上个月，我与大家一起讨论了关于待办清单在工作中的使用方法：
我在评论里也看到了大家对于这个问题的其他看法：
待办清单？还是日程表？
这里需要收集篮出场
最近，我正好看了一本非常有意思也很有收获的小书《小强升职记》，今天就把里面关于时间管理工具的使用方法和大家分享。
A 时间管理工具太麻烦啦！直接拿个笔记本记一记不就好了？错！
在最原始的阶段，也就是我们还在读小学的时候，想必我们都接触过一样东西叫备忘录。
那时候的备忘录，还不是苹果手机的自带app，而是真的一本小本子，上面用笔记着回家要做的作业、背的课文、明天要调整的课表、明天美术课要带的颜料这些，甚至还要求家长签字，表示知道孩子到底都在学校学什么，在家里又应该做什么。
可如今的职场，如果光凭一本本子，也许真的可以实现曾经那本小小的备忘录的作用，但不可避免的会有其他问题：
- 不方便携带：刚吃完饭临时接到客户一个电话不方便写字该怎么办？急着赶时间还要从包里找出本子和笔，写下内容再把本子和笔收好会不会太麻烦？现场开会提供的信息涉及图表和图片，用笔一下子记不清楚又该怎么办？
- 无法备份：小学时的备忘录万一掉了，还能重新拿一本新的找同学补一下内容，但这本涉及到重要工作安排的本子万一掉了，那肯定会完全打乱我们的工作节奏。
B 时间管理工具太有用啦！每一样都要仔细认真统统收入囊中？错！
番茄钟听说很有用？于是我们在办公室开启了25分钟倒计时，可却发现不是在刚过了十分钟就被同事打断要资料，就是刚做完一个番茄准备休息又被领导叫去布置任务；
听说日程表很有用？于是我们又回到了上学时期排课表的样子，计划好每天每个时间段干什么，却发现如果这真的是学校课程表，那自己基本上一天不是在翘课就是在迟到早退，很难按照预定计划做事；
那习惯打卡总是很简单了吧，不限时间也不怕被打断？然后我们发现当我们忙得焦头烂额的时候，根本不记得还有打卡这个东西的存在。
这些问题，都在于我们对时间管理工具认识的偏颇：
- a 不存在一个时间管理工具适合所有人的工作和生活方式
我们学习再多的时间管理工具，下载再多的各种时间管理app，都是为了找到最匹配我们目前工作生活方式的一种管理模式，而不是完全copy其他人用起来得心应手的方法而已。
就像在校学生比较容易有大块的时间自由安排，但是会受限于宿舍室友的作息、学校地点的局限性、考试周的突击安排等，而工作人士则会比较容易遇见时间碎片化的问题，以及如何在频繁被打扰的情况下依旧保持良好的工作状态和生活心态等，这都需要不同的管理模式来应对。
- b 时间管理工具不是越多越好，只要能达到管理任务的目的即可
下载了一堆app，一会儿计时，一会儿打卡，还没开始工作呢就在手机上折腾许久，这显然不是我们时间管理的正确方式。
不论如何，这些都只是工具，应该为我们设定一套规范的任务管理系统，而不是喧宾夺主
C 时间管理工具太重要啦！每天一定要花上很多时间好好做计划安排？错！
最近几年，随着手账风的兴起，很多人都会花上不少的开销购买很多精美的笔记本，然后每天都要花上大量时间做规划和总结，还不包括各种美化修饰的时间。
做手账本身是一个记录反思生活很好的方式，但如果工具翻身起义，反控制了我们的工作和生活，那就得不偿失了。尤其对于工作党来说，如何在既能做到为每日工作生活做到规划和总结的同时，还能提高效率？
接下来我们就一起来看一看，我们平时都需要用到哪些常见的时间管理工具。
02 常见的时间管理工具：A 收集篮：
收集篮承担一个搜集信息和任务的功能，是我们任务管理的第一道守门员。
职场人最容易烦躁的时候，就是刚刚投入到一件任务中，好不容易理清头绪准备开始接下来的工作，忽然就有领导、同事、客户各种打扰，让我们一下子不知所措，该马上去做吗？还是要先给个简单回复？还是先不理他，但是后面忘了怎么办呢？
这时候，我们要做的就是准备一个收集篮，把任务先丢到收集篮里。
