又到月初,你的报表做好了吗?Excel 一页纸报表术技巧分享

又到月初,你的报表做好了吗?Excel 一页纸报表术技巧分享

首页战争策略萌将逍遥录更新时间:2024-05-11

本文作者:大猫咪_张萌萌

大噶好~

好久不见,萌萌有些想大家。关注萌萌的朋友一定知道,萌萌前段时间回家避暑啦,游山玩水,四处逍遥。(话说还有青海、甘肃网红自驾游记没有更)不过萌萌现在已经回到魔都啦,之后会认真更文,欢迎大家监督。

作为一个开了 Excel 图表专题的人,2 月不更好像有点过分,所以萌萌这次就拿出看家本领来给大家赔个罪吧—— Excel 一页纸报表大法

报表大概长这样,数据都是虚构的

一、引言

在萌萌更了前几篇 Excel 文章之后,陆续收到很多朋友询问有关报表(周报/月报/年报)的问题,所以萌萌就特开此文给大家指条明路吧。

我们以往可能会将“报表”狭隘的理解为财务报表,但是在越来越多行业、部门开始注重数据的今天,“报表”的适用范围早已超出财务范畴。比如可以有业务报表、销售情况报表、新媒体文章流量分析报表、app运营情况报表等等。

毕竟不能衡量,便无法增长;不能掌握,便无法预估

小小一张报表,承载的是企业的过去和未来,所以我们还有什么理由不用心做表呢?

那么,相信每个月月初的这几天就是大家制作报表的紧迫关头,悄悄问一下“又到月初,你的报表做好了吗?”

二、一页纸报表大法的特点

1. 项目固定,易于操作

传统报表统计数据繁杂,无从下手

很多时候我们拖延,不是因为懒惰,更多的是无从下手的困惑。所以萌萌相信,每一个为报表发愁的职场人不是因为不愿意认真工作,而是对每月一次的报表无从下手。

如果是部门内部,可能光统计指标也有十来个,如果是公司总部,甚至是区域管理,更是苦不堪言。不说基础数据难以汇总,光统计核算一下大概也需要一两天功夫。每次完成的报表也至少十几张纸,毕竟统计数据太多,字小了看不清楚。

所以到底这些分析指标的逻辑是什么?到底谁更重要?跟去年同期,或者前几个月,指标到底有什么变化呢?领导要的那么急,我到底先做哪个呢?同事错了一个点,却没人理解我为了这一个点付出了好几天。

模块化一目了然,导入数据看图说话

前几年流行背大包,甚至帆船袋,因为觉得什么东西都可以一股脑塞进去,十分方便。后来大家发现,一股脑塞进去是挺爽,拿的时候就愁死人。

谈客户时,半天翻不到记事本,给对方留下了不专业的印象。工作急用的 U 盘明明记得放在包里了,但是第二天就死活翻不到,给自己和同事造成大麻烦,过了几个月才发现是掉到内衬洞里去了。

但这都并不是因为你工作能力差,而是你没有选对工具。所以后来还有人专门出了本书,叫《聪明女人背小包》。

而这一页纸报表大法就像是“聪明女人”背的小包,统计项目模块化,免去你因为心中困惑而拖延工作。

毕竟一口吃不成一个胖子,一口不行,我们可以分成几口来吃嘛。将目标解构为几个模块,分而治之,相信不管是心理上还是工程量上,你都会轻松不少。

根据分析项目逻辑,安排模块坑位,报表逻辑清晰可见,使报表条理清晰,易于阅读。

为什么说“聪明女人背小包”,一方面是“小包”将各种物品位置固定,免去翻找困难,另一方面,当位置固定后,物品的位置逻辑更易排列,比如常用的交通卡一定不是和信用卡一起放在钱包内,而是放在包身侧边易于拿取的口袋里。

而在报表中,各种分析项目被模块化之后,才更容易理清逻辑关系。领导最关心的是新增用户,还是发文数量,甚至是浏览转化率,相信聪明的你一定能根据业务发展要求,以及汇报人的要求做出逻辑最顺畅的报表。

2. 数据/项目易于变更

其实说起来,做报表不难,一张一张数据贴上去总能完成,最痛苦的是完成之后的数据/项目发生变更。

提供数据的同事说有个地方错了,或者你图表做出来有个异常值,更或者你做好之后领导说要调整一下加权值,你就只能默默流泪了。如果晚上 11 点,领导突然想起来明天有个会,跟你说“把到昨天为止的业务情况统计好,明早放我台子上”……本是同根生,相煎何太急……

