高效能人士往往为外界干扰而苦恼：有些事情总是会突如其来，打断原本正在进行的工作。外界的干扰有很多种，并非所有干扰都值得我们更改既定的日程安排，但也并非所有的干扰都需要拒绝。既然如此的话，如何区别干扰内容并相应处理，才更能节约时间、提升效率？
1.避免大脑压力，集中精力工作
日本一项专业的统计数据显示：人们平均8分钟会受到1次干扰，每小时大约受到7次，或者说，每天受到50～60次的干扰。平均每次干扰的时间大约是5分钟，每天共计约4小时。其中，约3小时的打扰是没有意义或者说只拥有极少价值的。同时，人被干扰后重拾原有工作思路平均需要3分钟，共计每日大约为5.5小时，按工作8小时制来计算的话，这占据了工作时间的68.7%。
切换思路、实现思维转换可能是件好事：比如，你正被一个项目搞得焦头烂额，在始终没有什么进展的情况下，越来越灰心丧气，此时，你与同事一起出去吃午饭，除了饭菜好不好吃以外，什么都不谈。等你再回头考虑这个项目时，你与它已经拉开了一段距离，现在，你可以看到一筹莫展的原因，而解决办法也自然一目了然了。
但是，频繁的思维转换很容易导致精力分散，从而严重影响效率。你很可能一直疑惑不解：为什么自己休息充足，但一到下午三四点时就疲惫不堪？这是因为你一天都在会议、电子邮件、同事交流、电话沟通等不同任务间来回地转换，早已耗费了大量的脑力，剩下的自然仅有一种精疲力竭的感觉了。
一天到晚，大量的思维转换只会使你的压力大大增加，若你力图专心致志地完成一项特定的任务，却一直心绪烦乱的话，那你只会灰心丧气。一旦出现灰心丧气的情况，压力便会越来越大；压力越大，便越难集中精力——情绪上的恶性循环致使时间管理陷入了危机之中。
对于因为干扰而导致的思维中断，你经常会处于束手无策的状态。老板打电话来，让你马上出席一个有关紧急预算的会议，此时，你正在专心致志地制订销售计划。你会怎么办？你当然不能说：“对不起，我没有办法马上完成这种突如其来的思维转换。”
幸好，有办法可以使你减少每天发生因干扰而导致的思维转换。更重要的是，通过这些办法，你可以将每一次思维转换所造成的负面影响减小至最低限度，同时也可以减缓大脑由此而带来的压力。
●及时加注解，以备日后更快捷地了解相关背景信息
对于日程表上每一个重要的条目，你都应该尽量加上背景信息。比如：
如果是出席商务会议，你可以在预约安排内容的旁边注明以下背景内容：
◆你要与谁见面？
◆与会者都有哪些人？他们的背景、与会目的是什么？
◆会议的目的是什么？
◆会议的地点在哪里？
◆开车要怎样走？是否会堵车而需要提前出发？
如此一来，你便掌握了一些重要的背景信息，从而在你一看到这个会议安排、并为此而做准备时，顺利地转换到该商务会议的思维中去。
因此，你不需要浪费他人与自己的时间，从长期记忆中再去回忆与会议概况相关的基本内容：用不着经历那种模棱两可的感觉，思维便会自动转换到商务会议所需要的信息，并会因此而将会议有可能出现的大致情况呈现在你的面前。由于这些信息还可以搜索，因而在日后需要的时候，你还可以顺利地找到。
●不管在何时，尽可能将一天工作安排结构化
在任何你力所能及的时候，尽可能地将一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务与会议——不管它们是涉及了同一个主题，或者与同一个主题相关，还是同样会用到大脑的某个部分——可以连续进行。比如：
如果你事先知道这一周要召开四场与季度业绩相关的会议，那么，在你权力可以影响到的情况下，你可以尽量将四场会议安排在一起，一场接一场地连续召开。如此一来，你就不必在有关于公司业绩情况与眼前工作的思维中来回地转换。
假如你必须参加一场与自己眼下正在负责的项目相关的宣讲会。会议后，你可以尽量安排时间，紧接着处理一些与该项目、该会议相关的任务。而且，你会发现，在这种时候，你的工作效率与专注程度都要高出很多，因为大脑早已处于这一思维中。
从一种思维转换到类似思维时，大脑会感觉到轻松，因为无须将短期记忆中的很多东西清空，也不需要去回忆新思维下的目标、任务是什么。这就意味着，你不需要花...
这与参加体育运动时人体运作的机制类似：由于大脑已经完成了热身，因而马上就可以投入比赛中。必须转换的思维次数越少，下班时，精神疲惫的程度就越轻。
因此，在你规划一天的工作任务时，你应想想自己一天中将要来回转换不同思维的次数，并尽量将类似的任务排在一起。此外，你需要格外注意：哪些思维背景比其他的要求更高？写一份企业年度预算报告远比写一份回复下属疑问的邮件难度大得多。如果有可能的话，尽量将那些思维背景要求较低的任务留在精神可能最疲惫的时间段去完成，比如，有人向你咨询了你了如指掌的信息，而你要抽出时间给他回电话，而你预计这个电话会耗时较长时。
●营造减少思维转换的小环境，让分心次数大大减少
你应该根据过往经历，考虑一下自己每天经历了多少自主式的思维转换：很可能你会频繁地从制作PPT的窗口中跳出来，迅速地浏览购物网站。你这是怎么了？是不堪重负了？受到胁迫了？还是因为厌倦了正在做的PPT呢？或许还有什么更重要的因素在起作用。
你应该思考一下：你一直都很容易分心走神吗？不管是什么原因，你都应该将它找出来，并且设法绕开它。
除了这种自主式思维转换以外，你每天还要面对许多不受自我思维控制、他人引发的思维转换。
◆小隔间里，减少干扰
若你在小隔间里工作，更容易受到这种转换的干扰。在这种情况下，不管谁从你身边走过，都会将你推向新的氛围。
当你的工作正处于最终期限的边缘，你需要全力以赴地专注时，这种原本可促进同事协作的安排会让你烦恼不已。其实，工作在小隔间里时，你完全可以重新安排座位，背对小隔间入口，并以此来减少分心杂事的干扰。
当你背对着小隔间的入口时，旁边走过的人就不容易干扰到你，也不会轻易地引起你的注意。不过，这样做并不够，你还可以运用以下措施，增强这种效果：
①挂出一块牌子，写上“限期交差，请勿打扰”，或者能产生类似效果的其他内容，并将牌子挂在隔间入口一眼可以看到的位置；
