项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。通过举行项目会议，项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。
会议作为推动项目的发展起到了至关重要的作用，但往往很多时候广泛的受到误解，似乎每个人都感受到的只有会议带来的痛苦和那种令人沮丧、煎熬的感觉。
实际上，没有会议的召开，项目的后续则无法顺利延续下去，没有清晰的思路以及脑力风暴的碰撞，任务也就会无法顺利完成，整个团队都会变得松懈，业务则就会无法维持，产生一系列的蝴蝶效应。
人们讨厌会议往往是由于会议糟糕的安排导致的，比如无休止的讨论，不明确的议题，作为旁观者被列席，耽误相关人员的工作等等原因。
那么如何形成一个高效并且具有实质性意义的会议，能够让参会人员从中可以收益，下文会给你一个很好的答案
首先当你参加一个会议时，首先应该先提前问下，这个会议的议程到底是什么，其中哪些是需要自己做好准备的。
若是会议对一个话题进行模糊的讨论却并没有什么最终的结论，那么这个会议的产生就是很荒谬的。
会议的组织者如果刚开始使用议程，那么一定要建立一个需要讨论的核心主题列表，并确保在会议前至少一天向参会人员提供会议材料，同时，具备相应条件的话，可以提供相应的背景信息。
当然，对于频繁举行的会议，例如项目的每周例会，会议组织者可以通过创建一个会议模板或者一个通用的会议模式来节省大家讨论的时间，不管是哪种情况，一旦有了一个会议目标，那么通过议程就能很好的控制项目目标的达成，避免了会议的言之无物。
会议的参加者才是决定这次会议是否成功的关键所在，很多时候，由于关键人物（如项目经理，关键客户，组织高层等）没有参加会议或者缺席，导致不能做出该会议的相应的重大决定，这种情况在很多会议中都会见到。
所以会议的组织者需要提前了解这些信息。会议的目的是做出决定并完成工作，而不是简单的分享信息。
会议的组织者需要对参加会议的名单进行严格审核，查看是否相关人员是否真正地与会议议程相关，避免那种参加了整场会议最终发现和自己的关系并不大，也不需要发表意见的人员，这种情形只需要会后将相关信息内容传达该人员就可以了。
在会议中对时间的把控很重要，在没有人对时间进行管理的时候，很容易让人产生松懈和不认真的态度，这个时候恰好需要参会人员，没有心思去做任何与会议无关的事情。感觉会议的时间正在倒计时。
会议组织者要及时开始会议，最好提前几分钟进行，这样会让与会者感觉到会议的正式性和严谨性。
如果需要举行的是大型的或复杂的会议，需考虑安排专门的人员来进行时间管理。
出席会议的人员可以提前5-10分钟进入会场，如果是电话会议，则提前做好电话接入的准备，对于不能及时参加会议的，可以请假或者安排代表列席会议。
会议的议程管理有两个重点
第一，要求会议严格按照议程进行
第二，承认与会者提出的重点。
如果达到真正有效的完成会议，必须要有后续的小动作，否则在会上形成的结论最终和没有得到结论的结果是一样的。
关键的几个动作如下：
●在会议开始时，会议组织者需要解释下，希望大家把讨论的重点按 照会议的议程来进行。
●将会议议程文件放在面前随时查看
●每个议程结束进行总结；
●会议过程中进行监督和贡献讨论观点
当现场有人提出一个与议程无关的观点时，请及时和对方沟通，感谢对方的观点并记录在案，然后告诉对方超出了本次会议的目的，会后再和对方讨论在其它时间进行探索。
需要注意的是为项目启动会议主要是信息展示而不是讨论，一般时间都比較短，因此一些须要与会各方认可或承诺的事宜，须要在启动会议前沟通清楚，否则会严重影响启动会议的效果。
在会议开始前，会议组织者可以一对一的和对方进行沟通决定，虽然会有些耗时，但也增加了会议成功的机率，避免了在会上会出现一些意外惊喜导致不能及时应对的尴尬。
会议记录是会议组织者的一项必备基本技能，但往往很多的时候存在着由于没有做好记录从而忘记了会议上讨论的重点内容，这也是让会议失效的主要原因。
做好会议记录是有一些技巧的，建议采取纸质笔记本进行记录，而不是采用笔记本电脑、平板电脑或者其它电子设备，就算是你有很好的专业技能专注于会议，通过电脑来记笔记，其他人可能会认为你在处理电子邮件或其它事情，而不是将注意力集中在会议上。
会议在告一段落时，可以将记录的会议摘要发送给所有与会人员，如果时间不足，可以提炼出重要的段落或关键点在会议上公布出来。
同时可以提醒参会人员也可以携带会议议程副本，通过议程来进行会议记录，然后和别人的进行比对，看是否存有遗漏以及补充的。
最后是否能开好项目启动会议，关键取决于前期准备工作是否做得充分和到位。当然启动会议文稿的组织、会议的形式、各发言人的临场表达也很重要。