最早萌萌也很无奈,只好把所有数据推翻,重新核算,再重新填制,最后再重新作图。报表人的凄苦谁人懂……

有了一页纸报表大法之后~哈哈,这都不叫事儿~

重新核算?重新作图?不存在的~

如果改动的是某个月的数字,只要在一页纸报表的 data 中,改掉这一个地方,其他核算数据会自动进行相应变动。而图表数据源因为引用的是位置,不是唯一值,所以在 data 变动之后,图表也会随之变动。

也就是说,错了哪个值,你就改哪个值,再也不用全盘推翻重来啦。连项目名称都不用挨个复制粘贴,data 表改一改,项目名称自动变。往常几天的工作量,现在动动手指,大概也就几分钟吧~(是不是很刺激?)

3. 看图说话,让数据说话

有的时候你交了报表,结果领导还要让你分析报表,想听你汇报一下最近几个月的业务情况。但是光赶着出报表的你,一门心思复制粘贴,哪有心思对业务数据挨个分析,还把环比、同比的具体数据记在心里呢?

编不出一二三,会给领导留下不好的印象,甚至被质疑报表的真实性。但是编得出一二三,外一和实际数据对不上可怎么办?毕竟常常都是你先说一遍,领导可能转头就汇报给领导的领导了。

横竖小命都难保,不如教教报表,试试让报表替你说话呗

业务趋势怎么样?领导看图哟,看这折现的走势就知道。

产品表现怎么样?领导咱们再看图,看这A产品的条柱一军突起,就知道势头迅猛。

活动转化率怎么样?领导咱们再再再看图,看这浏览量和参与者的重叠范围,就知道效果好的不得了。

有了图表做小抄,你再也不会被问的哑口无言了,而且有图有真相,领导去汇报起来也得心应手不是吗?

4. 观看场景多元化

虽然我们常常都是在电脑前完成月报的,但是作为领导,分分钟都想掌握业务发展情况哟。

睡前想看一眼,明天开会好撕逼;路上想看一眼,好琢磨一些促进业务新计划;开会时想随身带,方便发言口若悬河;电梯上也想看一眼,可能为了*吧。

所以一页纸报表大法对于领导们来说,最大的优点就是随时随地浏览

可以是微信上一张图,点开正好一个屏幕,不多也不少。可以是一张A4纸,夹在笔记本里,不大也不小。可以是屏幕上的色彩斑斓,也可以是 A4 纸上的黑白分明,但是都不影响你报表的分析含义。

这里说一下,虽然现在也有很多流行的可视化软件,但是使用场景限制较多,领导的学习成本也比较高,所以对一些可视化分析要求不高的企业,Excel 还是首选。

三、制作要点

好了,上面已经把一页纸报表大法吹的差不多了,下面就讲一讲制作要点,以及具体步骤。

要点一:表图结合法

“表图结合法”顾名思义,就是将 Excel 中将表格和图片相结合的一种作图方法。

主要功能是通过调整表格的行高、列宽,对报表格局进行划分。

要点二:抽数公式引用

为了达到修改某一基础数据,报表中的图表和项目名称就跟随变动的目的,所以一页纸报表大法采用了抽数公式( Index),具体公式逻辑和使用场景还需大家自行琢磨,这里就不展开了。

也可以参考萌萌之前的文章中 index 部分:https://post.smzdm.com/p/710353/

要点三:小图表制作

大家可以从图片中看到,一页纸报表大法最大的特点就是有几十个小图表组成的,又通过每个小图表的折现反应各个指标走势。

而这几十个小图表是逐一绘制的吗?

当然是有便捷方法啦~比如绘制一个之后,复制粘贴至其余所有,然后修改图表数据源呀。

四、操作步骤

1. 版式设计

a) 根据业务要求,确定分析项目

成语有云“谋而后动”嘛,所以我们在动手作图之前,要先“谋”一下。

谋什么?谋一下你负责的业务正处于何种发展阶段,领导最关心哪些数据。毕竟报表报表,得知道报点啥,跟谁报不是?

