原创 宋利 刘金菊
社区协商议事的目的在于通过组织和引导居民积极参与社区公共事务，帮助居民提高社区参与能力，逐步提升基层社区自治的能力与水平。在社区公共空间和环境里，居民是基于个人利益而自愿、自发组织起来，其参与行为具有主观性，如果缺乏有效的组织，居民在协商过程中难免会陷入沟通无效、偏离主题等议事困境，导致社区协商议事无法发挥其本身的功能。
如何组织一场有效的社区协商议事会？怎样引导居民主动参与、理性分析和规范表达？这需要掌握一定的技巧和方法。
社区协商议事会议的实践过程
按照一般的协商会议流程，通常把其分为会议前、会议中和会议后三个部分。会议前主要是集中在一些准备工作，会议中聚焦于如何引导居民参与和讨论，会议后主要集中在跟进和监督两个层面。
（一）会议前的准备工作
在开展协商会议之前，需要思考几个问题，比如“为什么要开此次协商会议”“如何布置一个合适的场地”和“需要准备什么材料”等。笔者将其梳理为三个方面的思考：
一是需要明确会议目的，思考为什么要开展此次协商议事会，期望达到什么样的效果。这会使得会议组织者更加重视此次协商议事。
二是需要思考此次会议的必要性，开议事会议可以解决什么问题，如果有其他更加快捷有效的途径，那就没有必要开议事会。对会议重要性的重申可以为协商议事会奠定良好的基调，使得居民能够发挥主体作用。
三是思考会议如何组织，需要哪些人来参加会议，估计会议时间和时长，这样可以保证会议的整体效率。
在会前，除了主观性思考，还要做一些实际的准备工作，如在场地布置上要营造一种民主的讨论氛围，通常会选择U形、环形以及圆形的场地布置，一般不建议使用主席台式的空间布置。如果空间较小，可以将长方形桌子进行合并，做成岛形。如果场地合适，可做圆形的会议布置，让居民可以平等、舒适地参与讨论。在材料准备上，可以选取一些有助于大家讨论和记录的辅助性和技巧性工具，例如黑板、彩笔、A4纸、海报纸、便利贴等，通常会用彩色卡纸让居民写个人建议，海报纸来引导分组集体讨论，便利贴来统一组内和组外的意见。
（二）会议中的组织工作
会议前期准备充分后，就正式进入协商议事。在该阶段需要注意会议的程序设计、整体把控以及责任分工。
首先，会议程序设计要流畅，比如暖场热身-规则确定-选取小组领袖-提出议题-分组讨论-形成决议-民主表决和议事总结等，在这个过程中要注意时间把控和氛围营造。
其次，协商议事的责任分工需要清晰，在有限的时间内要确定问题的优先次序，澄清每个组需要讨论的问题，规范各组形成的建议。同时要明确社区工作者和社会工作者只是组织和引导者，不能去实际参与决议。
最后，会议整体把控需要重点跟进。居民的意见是复杂多样的，讨论现场也可能有突发事件，需要一个优秀的主持人来维持现场秩序、把控会议进程和引导居民讨论。主持人要秉持问题导向原则，抛出一个问题让居民分组讨论，并给予时间限制，让小组领袖最后展示小组讨论结果。当遇到意见难以统一和居民讨论无序时，可通过“贴墙纸”和“卡片法”的形式，将居民的问题和意见进行聚焦，最终筛选出重要的意见和有效的建议。
（三）会议后的跟进工作
社区协商议事会议在汇总各组意见，表决无异议后进入收尾阶段，在这一时期还需要做好跟进工作。
第一，在会议结束后第一时间对参与议事的居民进行简单的抽样访谈，就此次议事的场地布置、意见表达和问题建议进行意见征求，便于总结议事经验，更好地完善议事规则。
第二，做好决策落实工作，社区由居委会和居民代表监督落实议事决议，并及时公示此次协商议事的决策成果，持续激发居民的参与热情。