②可配合上述措施，戴上耳塞，或者用耳机听音乐（前提是你听着音乐还能全神贯注地工作），这样做的目的是盖过周边的环境噪声；
③关闭手机和座机的振铃声，并将电话移到旁边，使自己看不到来电显示的内容，以预防自己去考虑对方为什么来电话，从而忍不住要去接听电话。
即使你有自己的独立办公室，当你去茶水间倒咖啡时，大概也会遇到同事，他或许会突然与你讨论与刚才的工作毫不相*事情。不过，这可能是有益的思维转换：去喝咖啡很可能是因为你想休息一会儿，或是单纯地遇到工作难题，想要暂停一下，此时，与对方聊天能够催生新的想法，激发创新思路，起码可以增进同事情谊，使你不必因独立办公间而变成办公室中孤独的“独身者”。
你每天应该做的最重要的事情是留出一些时间给自己，哪怕只有10～15分钟的时间，你也要在自己的工作日程安排中空出这段时间。利用这段时间来：
①厘清思路，平复感觉，安排任务；
②跳出当下的工作，思考一些更加长远的东西；
③对照既定目标，想一下现在自己处于什么样的地步中，今后打算推进到哪一步，前面还有什么障碍；
④考虑一下谁可以帮助自己实现目标，该怎样与他们合作；
⑤一如既往地做笔记、加注解——这些东西日后都会用到。
当你定期给自己留出并且保证落实“只想不做”的时间时，对于最终出现的背景切换——从此时此地的场景转换到未来的场景，你将会有更好的准备。
调整大脑适应新的思维，这是一件很难的事情。对高效能人士而言，首先需要做的，就是在漫长的一天中，尽可能地减少转换思维的可能性，以求自己在无关紧要的事情上耗费的精力越少越好。
2.在负面的工作环境中积极地生存
虽然我们常常将办公场所的干扰归咎于短信、电子邮件以及网络，但事实上，最普遍的干扰来自我们身边的同事。美国《组织研究》于2014年发表的一篇研究论文证明：
人际干扰所占据的比例比邮件与电话造成的干扰高出了三分之一，在工作面前，人们往往会更随意地对后两者延迟回复或者予以忽略，但却往往会出于维护人际关系的需要，而快速地回应人际干扰。
更为严重的是，受到干扰以后，人们的错误率往往会飙升。该杂志邀请了300名参与者进行了一系列的电脑任务，比如，在敲击键盘以后，判断一个字母究竟是靠近字母表的开端还是结尾。在受到时长仅为2.8秒的干扰以后，他们在敲击两个字母时的错误率竟然高出了两倍。
在工作过程中，不断地被人打断，对提升工作效率没有丝毫的好处。因为在每次被打断以后，你都需要再花费时间，重新找回原来的工作状态，并将自己被干扰的思绪再次整理好，这本身就是一种对时间与精力的极大浪费。正因如此，一条明确而不失原则的“隔离线”便显得尤其重要了，它可以帮助我们更有礼貌、更坚定地拒绝他人的干扰。
可惜的是，职场中，有太多的人对这种界限并不重视，他们既没有自己的隔离线，同时也不懂得尊重他人设定的工作效率保护原则，因而使自己与身边的同事的时间与工作质量都受到了负面的影响，同时，也使自己成了他人工作过程中的干扰因素。
有意识地对待工作中的不同线，利用恰当的方式，保护自己与他人的界限，排除干扰，利用恰当的方式，对自己与他人的界限进行保护，使自己在负面的工作环境中积极地生存下来，便成为现代职场中提升工作效率的最大关键。
●认清冲突点
以下情况对你来说，肯定非常熟悉：
你正在专注于重要的工作，但是，外界的干扰却在持续不断——新来的同事不停地向你请教问题；电话响起，却多是鸡毛蒜皮的小事；无聊同事甚至会想要和你聊几句天……
人际关系固然重要，但是，你完成工作更重要，可眼下，不管这些干扰每一次会持续多久，你的工作都已经被打断了。你不得不重新集中注意力，找回原有思路，令自己再次进入工作状态中——而这一进程，不仅会使许多精力与时间被浪费，同时，还会使我们的心情受到影响。而这些，就是你的利益与现场环境的冲突。
●让他人等待
隔壁同事正在为客户准备资料，他期望得到你的指点；经理的秘书正在收集部门里每个人的个人信息，以便日后有意外情况时备用；一位想买车的朋友在上班时间打来电话，期望与你交流对车市的看法……为什么你工作的时候会有这么多的干扰？难道不能想个办法，让他们等一等吗？
想要避免这种情况，你应该采用以下方法：
◆发出明确信号：如果你需要在某段时间内进行重要任务的集中处理，而不希望自己被频繁地打断，就请将办公室的门关上。因为随时都处于敞开状态的大门永远只意味着四个字——欢迎打扰。
◆若依然有人敲门，立即向对方解释，你正在进行一项重要的工作，请他另约时间再来。当然，你需要使用合理的措辞。
◆若对方坚持，认为自己的事件更紧急，需要你立即进行处理的话，你便应该更加言简意赅地对对方提出的问题进行解决，以求尽快将这次对话解决，使干扰降低到最低。
◆根据事情的性质不同，你还应该将对方的问题授受给自己的下属、同事，请他们协助，使事情尽快解决。
最糟糕情况的最优处理方法
如果来访者因为一些特殊的原因，不得不长时间打扰你的工作，最好的办法就是，带着他离开你的办公室、办公桌。
若你所在公司正好有会客室、会议室的话，你们最好在那里进行事情的商议。
这样一来，你既可以保证正在进行的工作不受打扰，同时又可以在谈话以后，然后立即回到自己的座位上，进行未完成工作的处理。
工作时间的所有来自人员的负面干扰，都可以利用“让他人等待”来进行排除。
●留出清净的一小时
这里所说的清净与工作时间的休息并非一个概念，恰恰相反，这段保证不受干扰的时间，是进行最重要工作的处理的。
请尝试一下，每天都为自己预留出“清净的一小时”。在这段时间里，你应尽可能地避免所有的干扰：
◆关闭手机铃声；
◆将固定电话设定为自动答录；
◆请你的同事或秘书代为接听电话，记下对方的留言。
需要注意的是，若你的同事在这段时间帮助了你，你也应尊重他人的“清净一小时”，并在对方需要帮助的时候，主动担当起临时接线员。
若在这一时间里，依然有人希望在这段时间打断你的工作，你不妨使用坚定的语气拒绝他，当然，这一切都应在礼貌的基础上。你可以与他约定一个对你们双方都感觉合适的时间，而对方一般都会表示尊重。