分析要素:分析的对象、方向、范围、深度

分析项目图示

(估计有朋友可能会问到脑图软件,使用的是“幕布”。点击链接https://mubu.com/inv/554626,不但可使用初级免费版,还能获赠15天高级版使用权。不用白不用嘛,推荐大家一起上贼船。)

那么举个例子,有这么一个业务起步阶段的公司,每个区有一些门店,做的还是服务型产品,所以,月报中领导最关心的肯定是各区业绩情况,其次是分销、大客户、合作公司的业务往来情况。

而不论什么事都能论个一二三四出来,所以,对于例子中的这家公司,领导最关心的应该就是:

第一,上个月营业额是多少;

第二,每个区的业绩表现怎么样;

第三,合作公司业务往来情况。

好了,确定了分析项目,还确定了优先级,下一步就可以开始打草稿了。

b) 打个草稿,确定模块坑位

毕竟咱们不是神笔马良,画什么活什么,所以还是乖乖打个草稿吧。

草稿也不用十分精细,就像写作文列列大纲和例子就行,一页纸报表的草稿写个意就行。

萌萌为这篇文章打的草稿

画一画一行准备放几张图,一列准备放几个分析项目。准备全都是小图表,还是再弄点分析点评在侧之类的。可能有点像日本的手账,文字 图片,就是要“心动的感觉”。

c) Excel 画框架

有了大致草稿,就是用 Excel 开始排兵布阵啦。

大家体会一下这些高矮胖瘦各不同的格子

变身第二步

变身第三步

初具雏形有没有

注意,这里对应的就是“表图结合法”中,“表”的具体设置。

具体需要进行以下设置:

行高、列宽、大小比例、字体、配色

2. 填写编号及要素名称

a) 排布原始数据

这里是萌萌已经贴好的数据,大家可以参考一下格式。

b) 利用公式抽取要素名称

index 公式逻辑还请大家自行揣摩啦,当然你也可以下载萌萌的源文件来学习。源文件索取方法:在公众号“zmmnote”,公众号名称“哈哈哈小剧场”,后台回复【20180905】即可。

3.制作小图表

制作步骤:

使用今年/去年数据绘图——美化图表——调整大小——依次复制并修改数据源

注意,这里对应的就是“表图结合法”中,“图”的制作。

相信大家其他步骤都没什么问题,具体“美化图表”可能稍有困难,贴心萌把美化方法写在下图中,希望能帮大家解惑。

美化步骤(logo下是“更改坐标轴单位)

通过更改图表数据源来变更图表数据

数据源变更之后就是一个个独一无二的图表啦

将表格粘贴为图片,放置到预定坑位即可

这张图使用了特殊技法

将表格粘贴为图片,放置到预定坑位就完成啦

4. 保存及发送

相信大家都知道文件要常保存,但是对于一页纸图表大法,保存步骤十分讲究。

请大家先在“打印预览”中确认自己的报表是否确实为“一页纸”。如果不是的请在“打印”选项设置中,选择“将工作表调整为一页”选项。(萌萌用的是 Excel 2016 版本,不清楚其他版本是否具备此功能)并再次观察版式,不足之处可以再调整。

确认无误之后,请大家还是在“打印”选项中,将“打印机”选项设置为“Microsoft print to PDF”,并在之后跳出的对话框中设置好要保存的文件名即可。甚至你也可以直接截图给领导交作业,微信传图可以让领导有图片预览功能,也是不错的选择。

五、其他变式

当然,除了满页的小图表,大家还可以对模块、指标、图形等要素进行变化。

甚至可以在报表中添加矢量图表、指示图形、分析结论等内容。

比如,对于 SMZDM 的“达人小小值”的工作报表可能是这样的:

此报表内容皆为虚构

萌萌没做过内容运营,所以,数据是瞎编的,项目名称是瞎猜的,大家感受一下样式就可以了。

当然,优秀的你也可以做成上面这样,毕竟这些可视化软件的灵感都来自于 Excel。

六、尾声

也许你会觉得萌萌给的样例有些单调,但是毕竟“模仿是创新最好的老师”,你先模仿好了,才能自己创新呀。

所以,不如试试先把样例学会了,再设计自己心目中的一页纸报表吧。

如果没看懂也不要紧,萌萌推荐你到网易云课堂,拜师刘万祥老师。毕竟跟着萌萌的老师,国内可视化图表第一人学习,肯定不会差的啦~

如果你觉得萌萌这次的文章不错,或者对你的工作大有启发,不如「点赞、收藏、评论」来一套,鼓励一下萌萌吧~毕竟你的鼓励和掌声,当然更重要的是小金币,才是“财迷萌”不断更文的动力呀。

如果你在练习过程有不懂的地方,或者其他想知道的图表制作方法,也可以在留言中询问萌萌。

源文件也记得下载一下啊,索取方式:在公众号“zmmnote”,公众号名称“哈哈哈小剧场”,后台回复【20180905】即可。

当然,读到这里你可能终于不再为月报的事情烦恼了。萌萌再悄悄问下:2018 已经过去2/3了,大家年报准备好了嘛?

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