这就好像我们回到家，要换上家里的衣服，开始收拾房间、做饭、回刚刚路上不方便回的电话等等，但这时候丢下来的脏衣服该怎么办呢？就是丢到脏衣服的收纳篮中，等到其他事情都处理妥贴了，我们再看看这些衣服，哪些要立刻洗，哪些要手洗，哪些要机洗，哪些要收起来之后送到干洗店诸如此类。
一般情况下，可以作为收集篮的工具有很多：
- 笔记本：当我们正在办公桌上工作的时候，老板过来布置一个任务，最快的方法就是在桌面上常备一本本子，然后这个时候立刻拿过来把任务记下来，搞清楚任务的要求、截止日期等关键问题后，再把本子放回去，继续做手里现在最重要的这件事；
- 手机备忘录以及其他app：在我们人不在办公桌前，不方便写字时，可以选择手机app记录，为了节省时间，有的时候还可以采取拍照、录音等方式。
而不论是使用什么工具，要记住两条原则：
尽可能减少使用的工具数：比较合理的是办公桌上固定一本本子记录，手机里固定使用一个app记录，这样等到我们需要处理收集篮里的任务时，不至于遗漏；
收集篮必须伸手可用：不要等老板都把任务说完了，你都还没找到你要记录的本子，那就很尴尬了。
B 日程表
顾名思义，就是每日的日程安排，同样地，我们一般有纸质日历、手机日程表等app、电子邮箱自带日程表等选择。
而对于日程表，因为上面会记录着特定时间的安排，我们更加需要完全统一在同一个工具上，避免遗漏重要安排。
C 清单
清单，就是指我们日常常见的待办事项。而根据下文对于收集篮里信息的处理分类，清单又被分为：将来清单、行动清单和项目清单，具体的处理在下面的流程安排中会有具体的阐述。
03 如何完善时间管理流程著名时间管理人戴维·艾伦(David Allen)在《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《尽管去做-无压工作的艺术》中提出了著名的GTD管理方法，分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。
而接下来我们就来看看如何结合我们上面提到的时间管理工具，在不同的场合下制定一套管理规范，为我们在时间管理上省下时间，心态管理上告别焦虑，行为管理上全神贯注。
第一步：全方位捕捉信息，放入收集篮里
在很多书中都指出，从一开始收集信息时，应该就做一个初步的筛选，比如把一些绝对无意义的事情过滤掉，直接不要放到收集篮里，对于这一点我不敢苟同。
捕捉信息时，很多时候我们正处在其他任务中，单纯捕捉信息，不太会分散我们的精力打断我们现在工作的状态，但如果另外加一步判断处理信息，则很容易让我们陷入纠结之中，影响我们手头的工作效率。
如果说唯一可以在捕捉时就被排除在外的，就是那些可以甚至必须马上做的事。比如老板走过来让你叫一个人去他办公室，比如秘书打电话来说前台有个快递要你亲自签收，这些事都很简单耗时不出5分钟，不存在过多的规划和思考要求，并且时间上也具有一定紧迫性，这种事自然不必放进收集篮，立刻去做就行了。
第二步：处理收集篮里的信息，进行分类处理
- a 三类眼下不能行动的事：
- “垃圾”：这里的“垃圾”既指一些绝对无价值的事，比如心情不好想去蹦迪喝酒到深夜，也指虽然和工作目标没有直接促进作用，未必不能做，但因为眼下有其他更重要的事，一比之下就显得鸡肋甚至变成了“垃圾”，比如每周六晚上你都要定期看一集综艺，但是今天孩子闯祸了你只能先去处理孩子的问题，这时候比起来看综艺这件事真的太不重要，太“垃圾”了，立刻划掉！
- 未来某时要做的事：比如下周五去医院验血，有一个绝对固定的时间无法改变，提前也没有什么需要准备的。这一类事，我们只需要在日程表里记录下安排，届时提醒自己不要忘记即可。
- 有备无患：这个分类和第二个分类相对应，是没有一个固定时间安排，但未来某个时刻也许用得到的东西，有点像我们平时马过就算看过做过的收藏夹，内容重要，但是眼下用不到。
- b 三类眼下可以行动的事：