此外，你需要将这“清净的一小时”更有目的地安排到自己的日计划清单中。
需要注意的是，有时候，干扰是不可避免的。
●身不由己
“身不由己”是我们每一个人都不可能完全避免的一种负面状态，在某些情况下，我们很可能不能按自己的想法，具体地腾出一个小时。
此时，我们就需要用到那句老话了——“走为上计”！
你可以与自己的上司或同事打个招呼，说自己有事，需要暂时离开办公室，然后，躲到公司的一间闲置房间中去处理工作。这样做的好处很明显：
◆这种偶然为之的方法，能够让你找回童年的兴奋感觉；
◆新鲜的工作地点，更可以使你的创造力获得极大的发挥；
◆最重要的是：眼下，你处于一个毫无干扰的环境中，你的工作效率已经获得了显著的提高。
显然，与如此多的好处相比，无伤大雅的一个小谎话，绝对是值得的！
●欢迎打扰
工作中，我们或许会有“欢迎打扰”的想法，特别是在处理一些自己并不喜欢的任务的时候，我们就会期望有人来打断自己的工作，使自己找到一个心安理得的逃避的借口，但是，请不要忘记，这并非最终的解决方法，自己的工作，最后还是需要你自己来完成。
因此，就算你有这样的想法，也不要任由它发展。在这种情况下，你最需要做的事就是问问自己：“我是不是在这项工作上遇到困难？”“我是不是需要调整一下自己的状态？”
或者，你根本就是太过疲惫，需要彻底地休息一下了。
3.三大技巧，大幅度提升电话效率
电话浪费时间的原因有很多，许多时间管理专家认为，与电话有关的许多问题都牵涉到人性，牵涉到人的心理：电话之所以会吸引我们去注意，是因为在电话铃声响起而不去接时，大部分人都会担心，自己会不会错过了重要的讯息。
接打电话的强烈*不是来自电话，而是来自人的心理，打电话会让你有与人攀谈的愿望，而接电话则会让你的时间受到他人的控制。
相比之下，接电话比打电话更加浪费时间，接电话之所以会吸引你有很多原因：例如你假设每次电话都来的名正言顺，需要你注意，而如果你不中断自己的工作去接电话，就是不负责任的结论。这种错觉的存在令人产生这样的疑问：不管来电者想要做什么，他的需要都比你当下做的事情更加重要。
为什么会有这样的错觉产生？这就需要我们从许多高效能人士的工作特点来入手了。
●工作特点，导致你不愿意漏接电话
之所以会怀有“宁可错接三千也不可放过一个重要电话”的心理，主要由于以下四个原因：
◆你害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话，而且讲电话的时间比应讲的时间要久，是因为害怕，如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
◆你希望保持消息灵通
你不想漏掉任何情形，如助理接电话时，许多管理者会下意识地停下工作旁听。
◆自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息，你会有一种好像身价不凡的感觉，这就叫自我膨胀。
◆过度享受社交的乐趣
有些高效能人士无法抗拒社交的诱惑，特别是当打电话来的人是与组织、团队有重要意义者时，这种社交倾向便会更加严重，你甚至会将每一次与对方的通话变成促进双方关系的重要机会。另外，如果你正在承担某项艰巨或乏味的工作，在接一些重要电话时与对方多聊上一会儿，便可以使你既光明正大地拖延了时间，同时又回避了乏味的工作。
其实，审视通过电话交流的内容，你会发现，自己真正用于讨论重要事件的时间并不多。想要提升自我时间管理效率，你就必须尽可能地在此类“投入多、产出少”的事情上减少投入时间，转而将时间用到解决更重要的问题上去。
提升电话效率？你需要自问
在接打电话的时候，如果你的效率并不高，不如问自己以下几个问题：
①在打电话以前，你是否将自己想要问的问题与希望互通的信息列出一个清单，并在打电话的过程中记录下了自己收到的关键信息？
②接电话以后，如果发现对方并没有什么重要的事情与你交流，你是否敢于主动挂掉电话？
③造成你不敢挂电话的原因，是因为性格上的懦弱，还是自我心理的膨胀？你要如何改进？
这就需要你在处理电话时秉承“简短扼要”的原则，不要在电话中扯上一些与主题无关的事情，而是应寻找一些方法来实现更好地管理经常容易被打断的信息交流。
●配置可有效提升效率的商用电话
得益于现代科技的进步，有些商用电话的配置变得非常人性化且具有针对性，它可以帮助人们有效地利用时间，提升工作效率。如今，不需要花费太多的成本，就可以买到能够直接生产力的商用电话。
如果你平日里独自接电话的话，那么，想要真正地实现节约时间、提高工作效率，你就需要让自己的电话具备以下功能：
◆带有液晶显示
有了这项功能，你就能够知道有关来电的更多信息：
当你的电话具有来电显示的功能时，你就能够知道来电人的身份；
当你看到来电号码时，你就可以决定是否接听电话，或者将电话转接给其他人，抑或是直接让电话录音就好；
特别是在你需要过滤电话的时候，来电显示就可以发挥它的功能；
利用这些与液晶显示相关的功能，你能够在工作时更少地受到电话的干扰。
◆记忆拨号
记忆拨号功能可以帮助你将一些重要的电话号码储存起来，并同时实现利用简码来拨号。如此一来，当你在拨电话给重要的客户或者常常联系的同事时，你就可以省下大量的拨号时间。
◆具有语音信箱
当客户打进来电话时，你可能不在或者正在接听电话，此时，语音信箱便能够发挥作用。
◆语音拨号
带有语音辨识功能的电话使用起来就如同手机一样便捷：它能够实现让你只要说出一个号码或者一个名字，就自动帮你拨通电话，如此一来，便可节省下拨号以及携带电话本的不便。
◆转接
这项功能可以帮你转移电话到其他同事的电话上，利用这项功能，就可以将那些不需要你处理的电话直接转给你的同事，而不需要请来电者挂掉电话以后再打给你的同事。
◆筛选接听电话
