前做好准备，并理清领导的要求，不能盲目热情。

2.对自身知识进行不断地更新，以便更好地解决问题。在企事业单位发展过程中，其经营思想也在不断更新，文秘人员也应当时刻关注最新的发展动向、新政策，及时了解办公方式的变化、对文秘的新要求，以便更加有效地解决问题。

（四）提高办事效率

1.做好与上级的沟通。文秘工作人员应当能够及时落实领导的命令，但是也应当具备活跃的思维与主见，对于职责范围内的事情理应全盘接受，具有更好建议或者问题的应当及时与领导沟通，尽量避免工作中的失误。

2.应当有计划地开展工作。文秘工作人员每天都有新任务，这些任务大多数比较复杂，并且具有很强的时效性，有时还会有突发工作，不能发生重复、遗漏的问题。所以，办公室文秘应当具有超前意识，根据所在单位的实际情况与工作经验，尽量考虑到有哪些工作需要及时完成，进而有计划、有条理地展开工作，以提高办公质量与水平。

（一）建立完善的奖惩制度。就办公室工作而言，做到赏罚分明能够在很大程度上激发办公室工作人员的积极主动性，特别是文秘工作人员。这是由于完善的奖励制度可以培养员工的竞争意识，促进文秘人员对工作的追求更高，进而有效提高自己的工作能力与工作效率。惩罚制度具有警告的作用，可以促进工作人员的自我完善。完善的奖惩制度应当根据工作人员办公的效率、效能来对其进行评估。在制定奖罚制度时，应当尽可能地保证制度的合理性、科学性，制定完成后应当对其进行重复的测评。

（二）充分激发文秘的创新意识。创新是一个国家、一个企业兴旺发达的重要动力。很多人认为办公室文秘工作的灵活性很低，只要按部就班完成工作即可。但是，实际上文秘工作也需要在行为上、思想上对其进行创新。就办公室文秘来说，为了淘汰低效率的办公模式与方法，必须对其进行创新，寻找出先进、高效的办公方法与模式，进而有效提高整个办公室工作的效率与质量。要想激发办公室文秘的创新意识，主要的措施有：

1.积极鼓励文秘工作人员在办公行为、意识上进行大胆的创新，做好上下级之间的沟通，形成良好的创新环境；

2.领导者应当充分发挥自己的带头作用，具有前瞻意识，想方设法地在办公室工作中融入创新理念，以便启发文秘工作人员。

（三）加强技能培训。一般情况下，文秘工作难度有高有低，因此对文秘人员的专业水平有着很高的要求。企业、机关应当合理提供部分资金来加强文秘工作人员的专业培训。随着科学技术、知识理念的不断更新，身为文秘工作人员，也应当对自己的思想、专业技能进行及时的更新，为提高办公的效率与质量提供有力的保障。

（四）加强理论知识的学习。实践是需要理论来指导的，所以，文秘人员加强理论知识的学习是必要的，主要的措施有：

1.文秘人员应当积极学习政府新出台的各种法律法规，了解国家动向，把握整体价值观，这一点对事业单位、政府部门中的文秘工作人员来说更加重要。

2.文秘人员应当学习所在单位的各项政策，特别是文化相关的政策，以单位的精神理念、核心价值观为向导，充分发扬集体精神。

（五）合理规划文秘工作人员的数量。文秘工作种类繁多，工作量非常大，倘若文秘人员比较少，可能很难完成规定的任务；倘若人员较多，可能会发生推脱现象，进而使得办公效率低下，也不能充分发挥人才应有的作用，造成了人力资源极大浪费。因此，应当合理评估办公室工作，以便对文秘数量进行合理的规划，将文秘数量维持在较合理的水平。

在行政管理工作中，办公室是主要的办公场所，其工作的重点就是提高文秘工作人员的办公质量与效率。本文提出了几点提高文秘工作水平的策略，包括建立完善的奖惩制度、充分激发文秘的创新意识、加强技能培训等等，希望对办公室工作质量的提高有所帮助。

参考文献：

[1]李菲.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].经营管理者，2012（07）：214.

[2]陈斓.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].办公室业务，2014（07）：1.

[3]邱春华，朱碧云，郭鑫.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].化工管理，2015（35）：90.

作者：陈亚娥

来源：办公室业务