- 行动：顾名思义，就是可以立刻去行动的事。这其中分为两类，一类是自己的工作，比如给客户写邮件沟通工作进展，如果材料和信息都齐全，那直接去做就行了；另一类是需要自己指派给其他人的工作，比如需要隔壁组的小姚提供给自己小组组员最新报表，那也是直接找到他和他沟通清楚需要材料的要求就行了。
但有一点要记得，即使是安排出去给别人做的活，我们也不要说过就算了，而是在收集篮上做一个记号，或者给自己设置一个提醒，去提醒确认一下对方完成的情况，等到对方的确已经完成，再把这个行动从收集篮中划去，标志已完成。 - 任务：由多个行动组成，拆分成各个行动后，依次完成。
- 项目：与任务相同的是，同样由多个行动组成，区别在于，项目中会涉及到更多需要协调的事项，这就意味着在安排的时候，需要考虑到其他人的时间安排，再做下一步给自己的计划。
第三步：根据信息分类处理结果，依次归类到各时间管理工具中
通过对收集篮中的信息和任务的分析，我们已经对之前的任务进行了分类处理。下一步，就是依次把所有任务放到对应的各类时间管理工具中：
- 可以由自己立刻着手开始做的行动，以及把任务拆分成行动后 → 放入“行动清单”，然后根据轻重缓急来安排执行顺序
- 需要其他人协调沟通，一时不能定下来自己具体执行的事 → 放入“项目清单”，等协调确定安排后拆分出具体行动，再放入“行动清单”
- 将来需要做的事 → 如果能确定具体时间，放入“日程表”；如果不能确定具体时间，则放入“将来清单”
第四步：反思检查一天的时间管理情况，为第二天做相应调整
如果说时间管理规划能为我们当天的工作引领方向，那每天工作结束后的反思检查，则可以为我们第二天的工作理清头绪，进化调整我们的时间管理方式。
1.清空收集篮
清空收集篮，就是要把收集篮里的所有任务都确定性质，明确分类。
收集篮里存放的任务，即使不是眼下紧急要处理的事情，也最晚得在当天工作结束之时清空，而不要存放到第二天。
2.检视清单和日程表
项目清单：任务是否已经可以拆分成行动添加到行动清单了？如果还不能，该何时做下一步协调沟通？现在项目进度如何？是否按照预期计划在进行，如果有纰漏、有偏离，接下来该如何调整？
将来清单：任务是否确定执行时间可以添加到日程表了？还是已经被取消可以直接划掉了？
行动清单：今天执行了哪些行动，完成效率和成果如何？是否有需要改进的地方？然后整理出明天需要完成的行动。
日程表：确认明天以及接下来一周的日程安排。比如发现后天行程已经排满，那是不是明天需要多安排一些行动清单上的行动呢？
3.回顾目标
我们很多人都会制定月度和年度目标，比如每周要运动多久，要学习特定的专业技能到什么程度等，都可以在结束工作后，检视自己目标的完成程度。
结语：
时间的运用可以分为主动和被动。做事前有预期，做事时有目标，做事后有回馈，就是主动安排时间，成为时间的主人，但如果是被任务牵着走，还各种手忙脚乱，那就是被动运用时间，自然会觉得自己工作效率低下。
时间管理工具不是越多越好，也不是随便记一记就完事，更不是在上面耗费太多时间，舍本逐末。总结下来的四步方法如下：
- 第一步：除去五分钟内可以立刻完成的事项外，其他尽数放入收集篮
- 第二步：完成手头任务后，把刚刚放入收集篮里的任务分类，分成可以立刻开始做的“行动”、“任务”和“项目”以及不能立刻做的“垃圾”、“未来某时”和“有备无患”
- 第三步：划掉“垃圾”，把“行动”和“任务”拆分后的“行动”放入“行动清单”，把“项目”放入“项目清单”，把“有备无患”放入“将来清单”，把“未来某时”放入“日程表”
- 第四步：清空收集篮，检视日程表和清单上的任务安排，并结合目标分析自己工作进展和目标长期执行情况。
时间管理看起来很复杂，但首要原则就是，让大脑永远只专注一件事。在时间管理上，形成一套系统，就好像流水线一样，自然而然去完成，为自己工作服务，才是最重要的。