这项功能可以帮助你筛选来电者的电话号码，并将那些特定的电话直接过滤掉。如此一来，你就可以避免那些自己不想接听的电话，但可以让重要的客户、同事与家人打电话找到你。
●甄别对话中的要点
打来电话者很可能是个不善言辞的人，他们想要向你反映一些问题，但因为沟通能力不佳，而出现了语义不清、讲话过于烦琐的问题。在这种时候，你就需要掌握对话主动权，发现要点：
◆来电者的问题或需求是什么？
◆为什么这对他来说非常重要？
你可以通过一些试探性的、澄清性的问题，去了解对方的真实意图：
“有关上个月的工作计划表，您是否有不太满意的地方？”
“你期望我们能够处理产品中的哪些问题呢？”
“如果你能告诉我哪些地方我做得不太妥当的话，我或许会更好地纠正它。”
“你认为这项计划中有哪些不合理的地方呢？”
有些时候，对方给出了回答，此时，你需要确保自己所听到的内容是完全与对方的要求符合的——因为沟通出现失误而导致误工、返工，自然浪费时间更多。在这种情况下，你就要学会恰当地复述对方的要求。
“那么，李经理，您希望在您出差以前，我们可以针对这一次合作项目再进行一次面谈对吗？”
“张部长，根据您的描述，我发给您的部门账单中，只对今年第二季度的数据进行了核算，而您期望我可以将第一季度的数据也计算在内，对吗？”
简单的重复可以使对方意会到，你已经确切地掌握了他想让你知道的事情，而这种复核可以更有效地帮助你甄别对话要点、增进电话沟通的准确性。
●与同事或熟悉的合作伙伴：及时切入正题
对很多高效能人士而言，与陌生人的对话往往并不会浪费时间，相反，浪费时间的反而是相熟的人：在与同事、熟悉的合作伙伴电话沟通时，往往会寒暄三两句，而这些寒暄若恰好有对方想要大说特说的内容，自然难有高效率。但在工作时间，除非是为了与电话另一头的人建立更密切的关系，否则，千万不可让这种“话家常”的寒暄举动持续变成超过一分钟的“电话粥”。
在这种情况下，你可以利用如下技巧，及时切入正题：
◆利用闲聊切入重点
你可以试着不着痕迹地从闲聊切入重点：“这听起来真的很不错，下一次你一定要和我说一下你最近的进展，对了，这件事情我该怎么帮你？”
你也可以试着使用闲聊的口吻，抢先掌握发言权，与对方分享你最新的消息，不需要讲得太多，然后，赶快回到正事上来，否则，你有可能在对方的眼中留下“油腔滑调”的印象：“上周，多亏您的帮助，我们的项目合作距离正式签约又更近了一步！”
◆切记：不可离题
一旦你任由闲聊过度发展的话，便会造成这样的尴尬：对方已经离题八万里，你根本做不到将他拉回来。因此，在电话沟通中，你一定要时刻记得自己接打电话的真正目的。
将话题重新拉回来的第一步，可以从你刚刚的确认真聆听对方的话语开始：
“真的吗？你想转去做市场销售？这真让人惊讶！不过，如果你真的那样做了的话，我们手头的这项工作要怎样处理呢？”
“嗯，你说得很对，你总是有好主意，正好，我有个问题想向你讨教一番……”
“听起来你们的聚会真是让人羡慕！我好希望也召开一次这样的聚会，可惜啊，你在参加聚会的时候，我还在加班呢！说起来加班，我正好看到了你寄来的电子邮件，邮件里提到的那几个问题，你希望我怎么处理呢？”
接听电话的方式，往往反映个人工作能力的高低：讲电话时，内容明了又有效率，便代表你的工作能力非常出色。一般情况下，只要把握重要，通话时间约为一分钟，最长也最好控制在三分钟之内——如果你与对方在工作时间讲了10分钟以上的电话，那就意味着你极有可能错过了其他重要的电话！因此，你应全力锻炼这样的电话能力：避免内容偏离重点、过于冗长的前提下，在适当的客套话后恰当打住。
4.立足黄金时间，选择不同的做事时段
专心听起来非常重要，现代职场工作者虽然被网络、社交等各项事务分心了，但也恰恰因为有了网络，我们多出了很多的武器。举个简单的例子来说：
做某件事情时，突然因为一个有关电脑技术的观念卡住时，我们可以立即通过即时通讯软件向技术部门的同事请教，并马上得到解答。这使原本需要耗费五小时的搜寻时间，缩短到五分钟就搞定了问题。不过，这位技术部门的同事并不会随便帮忙，如果平日里没有“分心”去与他多聊聊，便不可能得到他的及时帮助，从而省下五小时的时间。
站在这一意义上来说，面对当下高度分心的时代，我们最需要正视的并非工作分心，而是自我“黄金时间表”。
“黄金时间表”往往会因为个人的生理周期与作息习惯不同而有所不同。每一个人背后都有一张他潜在的、需要细心去发掘的“黄金时间表”。
●记录自我事件用时，找出黄金时间
如果你从现在开始记下，几时几分自己做了什么事情的话，大约一周的时间过后，你就能够知道自己每件事情花费了多长时间。
对照自己的记录结果，你会发现：同样一件事情，在不同的时间做，速度有时候甚至可以快两倍、三倍甚至是四倍以上！而且，往日你可能会误以为，周一到周五过得都不太一样，但由于每天早上、中午、下午、傍晚甚至是睡前的时间与心情都写下，你会发现，虽然每日的行程不同，每天要忙的东西几乎都不一样，但心情却往往非常固定：周一的早上是这样的心情，周二的早上却是另外一种心情……这样的心情就带来了这样的工作效率，而且，并不仅仅与心情有关，而且和我们在哪一时间点、做哪件事情有关。
举例来说，你很可能发现，自己在早上10点多就要开始写管理报告，你的日程表上记载着这件事情应该在10：10～10：30开始，但往往你一直写到11：10，才做了一点点小事情。但是，从11：30开始，一直到12：00下班以前，你的效率是之前的好几倍！
这就意味着，你要从11：10开始，才能进入工作状态——于是，按照这一结果，你做出了一个小小的改变：你改成从11点开始再写管理报告。
结果，你每天非但没有因为时间的减少而少写，反而还因为自觉效率很高、很满意，所以写起来更有劲，写得更快更多。
利用这种记录法，你可以更快速地找出自己的黄金时间，同时也可以将这些黄金时间用来做一些相对而言重要程度更高的事情。
●明确“内外”两种黄金时间
时间管理专家们认为，个人一般具有两种类型的黄金时间，一种是内部黄金时间，在这段时间里，我们的精神状态会达到最高潮，工作起来自然也就最有效率。
