字节君曾为大家揭秘,在字节跳动,一切皆可文档。
飞书文档作为ByteDancer最常用的创作工具之一,承载的用途超出很多人想象:用文档相亲、投资理财、大战五子棋......
但最常使用飞书文档的情景,依然离不开工作本身。开会、写方案、复盘等工作场景,少不了文档做辅助。也因此,如何写好一个文档、将信息清晰准确地传递出来,也是困扰很多人的难题。
这一次,字节君与“文档创作达人”们聊了聊,将这些写文档的8大原则和方法,一次性打包放送给大家。
大多情况,文档是工作的一种呈现方式。如果说文档写得好是「表」,那么「里」其实包含了两个层面的问题:
在字节跳动,工作不是在已知中重复,而是要不断闯过新的难关。所以如果你感到「无从下手」,不要太慌。试着定义清楚要解决什么问题、收集资料、发散思考,再逐步收敛出结论或观点。
完成这一步,我们就可以开始考虑如何呈现和组织信息了。
很多ByteDancer将文档视作「产品」一样打造。
从这个角度出发,读者无疑是这个产品的「用户」。那么如何最快地转换视角呢?试试问自己三个问题:
想清楚这些问题,我们大概率对于要在文档里「写什么」有把握了。
就像一篇文章,文档往往也包含开头、正文、结尾,三部分内容各有分工。在这样的大框架下,正文结构就像骨骼,将文档要表达的观点串联起来。
我们将每个部分拆开看:
什么是金字塔结构?
任何一件事都有一个中心论点,
中心论点可以划分成3~7个分论点,
分论点又可以由3~7个论据支撑;
层层拓展,这个结构由上至下呈金字塔状。
结构梳理清楚后,在具体的呈现形式上,也有方法可循:
1. 借助图表:
2. 通过加粗 / 标记颜色 / 斜体等方式高亮重点信息
不过,文档并不需要参与「选美」。选择合适的呈现形式更多是为了清晰传递信息,但不意味着我们需要「过度包装」,花费大量时间去美化和修饰。
敲下的每个字都是心血,实在不知如何取舍?试试以下方法:
在语言的表述上,简而言之就是三个字:说人话!
各种黑话和高深词汇并不会让你的文档看起来高大上,对读者来说反而是一种负担。一个简单的参考标准是:“新同学能读懂吗?”
在信息组织上,「不要让读者猜」也可以作为参考原则——读者看到第一句话所产生的疑问,下一句话就给ta答案。
一个示例:如果要在汇报材料中向leader呈现“双月渗透率下降”,那么leader的心路历程和你要呈现的信息大概率会是这样:
文档写好,临门一脚了!但先别急。不断进行自我审查对于打造一篇优秀的文档至关重要,这几个坑我们邀请你一起避开:
有时候,一个文档写得太久,容易深陷其中无法自拔。所以在最后关头可以发给几个同事共同检查,或许会带来意想不到的发现。
好的产品需要结合用户需求不断迭代,好的文档也是如此。
例如,从知识库、公司内网等渠道选择“优秀作品”临摹:先去看这些文档分成几个板块,每个板块包含哪些内容,作者背后的思考逻辑是什么。将这些能够启发自己的文档收藏起来,也是很多字节跳动人提升文档水平的坚实一步。
每天有大量信息通过飞书文档流转和传播。过去一年,字节跳动内部共创建了数千万篇飞书文档。产品设计的背后,是字节跳动“Context, not control”的管理理念。
相比自上而下的控制,字节跳动认为更好的管理是让每个成员能够“自我驱动”。因此,我们提供一个信息透明的环境,让每个人知道长期的愿景和目标,找到自己感兴趣且能做好的事情,获得更快的成长。
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