正式沟通的定义：正式沟通是事先计划和安排好的，
如定期的书面报告、面谈、有经理参加的定期的小组或团队会等。
(1)定期的书面报告
员工可以通过文字的形式向上司报告工作进展、反映发现的问题，主要有：周报、月报、季报、年报。当员工与上司不在同一个办公点办公或经常在外地工作的人员可通过电子邮件进行传送。书面报告可培养员工理性、系统地考虑问题，提高逻辑思维和书面表达能力。但应注意采用简化书面报告的文字，只保留必要的报告内容，避免繁琐。
(2)一对一正式面谈。
正式面谈对于及早发现问题，找到和推行解决问题的方法是非常有效的可以使管理者和员工进行比较深入的探讨，可以讨论不易公开的观点使员工有一种被尊重的感觉，有利于建立管理者和员工之间的融洽关系。但面谈的重点应放在具体的工作任务和标准上，鼓励员工多谈自己的想法，以一种开放、坦诚的方式进行谈话和交流。
(3)定期的会议沟通。
会议沟通可以满足团队交流的需要定期参加会议的人员相互之间能掌握工作进展情况通过会议沟通，员工往往能从上司口中获取公司战略或价值导向的信息。但应注意明确会议重点注意会议的频率，避免召开不必要的会议。
正式沟通的常用类型
正式沟通常用的有以下几种：
（1）上级对下级传达
这是最主要的沟通流向。一般以传达上级组织或其上级所决定的政策、计划、规定之类的信息，有时颁发某些资料供下属使用等等。如果有多个层级则通过层层传达的方式进行，但这种方式有个缺点就在于，在信息在传递和解读的过程中，信息发生歪曲，甚至遗失，而且过程迟缓，这些都是在下向沟通中所经常发现的问题。
（2）下级对上级汇报
主要是下属依照规定向上所提出的正式书面或口头报告。除此以外，许多公司还采取某些措施以鼓励向上沟通，例如意见箱、建议制度、以及由组织举办的征求意见座谈会、或态度调查等等。有时某些上层主管采取所谓“门户开放”政策，使下属人员可以不经组织层次向上报告。但是据研究，这种沟通也不是很有效的，而且由于当事人的利害关系，往往使沟通信息发生与事实不符或压缩的情形。
（3）同级之间的沟通，多见于同级的不同部门
主要是同层次，不同业务部门之间的沟通。在正式沟通系统内，一般机会并不多，主要是各不同职责的部门对工作的认知和责任范围都不同，采用举行会议方式，往往所费时间人力甚多，而达到沟通的效果并不很大。因此，为顺利进行其工作，必须依赖非正式沟通以辅助正式沟通的不足。
而当我们在同级员工之间采用这种会议的的方式的时候也会发现因为认知，价值观，利益冲突等原因造成众口难调，一团糟。所以一般同级不论是不同部门之间，还是部门内部，都要求必须确定明确主题。
正式沟通的优点是：沟通效果好，比较严肃，约束力强易于保密，可以使信息沟通保持权威性。重要的消息和文件的传达，组织的决策等，一般都采取这种方式。其缺点在于，因为依靠组织系统层层传递，所以很刻板，沟通速度很慢，此外也存在着信息失真或扭曲的可能。
非正式沟通：
非正式沟通是指正式组织途径以外的信息流通程序，一般由组织成员在感情和动机上的需要而形成。 一位总经理曾经说过：“如果我散布一条谣言，我知道在一天内我就能听到反应；如果我传递一份正式备忘录，我要等待三个星期才能听到反应。”
非正式沟通内容的特点：
消息越新鲜，人们谈论得越多； 对人们工作有影响，最易招致谈论； 最为人们熟悉的，最多为人们谈论； 在工作上有关系的人，往往容易被牵扯到同一传闻中去； 在工作上接触多的人，最可能被牵扯到同一传闻中。
下面大家来看两个例子：
李开复在2000年被调回微软总部出任全球副总裁，管理一个拥有600多名员工的部门。当时，作为一个从未在总部从事领导工作的人，李开复认为，自己需要和员工多沟通，倾听员工的心声。为了达到这样的目标，李开复选择了一种独特的沟通方法——“午餐会”沟通法。李开复每周选出十名员工，与他们共进午餐。在进餐时，李开复会详细了解每一个人的姓名、履历、工作情况以及他们对部门工作的建议。为了让每位员工都能畅所欲言，李开复尽量避免与一个小组或一间办公室里的两个员工同时进餐。另外，李开复会要求每个人说出他在工作中遇到的一件最让他兴奋的事情和一件最让他苦恼的事情。
李开复说，进餐时，他一般会先跟对方谈一谈自己最兴奋和最苦恼的事，鼓励对方发言。然后，李开复还会引导大家探讨一下大家近来普遍感到苦恼，或者普遍比较关心的事情是什么，然后一起寻找最好的解决方案。午餐会后，李开复一般会立即发一封电子邮件给大家，总结一下“我听到了什么”，“哪些是我现在就可以解决的问题”，“何时可以看到成效”等等。
提问：作为新上任的领导李开复午餐会的沟通有何特点。
举例说明二：