内部黄金时间是一个人精神最为集中的时候。有些人在早晨7点钟以后就再也无法集中精神，而有的人则在晚上10点到午夜这段时间里最有创造性。不同人的内部黄金时间是不一样的，有的人上午精神状态最好，而有的人则会在下午或者是晚上达到最佳精神状态。
而所谓外部黄金时间，就是指外部资源（通常是人）最为齐备，最能帮助你做出决定、回答你的问题，或者为你提供信息的时候——比如说你的同事、朋友或者是家人进行打交道的最佳时间。
个人对待这两种黄金时间时的不同态度，决定了你在进行日常事务的管理时，是否能够达到以最少的时间获得最高的效率。
想要确定自我最佳做事时间，你应该首先找出最佳的内部与外部黄金时间：
◆内部黄金时间是你在一天当中思维最清晰的两个小时
想想看，你在一天当中的哪两个小时思维最为清晰？是从上午10点到中午12点吗？从下午4点到6点？……你所挑选出来的两个小时或许是你的黄金时间，但为了验证这一点，你应该在接下来的两周里观察一下自己，看看你在这两个小时里精神是否最为集中。
在确定完自己的内部黄金时间之后，你应该把这段时间用来处理自己最为重要的工作。对于大多数商务人士来说，刚刚来到办公室的最初几个小时无疑是最佳内部黄金时间。可很多人却把这段时间用来处理一些毫不重要的工作，比如说读报纸、回电话，处理昨天没完成的工作，或者干脆跟同事或下属闲聊……为什么不把这些活动留到下午精神状态不好的时候呢？
◆外部黄金时间是你与他人产生交集的最佳时间
你可以在老板即将离开办公室去外地度假的时候抓紧时间去向他请示，那时就是你的外部黄金时间。找上司谈话的另外一个黄金时间通常是对方刚刚来到办公室的时候，因为他们这时很可能还在摘帽子、脱外套，还没有沉浸到自己的工作当中。
一般来讲，推销人员的外部黄金时间是在早上9点到下午5点的这段时间，因为在这段时间里，他们的客户大都在办公室，所以他们会比较容易直接联系到客户。所以大多数有经验的推销员都会选择把一些程序性的工作安排在这段时间之外。
在处理问题的时候，你一定要事先确保你能够见到那些你必须见到的人，这点是非常重要的。家庭主妇在看医生、牙医，或者是做头发之前必须提前预约，在逛街之前，她们必须事先知道自己喜欢光顾的商店的营业时间。在现实工作中，这种相互间的交集时间同样重要。
●考虑到他人的黄金时间
大多数人都不太擅长站在别人的角度考虑问题，所以他们也很难考虑到别人的日程安排。事实上，考虑他人的日程安排有很多好处。当你知道对方的内部黄金时间时，学会避开，保证他人的黄金时间，其实在一定程度上也是在尊重你的黄金时间；此外，再找出对方的外部黄金时间来，利用这段时间去找对方商量问题——这种时候很少会有其他人来找他们，所以你们之间的事务商议将会很顺利。
●将杂事、小事放在黄金时间以外去处理
在确知了自己的内外部黄金时间以后，你会发现，在此两种时间以外，还有大把的时间，这些时间个人效率不高，而且又无法用于与他人交流重要的事情。面对这种时间，很多人都会选择熬过去：一件简单的工作做好几个小时，浪费的大多是这种时间。
其实，当你将工作依次放在黄金时间以及其前后完成后，你便可以发现，你现在有不少时间去处理那些不重要但又对工作必不可少的杂事、小事。
根据这种特别的人体生物钟规律，找出黄金时间，进行自我工作时间的安排，显然要比盲目进行工作时间规划更加有效。
5.从管理好电子邮件开始，缩短不必要的信息处理时间
电子邮件早已成为职业经理人们必备的工作工具，但是，假如你很容易分心走神，那么，它将会成为当今世界上最让你分神的事物：不管什么时候，只要大脑发出提示，告诉你又收到了新的邮件，你就禁不住要放下手头的工作，去查看新邮件。更有甚者，尽管回复邮件并非紧急任务，可你就是有一种无法控制的冲动，迫不及待地要去回复这封邮件。然后，很有可能一个又一个的邮件接踵而至——此时，回过头来想一想，在回复那封邮件以前，你到底在干什么？
电子邮件越是重要，它所带来的烦恼也就越多。
让比尔·盖茨最苦恼的是，他在收获了巨额财富的同时，也获得了每日多达400万封的邮件，而其中有90%以上是垃圾邮件。
美国硅谷著名CEO杰米·伯顿最苦恼的是，他每天不得不花费多达2个小时的时间，对电子邮件里突然多出来的400封垃圾邮件进行处理。他一怒之下，开始禁止手下240名员工在每周五进行电子邮件的收发。
深受电子邮件困扰的高效能人士大有人在，不过，因为他们拥有充足的手下，所以，帮助他们处理电子邮件的人也大有人在：这些公司的高级管理者大部分都会先要求自己的助手对邮件进行初步处理，而重要的邮件则留给自己处理。
相对于他们所拥有的人员优势，你很可能还需要独力进行邮件处理。而这种处理得以成功的前提就是“零邮件”：零邮件即是收件箱中的邮件永远保持在零状态。使邮件保持在零状态，可以使我们由信件而来的干扰最少。若心存挂念，便无法心静如水，而现代人无法全心投入的一大原因，便是信息源源不断地涌来。
电子邮件过多，给我们带来了过分的焦虑，同时也使时间被极大浪费。根据全球最出色的咨询公司——麦肯锡咨询公司给出的说法：一个花费在普通电子邮件上的时间占据了其一周工作时间的28%。这些时间超过了一个完整的工作日。而我们将这些时间花费在电子邮件的收与发上，却并没有获得相应的回报。因此，如何运用好电子邮件，以使自我效率得到提升，是生活在互联网时代的我们需要去面对的另一问题。
为何邮件会带来焦虑
◎邮件实在太多，没有时间进行处理；
◎邮件没有及时得到处理，或者无法处理；
◎过于频繁的提醒。
想要减少在处理这些日益膨胀的电子邮件所带来的压力，并让自己更着重于生产，你只需要采用简单的几步，就可以使自己成为信息管理大师：
●改变信箱设置
工作时，你频繁地听到电子信箱传来新邮件的“滴滴”声，手头的工作不断地被打断。如果是这样的话，你就需要改变自己的邮箱设置，以使电脑在新邮件到达时不再发出提示声响的时候。
此外，设置邮箱选项，规定必须手动点击“发送/接收”按钮，才能查看新邮件，也是一个不错的选择。