第三，引导居民代表开展监督工作，对决策成果的落实和执行进行监督反馈，在执行过程如果有难度可及时上报社区居委会，在有必要的情况下再次启动协商议事会议对方案进行调整。在正常议事决策执行的情况下，也可以定期召开协商议事会议，对决策落实的进程和相关情况做一个通告，保证社区协商议事的整体推进，形成“问题-协商-解决-反馈”的有效问题解决闭环。
社区协商议事会议的注意事项
社区协商议事是满足社区多元需求、促进社区居民自治的整体工作，是一个涉及点线面的庞大工程。要以社区问题为切入“点”展开筹备工作，以协商议事会议作为串联主“线”展开讨论，最后将协商议事成果覆盖整个社区“面”。整个过程是繁琐的，但也是有规律可循的，除了在会议中需要技巧和方法以外，还要注意一些理念和价值方面的事项。
（一）要转变居民的理念，鼓励参与讨论
组织协商议事会议最怕的是居民不愿意参加讨论和表达意见，小组内的领袖在积极号召，但是居民却默不作声、冷眼旁观。这说明居民对这个问题不关心，也可能认为这是社区的工作，自己不便参与。这是一个比较难解决的问题，需要会议主持人的引导，也需要在会议开展前做好筛选和宣传动员工作，让参与的居民明确社区是自己的社区，社区的问题与自己相关，自己有责任和义务去表达观点。主持人也要鼓励居民表达，相信他们有智慧、有能力可以解决当前的问题，并在协商议事中积极维持讨论主题不要偏离，同时把控时间保证主题得到充分讨论并产出结果。
（二）要善用便捷的工具，引导有效参与
议事过程中还可能面临的困境就是居民讨论过于激烈，会场秩序难以控制，大家情绪激动，对于组内和组外的意见难以认同，导致会议决策无法形成。这样的情况可以选择一些工具来加以聚焦。例如在对于议题主题的分析上，可选用“鱼骨图法”，将问题分几个维度进行拆分，然后按照问题拆分的频次确定优先次序，明确需要从哪几个重要方面去分析，限制讨论的范围。同时，在居民表达建议和决策意见时，可选用“卡片法”或“贴纸法”，前者可以让居民按照最想解决的程度将问题在组内有限罗列出来，进而可以筛选和汇总最合适的意见，后者可以在各组汇总时充分发挥民主表决，以贴纸数量来确定最终的解决方案。
（三）要营造和谐的氛围，实现平等参与
组织一场有效的社区协商议事会议还需要营造良好和谐的氛围。
在前期的宣传动员中，首先，要注重对于社区参与和营造理念的传播，明确居民是协商议事的主体，社区工作者和社工都是配合者，奠定居民的主人翁姿态。
其次，在会议布置中要做好环境设计，宣传条幅、茶歇物品和桌椅布置要准备充分，布置时尽量让大家可以面对面，能够灵活地运用肢体语言参与表达，尽量不要采用排排坐听课的形式，这样可以营造一种和谐友爱的讨论氛围。
最后，在会议开始前的暖场和热身环节，要设计好破冰游戏，重视气氛的营造，同时会议主持人要做自我介绍，明确主要任务和角色定位，是配合和组织而不是授课和开会，澄清居民的期待。
社区协商议事作为基层社区治理的一个重要环节和参与主线，其整个议事过程也具有动态性、发展性和持续性的特点。在社区协商议事的过程中，我们要组织好每一场社区协商议事会议，在组织居民有序参与讨论的同时，还要注意引导居民有效地表达自己的意见和观点，并在连续性的会议中逐步提升参与者对社区的认同、凝聚居民的共识和汇集社区多元力量，逐步打造以社区协商议事会议为载体的社区居民协商体系，从而推动社区基层治理的持续发展。
（封面图：广州市启创社会工作服务中心所服务的社区街坊议事会表决通过电动车充电桩选址和公示）
作者：宋利 刘金菊
单位：北京城市学院公共管理学部
