档案整理程序规范

一、整理的含义

档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。

二、整理原则

遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

一个单位形成的档案，具有内在联系，是一个有机联系整体。同一单位的档案不允许拆散，不同单位档案不容许混淆。

三、整理程序

（一）分类

1.原则

应遵循必要的逻辑规则正确设置类目，做到类目间的界限清楚，又不交叉重叠；

2.含义

将归档文件按某些特征分别归类；

3.要求

归档文件的分类按照年度、机构（问题）保管期限进行分类并保持分类体系的稳定；

4.方法

（1）年度——机构（问题）——保管期限分类法

采用此分类法，有一个机构就分一个类，机构的名称就是类名。

（2）年度——保管期限——机构（问题）分类法

凡单位内设机构比较简单或单位职能机构交叉不便于按机构分类的适合此种方法

（二）排列

1.含义

根据一定的方法确定文件内及文件之间的前后顺序及存放位置

（1）同一份文件内其组成部分的排列

（2）每一份之间的文件排列按照是由结合时间、重要程度排列

2.要求

归档单位以件为单位，在分类方案的最低一级类目内按照事由结合时间重要程度排列

按照重要程度是指：将主要职能或重要活动形成文件排在前面将其它工作形成排在后面

3.方法

同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限的文件之间按文件形成时间和先后顺序排列。（方法比较简单，适用于随用随归的企业）

一般同一事由的文件办理完后就可以相关文件整理完毕归档保存。采用年终集中整理的单位或部门，也可以按事由办结时间排列不同事由的文件。

（三）编号

归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。

档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。

上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

档号按照以下要求编制：

a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用 4 位数字或者字母与数字的结合标识，按照 DA/T13-1994 编制。

b）档案门类代码·年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以 4 位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。

c）保管期限：保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用 3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。

e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用 4 位阿拉伯数字标识，不足 4 位的，前面用“0”补足，如“0026”。

（四）归档章

文书材料排列完毕后应逐件编号，在每件文书材料首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。

归档章的式样：归档章是一个长50mm，宽30mm由六个提示项目，六个编制项目组成的长方形实体。

归档章填写方法：

1. 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

2. 年度：文书材料的形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。

3. 保管期限：整理时确定的文书材料保管期限，即“永久”、“长期”或“短期”。

4. 件号：包括室编件号和馆编件号，分别在归档文书材料整理和档案移交进馆时编制。室编件号即同一年度、同一保管期限中文书材料的顺序号，馆编件号按进馆要求标注。

5. 机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。此项目为选择项，不选用时无须填写。归档章式样及示例 (规范性附录)

（五）编目

归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录，逐件填写。归档文件目录式样如图所示：

编写方法：

1. 序号：填写归档文件顺序号。

2. 档号：档号按照（四、档号） 编制。

3. 文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

4. 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

5. 题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

6. 日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如 19990909。

7. 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

8. 页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

9. 备注：注释文件需说明的情况。

（六）装订

1. 含义

装订是从实体上确定“件”的形态，同时，可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后的保管和利用

2. 方法

归档文件按“件”用线装订，也可以采用其他方法装订，但要符合档案保护要求。对字迹模糊的或容易褪变的文件进行复制装订材料不易腐蚀装订材料不应过多增加归档文件自身体积盖归档章

（七）装盒

将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。同一保管期限的文书材料按室编件号顺序装入档案盒，每盒装满后再换下一盒，并填写档案盒封面、背脊和备考表项目。

备考表

备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

1. 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2. 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

3. 整理日期：归档文件整理完成日期。

4. 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

5. 检查日期：归档文件检查完毕的日期。

（八）排架

归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。