●信箱应公私分明
每一个职场人士多半除了公司给的电子邮件信箱以后，还会申请其他的信箱，所以，一个人有好几个电子邮件地址早已是职场常态。但是，很多人在与朋友、亲人一类的非工作关系联系时，也往往将公司的邮件地址留给他们——既然本身就有两个以上的信箱，为什么不妥善利用，将公私信箱加以区隔，分别由不同的信箱收取？
公私分明，使用不同的收信工具进行区隔，这是信件归类的第一步。这样做的好处在于，公司信箱处理公事，私人信箱收取私人信箱，从而在根本上杜绝信件混杂的情况；也避免了在上班时间收到私人信件，让人忍不住想要读信、回信，既影响工作，也浪费了应该处理正事的工作时间。
●建立通讯录群组
无纸的e时代，职场人士每日都会仰赖电子邮件传递工作讯息、发送会议通知、交报告等。为了使发信动作更有效率，平日里你就应该建立完善的通讯录资料，甚至以“同事”“客户”或者更加详细的“市场部”“销售部”等群组来分类通讯，才不至于在发信时浪费时间，一一键入收信人的地址。
因为职场人士参与的计划通常不止一个，每个计划的团队成员也可能会有所重复，常常刚刚发完A团队的会议通知，又要上交B团队的报告；为了使工作更有效率，避免发错信息，你应该进一步建立起通讯录群组，以群组的方式寄信。这样一来，既不怕搞错寄信对象，又加快了工作效率。
●善用收信软体，对来源进行分类
很多收信工具都有对来信进行归类的功能，比如，在Outlook中就有一个“规则精灵”的功能，你可以依据此功能来自行设定规则，建立资料夹，依据寄件的来源进行自动辨别，归档分类成不同的群组。如此一来，寄到信箱中的信件便不会显得杂乱无章。
比如，你可以设置一个专门收新闻件的“资料夹”，新闻信或者产业情报一类的邮件一被寄送到你的电子邮箱里，就会自动被归类到“资料夹”中。待有空时，再去细细读取、甄别有用信息。
如果你是同时管理了多项任务的高效人能士，你也可以用眼下参与的计划为分类的基础，如“A项目”“B项目”，今后，不同的团队成员给你寄开会通知时，你就不会再搞混了。
如果你以组织单位为基准，不管是研发单位、业务单位，或是上级部门的来信，都会一封封井然有序地被归档，省得自己还需要花费时间去一封封地阅读、过滤、再归类。
●妥善归类，杜绝垃圾信件
如果你的同事总是喜欢发垃圾信件的话，你很可能不好意思在信箱中设定拦截功能，拦截或者直接退回他所发送的垃圾信件；如果发送方是客户的话，你当然更不敢这样做。而且，有些时候，这种来信还会附有“开启通知”的功能：当你开启、删除此信时，对方便有相应的回复——万一是客户发送的邮件，万一你连信都没有看，就直接删除了，对方自然会感觉尴尬、没有面子。
在这种情况下，最好的办法是建立一个专属于“他”的资料夹，积累一段时间以后，便进行“批次性”的处理，将这些垃圾信件一次都打开、关闭，然后再彻底删除。
●建立“有舍才会有得”的处理原则
资讯爆炸的时代，很多职场中人会感觉好像每一封邮件都很重要、其标题都很吸引人，不看仿佛就会错失什么新知，但又不想、不能或者没有时间马上看。如此每日积累，就会看到一个快要爆炸的信箱。
其实，只要当下不看的新闻信息或产业情报，往往会在短时间内变成过去式的旧闻，你留在信箱里，不去阅读也不会再产生任何的作用。有舍才有得，对待此类过期的资讯时，忍痛删除才是最好的选择。
当然，最好的处理办法是每隔一两天，就利用下班前15分钟或午餐时间、零碎时间快速阅读这些信件，再选择到底是存档还是删除。累积太久都没有看的新闻信件，请忍痛删除掉：新闻永远具有即时性，当下没有看，它们就会变成过去式，再阅读也没有任何价值了。
●明确写作电子邮件的要点
你很可能会发现，在电子邮件的阅读过程中，有些人的邮件会耗费你大量时间。你需要从他们的信中细细地去琢磨：他写这么长的信，到底是想告诉我什么？
不良邮件的特征
◎呈现散文状，长而枯燥，又期待他人去阅读；
◎重点不突出，时间、行动与目标不确定；
◎群发，使邮件变得没有针对性。
这种经历告诉我们这样的信息：增加电子邮件的利用效率，并不仅仅要求我们要将收到的电子邮件处理好，同时，我们也要发送好电子邮件。
有效地发送电子邮件将会为我们带来以下好处：
◎提升效率——令邮件获得更有效的反应，使事情得到更有效的推动；
◎增强我们的影响力、提升专业度——一封简单利落、重点突出的电子邮件，将会使你的合作伙伴对你印象更好。
◎有机会使对方看到你写信的方式，并可能提升对方依据你的写信方式回复的概率，从而间接节约你的时间。
一封好的电子邮件应起到以下作用：它是什么，让收件人一眼便看清，自己需要在哪个时间段做什么。因此，发送邮件以前，你应做以下事情：
◆明确目的
你应清楚地了解自己的邮件类型是什么，你期望在什么时间，什么方式，达到怎样的目的，如果达不到，会对你的工作产生怎样的影响。
◆筛选收件人
“精简明确”是邮件的基本原则，而这种精简需要从发送名单开始。在你的收件人名单中，你要只发给关键人物，即那些能左右事情进程的或者可以提出有价值的建议的人。
在收件人名单中：
①有哪些人是你需要获得明确态度的——发邮件后，立即进行跟踪；
②有哪些人是你期望获得建议的——发邮件后，立即向他征询。
这些都是你应在发邮件之前便尝试着去了解的。
◆书写清楚
没有人愿意花时间去读一封长邮件，一封有效的邮件应有以下特点：
①这是什么事？
②计划在何时进行，具体原因是什么？
③作为接收邮件者，我要做什么？
④我要在何时做？
⑤我若不做会怎样，我做了会产生怎样的价值？
◆做好备份
如果你寄出的是一份重要信件，那么，不忘另寄备份给自己，这样在需要的时候，你的备份便会派上用场。
当然，如果你期望自己的邮件能够更高效，你便应避免在周一和周五发送重要的邮件，就算是在这两天发送了邮件，也不要忘记以口头或者电话方式告知接收者，这样才会提升他回应邮件的速度。
只要养成了更高效管理电子邮件的习惯，相信你被淹没在茫茫的电子邮件中的概率将会大大下降。