《三国志》中形容张飞的领导风格是“敬君子而不恤小人。”张飞为人致命的缺点就是他敬上欺下。张飞对文化人十分谦卑，却对手下的士兵非常严厉。哪个士兵一有过失就刑罚上身，令属下都非常惧怕他。对于张飞的性急易怒，动辄*人，刘备非常担心，曾多次劝谕他，但张飞表面上非常诚恳地听从刘备的建议，实际上却缺乏自由反省，事后依然是我行我素。
而正是这种暴躁的脾气，才导致了他在东征出发时，因思羽心切，动辄鞭笞部下，被麾下将领张达、范强刺*，更带有首级奔降孙权。可悲的是，张飞的被刺，不是孙氏集团的利诱所为，而是个人的性格缺陷所致。如果张飞平日能善待同僚和部下，绝不会有此下场。
问题：结合案例分析为什么会出现张飞的悲剧？
发现：
沟通的对象是两个不同的主体，而且通常是两个不同地位的主体，那么我们就需要一方具备一定的职业素养，那么我们主要核心的沟通素养是什么呢？个人认为有四个方面：
中：指立场。做事不偏不倚，不因关系的远近亲疏而论是非对错，只就事论事，讨论功过是非，尽显做事的大气与做人的气度。
正：指原则。做人做事一身正气，对的就是对的，错的就是错的，有统一的标准和原则，也有一个积极的正能量的价值观，使得员工有信任感。
平：指平等。平等的对待和尊重我们的同事和下属，换位思考才能感同身受，以心换心才能设身处地的理解彼此的想法和诉求。
和：指和气。和气生财也好，家和万事兴也好，和是中国的传统沟通观念。要学会控制自己的情绪，不能把工作情绪带回家，因为这造成了很多家庭的支离破碎，那么同时不能把情绪带到工作中，这往往使我们和员工之间貌合神离。
员工需要的是收入，成长，和价值体现。你聊的话题就不能偏差太大。例如我们经常会看到一些新上任的部门经理由于刚上任的原因很多时候都事必躬亲。作为一个新部门，一个新经理，团队的稳定 是靠语言？是靠造梦？是靠思想工作么? 其实只是靠着自己在追求收入的路上带着兄弟们一起努力。典型的就是，两个同事到公司的员工，同一个学校与班级一个挣到钱留下来了，一个没挣到钱选择了离开。并没有出现我们所谓的一走都走，反倒出现了竞争关系，人在切实地希望面前，感情是次要的因素。作为成年人多的还是，你若安好便是晴天的祝福，少有情感上的冲动。
世界著名的谈话艺术专家费尔特先生，曾经教人谈话时应该注意下列一些问题。他说道：
避免无聊空谈
管理者者与下属谈话时，要尽可能让每一次谈话都能保持中心点，也就是所谓的谈话目的，其目的就是能够促进你和对方的关系。你必须使他觉察到你是一个有思想有观点的人，而绝非是个糊涂虫。单单无聊地空谈，是绝不能使对方对你有一点良好印象的。
愉悦的基调与语气
在进行任何谈话时，管理者都必须记住，切不可以说到会触怒他人的话题上去。因为凡是在你面前听你讲话的人，一定会从你的语言中窥测你的个性，同时也在留意你日后是否会说他本人的许多坏话。
透过第三者表达赞美，会让听到的那个人对你的好感加倍
如果对方是经由他人间接听到你的称赞，比你直接告诉本人更多了一份惊喜。相反地，如果是批评对方，千万不要透过第三者告诉当事人，避免加油添醋。
赞美行为而非个人
如果员工PPT 做的很漂亮，你要说你这PPT做的真漂亮，逻辑清晰，构图也好。不要说：你真是太能干了，比我厉害太多了，比我们部门都厉害。他心里知道有更多人比他还优秀他仅仅是ppt这一项做的漂亮，你过度的恭维，只能是虚伪。但如果你告诉他，你的PPT是目前我们部门做的最后的，如果有空的话能不能给部门的兄弟们培训一下就是非常高明的恭维。
客套话也要说得恰到好处，客气话是表示你的尊重，所以要适可而止
有人替你做了一点点小事，你只要说谢谢，这件事麻烦你了。至于不胜感激，无以言表。这种缺乏感情的客套话，就可以免了。
面对别人的称赞，说声谢谢
一般人被称赞时，多半会回答还好!或是以笑容带过。与其这样，不如坦率接受并直接跟对方说谢谢。有时候对方称赞我们的服饰或某样东西，如果你说：这只是便宜货!反而会让对方尴尬。
有欣赏竞争对手的雅量
当你的对手或讨厌的人被称赞时，不要急着说：他呀，就算你不认同对方，表面上还是要说：是啊，他很努力。显示自己的雅量。
批评也要看关系，忠言未必逆耳
即便你是好意，对方也未必会领情，甚至误解你的好意。除非你和对方有一定的交情或信任基础，否则不要随意提出批评。在与下属交谈的时候，平等的态度是很重要的。平等的态度，除说话本身的内容外，还可以通过语气、语调、表情、动作等细节体现出来。所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响到上下级的谈话。实际上，小节往往关系到下属是否敢向你靠近。
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