【基本案例】一年一度的半年观摩又如期而至了。今年的夏天显得格外的闷热，7月17日，室外温度已达到37度。燥热的天气让小白本就烦躁的心更加的烦闷。准备领导的汇报材料、观摩点的项目简介、解说词、与被观摩公司的沟通协调等等工作压得小白喘不过气来。
已经连续定在电脑旁3个小时的小白，感觉大脑有点发晕，写作的思路也不是那么流畅。便准备起身去接杯水，转转、缕缕思路。
刚起身去接水，就碰到了从三楼匆匆而下的纪委王*。
“小白，县纪委双评双治双促工作群里通知说要报一个表，内容就是把分管领导和联络员的信息填一下报送过去，你帮忙报一下。”
“好的”。小白想想就是填个表，也不难。便满口答应了。“王*，保证完成任务。”
喝完水，小白回到电脑前，准备把刚刚王*交代的事先办了，再继续准备半年观摩的相关事宜。
刚把表格下载完，办公室的电话又响了。小白拿起电话一听，原来是县政府办的电话，要求各镇于上午下班前将半年观摩的项目地点及简介发送到指定的邮箱，并做好对接工作。放下电话，小白一看时间，都11点30了。距离下班时间就只剩半小时的时间了。小白赶紧把已经拟好的项目点简介打印出来交给戴主任审阅。
戴主任看了看，指出了其中的几个小毛病，让小白改完后再给他看。按照戴主任的指示，小白作出了相应的修改。改好后，交给了戴主任。“可以了，你按照县政府办的要求，将材料迅速发过去。”
将材料发过去后，一看时间，12点了。办公室同事小王走过来拍了拍小白的肩膀，说：“下班了，走，先去吃饭吧。不然，去晚了，食堂可又没饭菜了。”
“嗯，好的，走吧。”于是，小白就跟着小王一块去了食堂。
下午，3点。纪委王*打来电话，询问小白报表的事，说怎么县纪委在催办，就咱们一个镇没报了。我不是让你上午就发过去吗？小白这时才猛然记起还有这茬事。保证完成的任务，怎么就给忘了呢？小白满心的懊恼，连连给王*道歉，并赶紧把县纪委所需要的报表报了过去。
【伯庸解释】秘书工作千头万绪，时常会冒出一些临时性工作。如果任务耗时不长，比如，复印、转呈文件、发通知等，不拖延，马上就办；如果任务较复杂，一时难以解决，也要及时做好备忘录。遵循“两分钟效率法则”；接到工作任务，先衡量这项临时性工作所需要的时间，如果预计在两分钟之内完成，就中断原先计划去完成它，否则事情越往后拖越容易被遗忘。即使一直念叨着没忘，在回忆、找人、翻材料，也会耗费较多时间和精力，得不偿失。