6.管理好电子产品，搞定意外流失的时间
科技给我们实现更高效生活带来了福音，同时也使我们大量的时间因此而浪费。在21世纪的今日，我们生活中相当一部分的时间都在与科技产品打交道。一项由耶鲁大学发布的新研究表明，一个现代人一生中至少有5年时间用于上网，更确切地说，是在“网上冲浪”。而他浪费时间的行为还有：
边走路边搜索Wi-Fi信号：3周；
在网络上被各种广告所吸引：2周；
在寻找网络资料时，被其他有趣的网站信息所吸引：12周；
寻找最合适的手机套餐、电视与互联网交易资讯费：7个月；
一边假装忙碌，一边在智能手机上玩各种游戏：11个月；
徒劳地按F5刷新页面，希望收到某人的邮件或者看到新的讯息：3周。
科技总是让我们分心，它往往会让我们产生错误的紧迫感。类似于“我现在必须回复这封邮件”“我现在必须发送这条信息”“我现在必须要更新我的在线状态”“我现在必须观看客户给我传来的这个在线视频”等一类的想法，使我们相信，如果我们可以在一个小时内做尽可能多的事情的话，我们的效率就会提高。
长久以来人们期望技术加快效率的梦想，在后消费时代的不断变化中，出现了比以往任何时候都要多的诱惑，使我们去浪费时间。
如果你常常感觉自己浪费了时间，很沮丧地看到还有那么多工作没有做完，那么，你很可能会归咎于“网络/科技浪费时间”，但你完全不需要对科技敬而远之。正确的方法是在工作中提升时间管理能力，这样你就可以在享受高科技所带来的便捷的同时，不降低工作效率。
其实，停下来想一下，在上班时遇到的很多与科技、网络相关的事情，都可以延后再做。以下是一些常见的、有关科技浪费时间的例子，以及应对技巧：
●长时间地浏览网页与社交网络
你通过网络搜索客户公司的地址，然后，你使用了几乎一个小时的时间看新闻、阅读文章与查看各种社交网络与各式最新通知。
解决办法：合理地安排好因私事而浏览网页与社交网络的时间，这样，当你需要集中注意力在工作上时，你就不太可能会分心。你可以每隔2～3小时，便利用10分钟时间快速查看你最喜欢的网络内容或者各种即时软件的信息，这将有助于你与外界保持联系，同时也可使你的工作保持高效。
如果你最近被某个有趣的网站迷住了，以至于只要打开浏览器就会不自觉地将网址导向该网站的话，那么，使用拥有插件功能的浏览器是一个不错的选择。此类浏览器上有大量的、可阻止特定网站的插件，如Google Chrome上便有Block site，火狐浏览器则上有Leech Block等软件。它们的好处在于，只要按要求设置好，当你想要登录那个浪费时间的网站时，此类插件可以帮助你回到设定的工作网页上，或者直接告诉你，该网站在工作时间不可登录。
●总是被即时信息所打断
随着众多聊天应用程序的出现，即时信息变得比以往任何时候都更加便利，但是，如果你的朋友或者家人整天使用它来联系你——他们认为这比打电话给你造成的干扰更少——你会很容易陷入无休止的闲聊中去。
解决办法：仅回复紧急的信息，或者每隔一小时用几分钟的时间进行回复。你也可以将自己的在线状态设置成空闲或者忙碌。当然，最彻底的办法是将此类即时信息软件关闭——如果你不是非要用它来与同事、客户进行联系的话。
此外，如果可行的话，你应该将自己的即时通讯软件区别开来，仅拿国内常用的QQ来说，最好申请一个号码以工作为主，再申请一个号码以朋友、亲人联系为主。区别开来，将会大大减少你因为无益联系而导致的工作中断。
●习惯性地玩智能手机
类似于iPhone一类的移动设备以及其支持的许多应用程序会大大降低你的效率，你可以问问自己：在集中于重要会议的过程中，由于我在智能手机上查看邮件，或者受到屏幕弹出窗口的干扰，有多少会议内容是我没有听到的？你的回答可能会让你感觉到意外：“智能设备竟然让我这么不专心？”
解决方法：更严格地规定自己在工作应如何与何时使用移动设备，这样，你便不会在工作中浪费时间，而你与他人来往的质量也可能会因此而提高。
因此，你也可以运用以下策略在上网时提升自己的注意力。如果你的工作恰恰需要通过互联网来实现，那么，这些策略则更适合你。
◆关注自我工作效率
能够被度量的事情，便能够做好。或许你并不清楚，自己在工作时间内，到底有多少时间是花费在浏览网页上，有多少时间是在看邮件，但是，若你可以使用一些技术性的小工作，比如“Rescue Time”，你便能够通过它得知以下信息：你在哪些网站上花费了多少时间，在不同的任务上，用了多少时间。它甚至还可以告诉你，你在一天中的哪些时段是工作效率最低的。
◆避免一上班便上网
在你刚刚上班时，你的注意力并未完全地集中于从网络中搜索自己需要的内容。因此，上班后15分钟内，让自己放松一下，可以使你的注意力从其他的杂事上移开，在不至于沉迷在网络世界所提供的信息海洋的同时，集中于接下来的工作事项上。
◆先关掉电脑
如果你想要专心于一项任务，你应该先关掉电脑，运动一下，起来喝杯水，或是与同事讨论一下工作进程。暂时地离开电脑，会让你在再次回归时，产生更强的工作动力，并有利于整理工作思绪。
◆不用显示器时关掉它
如果你正在工作，但显示器开着，你便很容易会被吸引过去——即使你手中有更重要的工作。把显示器关掉，可以清除诱惑。如果你确实需要开着显示器，你需要确保打开的页面是与你的工作密切相关的。
同理，如果你没有使用邮箱、社交工具，或者眼下不需要的话，就把它们关掉！
◆不要开着浏览器“以便搜索”
浏览器并不是任务清单，它不应该成为你即将完成的项目，因为它只会分散你的注意力。如果工作时间你遇到了想要看的文章、想要浏览的内容，将它们暂时存为书签，待闲下来时再看，也是一个不错的选择。
◆每隔30～45分钟就休息一下
一般人在连续工作半小时以后，便会有疲惫感，工作效率会降低，动力也开始持续流失。此时是最容易被无益网站吸引过去的时候，让自己起身休息一下，做一下其他的事情——至少3分钟，一个小时里，起来伸展几次，足够可以帮助你再次集中注意力。
除了上述方法以外，让自己做好计划再坐到电脑前，也是不错的选择。若你想要搜索相关信息，最好只关注自己所搜索的内容；若你需要处理邮件，那么，将其他无关的程序关掉，再进行处理——这些带有限制性的计划，本身就是有效时间管理的一种。
7.赶走啰唆星人，减少不必要的时间浪费
如果明确地给出一些“盗取时间者”的例子，那么，高效能人士就会发现，原来自己的身边竟然埋伏了这么多“盗取时间者”。
偷时间的人与事
◎电话推销
◎朋友间往来
◎无意义的工作
◎同事间的闲谈
◎预定以外的访客
◎突然被分派的工作
◎长时间的无用会议
◎错误的指示或者报告
◎长时间的无意义电话
◎无谓的、难懂的文书
◎无意义的长时间说明
◎任意改变既定行动方针
◎不得要领的指示或者报告
◎未在预定时间内结束的会议
高效能人士的人际苦恼有时候远大过一般人：正因为坐在了重要的管理位置上，所以很多时候，你的时间都是不受他掌控，而是受具体事务左右的。但是，如果我们留心的话便会发现，在这些大量浪费了时间的人与事中，可以创造效益的很少。甄别那些无法为团队、为自己创造效益的，并剔除、远离他们，是高效能人士提升做事效率的另一关键方面。
在剔除浪费时间因素的过程中，你首先需要找出那些浪费时间的人。浪费他人的时间就等于谋财害命，浪费自己的时间就是在慢性自*——这句连小孩子都熟知的时间常识却有很多职场中人不懂得。他们不仅不尊重自己的时间，而且还总是在浪费他人的时间。对他们来说，所有人的时间都是可以轻视的、可以供他们挥霍的。
面对这种人，隐晦地告之结束时间是一个不错的方法。
●隐晦地让对方知道应该结束的时间
你总是会发现，有些同事在与你交流工作、向你汇报工作时，有些客户在与你会面时，往往会表现得过于啰唆：他们的正事早已在半小时前谈完了，但现在他们还是坐在你的办公室里喋喋不休。在这种会谈中，有时也会使你获得意外的有用信息，比如，你很可能从同事的抱怨中，找到最近团队绩效不佳、动力不足的原因。但是，如果眼下你还有急事需要处理，你当然不能任由他将你宝贵的时间浪费在聊天上。
此时，你应依据之前的沟通经验，先找出那些“啰唆星人”：
◆谁和你在一起时，你会有“他真啰唆”的感觉？
◆谁在和你沟通时，总是东拉西扯，谈不到重点上？
在甄别出具体的名单以后，你就可以在与对方的下一次见面中，提出一些建议：“15分钟后我要去参加一个会议，现在我们只剩下10分钟可谈了。”
如果你有秘书的话，你也可以请你的秘书来使用“进入式打断”来帮助你结束此类无聊的谈话：“经理，会议已经开始了，大家都在等你，你看是不是要推迟一下时间？”
比起明显而不留情面的“逐客令”，以这种方式来打断谈话，对方更能够接受一些。
●三大举措，让造访者更少干扰你的工作
以下三大举措，往往会在无形中减少对方滞留在你的办公室的时间。
◆在办公室以外的地方会面
如果方便、合适的话，在办公楼内的其他地方去会见你的造访者。选择一个中立的地方，比如闲置的会议室，它可以帮助你更好地控制谈话时间的长度。对一个固执的造访者来说，在会议室里面远比在你的办公室里面更容易让他感觉到不自在，更容易结束一次会谈。
◆当造访者进入你的办公室时站起来
这样做不仅仅是在表示你的礼貌，而且更容易使你获得对局势的控制权。如果你当时不希望进行交谈的话，你可以陪伴对方走到办公室的门口，并安排其他的时间进行交流。
◆站着与其商讨问题
如果交流双方都保持着站立姿态的话，很多交谈都会变得简短起来，而且会直奔主题。如果你请造访者坐下来，或者你自己坐着，那么，交谈就有可能无限制地进行下去。
●与对方的秘书协调时间
如果你需要与权力大于他的人持续往来的话，你也许可以想办法与对方的接待人员进行商量。
美国著名作家拿破仑·希尔曾经提到过他是如何处理上述问题的：“有一段时间，我必须与一位电视台的总经理和一位知名的教授共事，他们因为事务繁忙，往往不能准时，而且总是让人等很久，借着认识他们的执行秘书，我会事先打电话询问他们的时间表，将自己的等待时间缩短至最少。有时候，如果见面时间延迟得太久的话，他们的秘书也会在确定可以见面前的几分钟通知我。”
这是一个值得所有高效能人士借鉴的方法：你应该与需要持续交流者的秘书搞好关系，以便对方可以在关键时刻帮助你节约时间。
●将非必要但又必须进行的会谈都安排在自己效率最低的时候
你的职业生涯中，难免需要去面对一些你可能不情愿，但又必须与之沟通的人：你那个一直效率低下的下属，现在还没有成为合作对象的潜在客户。面对这些非必要的沟通，你完全可以将之安排在自己效率不佳时进行。
其实，通过之前的时间记录，你很可能早已发现，你在某一时间段内工作效率极其低下，它或许是中午11点到12点，或许是下午5点到6点。此时，与其在办公室里面熬时间，倒不如将这些利用在并不重要但又必要的会面上：与某些员工谈心，与一些当下没有工作交流但又有必要保持密切联系的客户会面。
当然，有时候面对一些外来的客户，你很可能需要迁就别人的时间，不过，在此之前，你应尽可能地让自己那些低效率时间利用起来。
●请对方携带一份备忘录
当你发现，自己要与同事、下属或者客户讨论一些固定的事项时，你完全可以要求对方带一份备忘录过来。面对面的会谈往往会形成明显的压力：即使事前脑海中非常清楚事件的始末，一旦实际需要用口来讲述出来，还是会有很多不清楚的问题出现。
因此，你应在通知对方时，请对方大致地整理一下要点，比如，某个月投诉增多的原因是什么，多是属于哪些类型的投诉，牵涉到了哪些人与事，有哪些方法可以解决……这样，你便能够更快了解情况，而对方也将因此养成“备忘录”汇报的习惯，双方都得以省下相当的时间。
除了上述方法以外，如果你有一位见多识广、善解人意的同事的话，那么这一招一定十分奏效：当他需要帮助时，你便帮助他减少啰唆星人打扰的概率。这样，在你需要帮助时，对方也可积极地帮助你——当然，若你本身配有秘书，一切都会变得更方便：在过了预定的时间以后，请秘书提醒你一下。
这方法为你创造了机会，使你可以更礼貌地打发掉啰唆星人，回到自己正常的工作进程中来。
